Pakbon-generator: pakbon online maken

Pakbon maken: sjabloon, gegevens, voorbeeld

Een pakbon gaat met de goederen mee van het magazijn naar de klant en legt vast wat er wanneer aan wie is overgedragen. Voor cateraars, partyservices en verhuurders is het het papier dat telt op het moment van overdracht: de ontvanger telt na, tekent voor ontvangst en beide partijen hebben dezelfde stand van zaken, nog voordat de factuur is geschreven. Met de generator hierboven vul je afzender, ontvanger, regels en opmerkingen in, zie je het document live ontstaan en ontvang je het als printklare PDF per e-mail.

Wat een pakbon is en waarvoor je hem nodig hebt

De pakbon is een begeleidend document bij goederen, geen betalingsverzoek. Hij toont de geleverde regels met aantallen en omschrijvingen, maar zonder prijzen. In de praktijk heeft hij drie taken:

• Overdracht vastleggen. Met de handtekening van de ontvanger heb je bewijs dat 120 porties, 15 kg salade en 200 glazen echt zijn aangekomen, en in welke staat.
• Basis voor de factuur. Wat op de getekende pakbon staat, is het uitgangspunt voor de afrekening. Verschillen tussen offerte en daadwerkelijke levering, zoals bijbestellingen ter plekke of uitval, zijn daarmee gedocumenteerd.
• Klachten afhandelen. Ontbreekt er later iets of komen verhuurartikelen niet terug, dan laat de pakbon zien wat er wel en niet is overgedragen.

Of je een pakbon moet uitreiken, hangt af van de regels die in jouw land gelden. In de praktijk is het een kwestie van zakelijke zorgvuldigheid, en bij een geschil is het het document dat je graag in handen hebt. Dient hij als boekhoudkundig document of verwijst de factuur ernaar, bewaar hem dan net als de factuur zelf in je administratie.

Wat op een pakbon hoort

Welke gegevens verplicht zijn, verschilt per land. De volgende gegevens zijn algemeen gebruikelijk en maken het document betrouwbaar:

• Afzender met bedrijfsnaam en adres, bij voorkeur ook telefoonnummer of e-mailadres voor vragen vanaf de plek van overdracht.
• Ontvanger met bedrijfs- of persoonsnaam en adres. Bij evenementen kun je ook de leverlocatie vermelden als die afwijkt van het factuuradres.
• Pakbonnummer en leverdatum, zodat het document eenduidig te herkennen is.
• Verwijzing naar het order- of offertenummer, zodat keuken, chauffeur en boekhouding over dezelfde bestelling praten.
• Regels met volgnummer, aantal, eenheid en een duidelijke omschrijving. Opmerkingen per regel (“gekoeld”, “verhuur”, “batch 0917”) schelen later veel vragen.
• Opmerkingen bij het hele document, zoals ophaaltijden of aanwijzingen voor opslag.
• Handtekeningvelden voor ontvanger en chauffeur, met datum en naam.

Prijzen horen niet op een pakbon. Hij wordt vaak in ontvangst genomen door personeel dat de voorwaarden niet hoeft te kennen, en hij is niet bedoeld ter vervanging van de factuur.

Pakbon, factuur, paklijst: wat is wat?

| Document | Doel | Prijzen | Wie tekent | |---|---|---|---| | Paklijst | intern: wat moet in het voertuig | nee | niemand, wordt in de keuken of het magazijn afgevinkt | | Pakbon | overdracht aan de klant vastleggen | nee | ontvanger en chauffeur | | Factuur | betaling vragen, boekhouding | ja | niemand |

De paklijst ontstaat vóór de levering en blijft intern. De pakbon komt voort uit dezelfde regellijst, gaat mee op pad en komt getekend terug. De factuur volgt uit wat er daadwerkelijk is overgedragen. Daarom is het verstandig dat alle drie uit één bron komen, anders lopen de aantallen uiteen.

Bijzonderheden in catering en verhuur

Een pakbon in de catering ziet er anders uit dan een uit de groothandel:

• Porties in plaats van stuks. Eten wordt geleverd in porties, kilo’s of liters. De eenheid hoort op elke regel, anders is “120 fingerfood” niet te controleren.
• Verhuurartikelen en leeggoed. Glazen, serviesgoed, statafels, koelboxen: wat terug moet komen, krijgt een eigen regel met aantal, en de ophaaltijd komt in de opmerkingen. Zo wordt “ooit ophalen” een concrete datum.
• Koudeketen. Bij gekoeld eten is een vermelding op de pakbon zinvol, bijvoorbeeld “koudeketen tot overdracht gehandhaafd, overdracht om 11:40 uur”. Zo staat vast waar de verantwoordelijkheid overgaat.
• Deelleveringen. Bij meerdaagse evenementen krijgt elke aanlevering een eigen pakbon met verwijzing naar dezelfde order.

Voorbeeld: zo ziet een kant-en-klare pakbon eruit

Salz und Sonne Catering levert voor het zomerfeest van Voorbeeld B.V. De pakbon LS-2026-0042 van 19 september 2026 verwijst naar offerte AN-2026-0107 en bevat drie regels: 120 porties fingerfoodvariatie, 15 kg aardappelsalade met de opmerking “gekoeld” en 200 champagneglazen als verhuurartikel. In de opmerkingen staat: “Ophalen van glazen en koelboxen op 21 september vanaf 10:00 uur.” De chauffeur laat bij het uitladen tekenen en één exemplaar blijft bij de klant. Precies dit document maak je in twee minuten met de generator hierboven.

Veelgestelde vragen over de pakbon

Is een pakbon verplicht?

Of je een pakbon moet opstellen, hangt af van de regels die in jouw land gelden. Check die even. Gebruikelijk is hij sowieso, want hij legt de overdracht vast en versterkt de factuur. Sommige klanten, vooral bedrijven met een controle bij goederenontvangst, vragen er uitdrukkelijk om.

Moet een pakbon getekend worden?

Ook dat is niet verplicht, maar het is wel het hele doel van het document. Zonder handtekening van de ontvanger legt hij alleen jouw kant vast. Laat bij het uitladen tellen en tekenen, en neem een getekend exemplaar weer mee.

Hoe lang moet ik pakbonnen bewaren?

Dat hangt af van de rol die hij speelt. Is hij alleen een begeleidend document en staan alle gegevens op de factuur, dan kun je hem na het opstellen van de factuur missen. Dient hij als boekhoudkundig stuk of verwijst de factuur ernaar, behandel hem dan als de factuur zelf en bewaar hem erbij. Welke bewaartermijnen gelden, verschilt per land. Twijfel je, vraag dan je boekhouder of belastingadviseur.

Heeft een pakbon prijzen nodig?

Nee, en hij hoort ze ook niet te hebben. Prijzen horen in de offerte en op de factuur. De pakbon bevestigt aantallen en staat van de goederen, niet de voorwaarden.

Van pakbon naar factuur, zonder overtypen

In Univents ontstaat de pakbon rechtstreeks uit de boekingsregels van het evenement. Dat is dezelfde lijst waar ook de paklijst en de factuur uit voortkomen. De ontvanger tekent in het klantenportaal, het ophalen van huurmateriaal wordt als afspraak gevolgd en de factuur neemt de bevestigde aantallen over. Hoe dat samenwerkt, zie je op de pagina's over offertes & facturen en over cateringsoftware.