Generator dowodu dostawy: utwórz dowód dostawy (WZ) online

Dowód dostawy: szablon, wymagane dane, przykład

Dowód dostawy (WZ) towarzyszy towarowi od magazynu do klienta i potwierdza, co, kiedy i komu zostało wydane. Dla firm cateringowych, obsługi przyjęć i wypożyczalni to dokument, który liczy się w punkcie przekazania: odbiorca przelicza towar i potwierdza odbiór podpisem, a obie strony mają ten sam stan, zanim jeszcze powstanie faktura. W generatorze powyżej uzupełnisz nadawcę, odbiorcę, pozycje i uwagi, zobaczysz dokument na żywo i dostaniesz go e-mailem jako gotowy do druku plik PDF.

Czym jest dowód dostawy i do czego go potrzebujesz

Dowód dostawy to dokument towarzyszący towarowi, a nie wezwanie do zapłaty. Wymienia dostarczone pozycje z ilościami i nazwami, ale bez cen. W codziennej pracy pełni trzy funkcje:

• Dokumentuje przekazanie. Podpis odbiorcy to dowód, że 120 porcji, 15 kg sałatki i 200 kieliszków rzeczywiście dotarło na miejsce, i to w jakim stanie.
• Stanowi podstawę do faktury. To, co widnieje na podpisanym dowodzie dostawy, jest podstawą rozliczenia. Różnice między ofertą a faktyczną dostawą, na przykład dodatkowe zamówienia na miejscu albo braki, są dzięki temu udokumentowane.
• Pomaga wyjaśniać reklamacje. Jeśli później czegoś zabraknie albo sprzęt z wynajmu nie wróci, dowód dostawy rozstrzyga, co zostało przekazane, a co nie.

To, czy wystawienie dowodu dostawy jest obowiązkowe, zależy od przepisów obowiązujących w Twoim kraju. W praktyce to element rzetelności handlowej, a w razie sporu dokument, który warto mieć pod ręką. Jeśli służy jako dokument księgowy albo faktura się na niego powołuje, przechowuj go tak samo jak samą fakturę, zgodnie z zasadami archiwizacji obowiązującymi u Ciebie.

Co powinno znaleźć się na dowodzie dostawy

Wymogi dotyczące treści mogą się różnić w zależności od kraju. Poniższe dane są powszechnie stosowane i sprawiają, że dokument jest wiarygodny:

• Nadawca z nazwą firmy i adresem, a najlepiej także z numerem telefonu lub adresem e-mail na wypadek pytań z miejsca przekazania.
• Odbiorca z nazwą firmy lub imieniem i nazwiskiem oraz adresem. Przy wydarzeniach dodaj miejsce dostawy, jeśli różni się od adresu do faktury.
• Numer dowodu dostawy i data dostawy, żeby dokument dało się jednoznacznie przypisać.
• Odniesienie do numeru zamówienia lub oferty, żeby kuchnia, kierowca i księgowość mieli na myśli to samo zamówienie.
• Pozycje z numerem porządkowym, ilością, jednostką i jednoznaczną nazwą. Uwagi przy pozycjach („schłodzone”, „wynajem”, „partia 0917”) oszczędzają późniejszych pytań.
• Uwagi dotyczące całego dokumentu, na przykład terminy odbioru lub wskazówki dotyczące przechowywania.
• Pola na podpisy odbiorcy i kierowcy z datą i imieniem i nazwiskiem.

Ceny nie mają na dowodzie dostawy czego szukać. Często odbiera go personel, który nie musi znać warunków handlowych, a sam dokument nie ma zastępować faktury.

Dowód dostawy, faktura, lista pakowania: co jest czym?

| Dokument | Cel | Ceny | Kto podpisuje | |---|---|---|---| | Lista pakowania | wewnętrznie: co trzeba załadować do pojazdu | nie | nikt, odhaczana w kuchni lub w magazynie | | Dowód dostawy | udokumentowanie przekazania klientowi | nie | odbiorca i kierowca | | Faktura | żądanie płatności, księgowość | tak | nikt |

Lista pakowania powstaje przed dostawą i pozostaje wewnętrzna. Dowód dostawy powstaje z tej samej listy pozycji, jedzie razem z towarem i wraca podpisany. Faktura wynika z tego, co faktycznie zostało przekazane. Dlatego wszystkie trzy dokumenty powinny pochodzić z jednego źródła, inaczej ilości zaczną się rozjeżdżać.

Specyfika cateringu i wynajmu

Dowód dostawy w cateringu wygląda inaczej niż w hurcie:

• Porcje zamiast sztuk. Jedzenie dostarcza się w porcjach, kilogramach lub litrach. Jednostka powinna być przy każdej pozycji, inaczej „120 finger food” trudno sprawdzić.
• Sprzęt z wynajmu i opakowania zwrotne. Kieliszki, naczynia, stoły koktajlowe, pojemniki chłodnicze: to, co musi wrócić, trafia jako osobna pozycja z ilością, a termin odbioru do uwag. Dzięki temu „odbierzemy kiedyś” zamienia się w konkretną datę.
• Łańcuch chłodniczy. Przy schłodzonych daniach warto dodać na dowodzie dostawy adnotację, na przykład: „łańcuch chłodniczy zachowany do momentu przekazania, przekazanie o 11:40”. Wiadomo wtedy, w którym momencie odpowiedzialność przechodzi na odbiorcę.
• Dostawy częściowe. Przy wydarzeniach wielodniowych każda dostawa dostaje własny dowód dostawy z odniesieniem do tego samego zamówienia.

Przykład: tak wygląda gotowy dowód dostawy

Salz und Sonne Catering realizuje dostawę na letnie przyjęcie firmy Przykład Sp. z o.o. Dowód dostawy LS-2026-0042 z 19.09.2026 odwołuje się do oferty AN-2026-0107 i zawiera trzy pozycje: 120 porcji zestawu przekąsek finger food, 15 kg sałatki ziemniaczanej z uwagą „schłodzone” oraz 200 kieliszków do wina musującego jako sprzęt z wynajmu. W uwagach znajduje się wpis: „Odbiór kieliszków i pojemników chłodniczych 21.09. od godz. 10:00.” Kierowca prosi o podpis podczas rozładunku, a jeden egzemplarz zostaje u klienta. Dokładnie taki dokument przygotujesz w dwie minuty za pomocą generatora powyżej.

Najczęstsze pytania o dowód dostawy (WZ)

Czy dowód dostawy jest obowiązkowy?

Zależy to od przepisów obowiązujących w Twoim kraju, więc sprawdź lokalne regulacje. W praktyce i tak jest powszechnie stosowany, bo dokumentuje przekazanie towaru i zabezpiecza fakturę. Część klientów, zwłaszcza firmy kontrolujące przyjęcie towaru, wprost go wymaga.

Czy dowód dostawy musi być podpisany?

Też nie jest to obowiązek, ale właśnie po to jest ten dokument. Bez podpisu odbiorcy odzwierciedla tylko Twoją wersję zdarzeń. Poproś o przeliczenie towaru i podpis przy rozładunku, a podpisany egzemplarz zabierz ze sobą.

Jak długo należy przechowywać dowody dostawy?

To zależy od roli, jaką pełni dokument. Jeśli towarzyszy tylko towarowi, a faktura zawiera wszystkie dane, po wystawieniu faktury zwykle nie ma potrzeby go trzymać. Gdy służy jako dokument księgowy albo faktura się na niego powołuje, traktuj go jak fakturę i przechowuj razem z nią. Okresy przechowywania sprawdź w przepisach obowiązujących w Twoim kraju, a w razie wątpliwości zapytaj księgowego.

Czy dowód dostawy powinien zawierać ceny?

Nie, i nie powinien ich zawierać. Ceny należą do oferty i faktury. Dowód dostawy potwierdza ilości i stan towaru, a nie warunki.

Od dowodu dostawy do faktury, bez przepisywania

W Univents dowód dostawy powstaje bezpośrednio z pozycji rezerwacji wydarzenia, czyli z tej samej listy, z której pochodzą lista pakowania i faktura. Odbiorca podpisuje go w portalu, odbiór wynajmowanego sprzętu jest śledzony jako termin, a faktura przejmuje potwierdzone ilości. Jak to wszystko się łączy, zobaczysz na stronach Angebote & Rechnungen oraz Partyservice Software.