Generador de albaranes: crea tu albarán online

Crear un albarán: plantilla, datos imprescindibles, ejemplo

Un albarán acompaña la mercancía desde el almacén hasta el cliente y deja constancia de qué se entregó, cuándo y a quién. Para caterings, servicios de fiestas y empresas de alquiler es el papel que cuenta en el punto de entrega: el destinatario comprueba la cantidad, confirma con su firma y ambas partes tienen el mismo estado de la entrega, antes incluso de emitir la factura. Con el generador de arriba rellenas remitente, destinatario, líneas y observaciones, ves el documento en directo y lo recibes por correo como PDF listo para imprimir.

Qué es un albarán y para qué lo necesitas

El albarán es un documento que acompaña a la mercancía, no una petición de pago. Recoge las líneas entregadas con sus cantidades y descripciones, pero sin precios. En el día a día cumple tres funciones:

• Documentar la entrega. Con la firma del destinatario tienes una prueba de que 120 raciones, 15 kg de ensalada y 200 copas llegaron realmente, y en qué estado.
• Servir de base para la factura. Lo que figura en el albarán firmado es la base para facturar. Así quedan registradas las diferencias entre el presupuesto y la entrega real, como pedidos adicionales in situ o faltas de género.
• Aclarar reclamaciones. Si más adelante falta algo o el material de alquiler no se devuelve, el albarán determina qué se entregó y qué no.

Las obligaciones sobre emitir o no un albarán dependen de las normas de tu país, así que conviene que las consultes. En cualquier caso, es una muestra de buena práctica comercial y, en caso de disputa, el documento que te alegrarás de tener. Si sirve como justificante contable o la factura hace referencia a él, archívalo igual que la propia factura y comprueba los plazos de conservación que se aplican en tu país.

Qué debe incluir un albarán

El contenido exigido puede variar según el país; estos datos son los que se han impuesto de forma generalizada y hacen que el documento sea fiable:

• Remitente con nombre de la empresa y dirección, y conviene añadir también teléfono o correo electrónico para consultas desde el lugar de entrega.
• Destinatario con empresa o nombre y dirección; en eventos, añade además el lugar de entrega si difiere de la dirección de facturación.
• Número de albarán y fecha de entrega, para que el documento se pueda identificar sin ambigüedades.
• Referencia al número de pedido o de presupuesto, para que cocina, conductor y contabilidad se refieran al mismo pedido.
• Líneas con número correlativo, cantidad, unidad y una descripción clara. Las observaciones por línea («refrigerado», «material de alquiler», «lote 0917») ahorran consultas más adelante.
• Observaciones sobre todo el documento, como fechas de recogida o indicaciones de almacenamiento.
• Campos de firma para destinatario y conductor, con fecha y nombre.

Los precios no tienen cabida en el albarán. A menudo lo recibe personal que no necesita conocer las condiciones, y no debe sustituir a la factura.

Albarán, factura, lista de carga: ¿qué es qué?

| Documento | Finalidad | Precios | Quién firma | |---|---|---|---| | Lista de carga | interna: qué tiene que ir en el vehículo | no | nadie, se marca en la cocina o en el almacén | | Albarán | documentar la entrega al cliente | no | destinatario y conductor | | Factura | solicitar el pago, contabilidad | sí | nadie |

La lista de carga se prepara antes de la entrega y es de uso interno. El albarán se genera a partir de la misma lista de líneas, sale en el reparto y vuelve firmado. La factura se deriva de lo que realmente se entregó; por eso los tres documentos deberían proceder de una única fuente, o las cantidades acabarán desajustándose.

Particularidades del catering y del alquiler

Un albarán de catering es distinto al de un mayorista:

• Raciones en lugar de unidades. Los platos se entregan en raciones, kilogramos o litros. La unidad debe constar en cada línea; de lo contrario, «120 finger food» no se puede comprobar.
• Material de alquiler y envases retornables. Copas, vajilla, mesas altas, neveras portátiles: lo que tiene que volver figura como línea propia con su cantidad, y la fecha de recogida va en las observaciones. Así, un «ya pasaremos a recogerlo» se convierte en una fecha concreta.
• Cadena de frío. Para los platos refrigerados conviene añadir una nota en el albarán, por ejemplo: «Cadena de frío mantenida hasta la entrega, entrega a las 11:40 h». Queda así registrado en qué momento se traspasa la responsabilidad.
• Entregas parciales. En eventos de varios días, cada entrega tiene su propio albarán con referencia al mismo pedido.

Ejemplo: así queda un albarán terminado

Salz und Sonne Catering sirve la fiesta de verano de Muster GmbH. El albarán LS-2026-0042, del 19/09/2026, hace referencia al presupuesto AN-2026-0107 y recoge tres líneas: 120 raciones de variación de finger food, 15 kg de ensalada de patata con la observación «refrigerado» y 200 copas de cava como material de alquiler. En las observaciones figura: «Recogida de copas y neveras portátiles el 21/09 a partir de las 10:00 h». El conductor hace que firmen al descargar y un ejemplar se queda con el cliente. Este es justo el documento que puedes crear con el generador de arriba en dos minutos.

Preguntas frecuentes sobre el albarán

¿Es obligatorio el albarán?

Depende de las normas de tu país, así que conviene comprobarlas. En la práctica es habitual emitirlo, porque documenta la entrega y respalda la factura. Algunos clientes, sobre todo las empresas con control de mercancía recibida, lo exigen expresamente.

¿Hay que firmar el albarán?

Tampoco es obligatorio, pero es justo para lo que sirve el documento. Sin la firma del destinatario, solo recoge tu versión. Haz que cuenten la mercancía y firmen al descargar, y llévate de vuelta un ejemplar firmado.

¿Cuánto tiempo tengo que conservar los albaranes?

Depende del papel que juegue. Si solo acompaña a la mercancía y la factura incluye todos los datos, deja de ser necesario una vez emitida la factura. En cuanto sirve como justificante contable o la factura remite a él, trátalo como la propia factura y guárdalo junto con ella. Los plazos de conservación dependen de la normativa de tu país; ante la duda, consulta con tu asesor fiscal.

¿Necesita precios un albarán?

No, y no debería llevarlos. Los precios van en el presupuesto y en la factura. El albarán confirma cantidades y estado, no condiciones.

Del albarán a la factura, sin volver a teclear

En Univents el albarán se genera directamente a partir de las líneas de reserva del evento: la misma lista de la que salen la lista de carga y la factura. El destinatario firma en el portal, la recogida del material de alquiler se gestiona como una cita y la factura toma las cantidades confirmadas. Cómo encaja todo, lo ves en las páginas de Presupuestos y facturas y de software para catering.