Gerador de guias de remessa: criar guia de remessa online

Criar guia de remessa: modelo, dados essenciais, exemplo

Uma guia de remessa acompanha a mercadoria desde o armazém até ao cliente e regista o que foi entregue, quando e a quem. Para caterers, serviços de festas e empresas de aluguer, é o papel que conta no ponto de entrega: o destinatário confere, confirma com assinatura, e ambas as partes ficam com o mesmo registo, antes mesmo de a fatura ser emitida. No gerador acima, preenchem-se remetente, destinatário, linhas e observações, vê-se o documento a ganhar forma em direto e recebe-se por e-mail em PDF pronto a imprimir.

O que é uma guia de remessa e para que serve

A guia de remessa é um documento de acompanhamento da mercadoria, não um pedido de pagamento. Lista as linhas entregues com quantidades e designações, mas sem preços. No dia a dia, cumpre três funções:

• Documentar a entrega. Com a assinatura do destinatário, fica a prova de que 120 doses, 15 kg de salada e 200 copos chegaram de facto ao destino, e em que estado.
• Servir de base à fatura. O que consta da guia assinada é a base da faturação. Ficam assim documentadas as diferenças entre o orçamento e a entrega real, como encomendas adicionais no local ou falhas.
• Esclarecer reclamações. Se mais tarde faltar algo ou o material de aluguer não regressar, a guia de remessa mostra o que foi entregue e o que não foi.

Emitir uma guia de remessa é uma questão de rigor comercial e, em caso de litígio, o documento que mais jeito dá ter à mão. Os requisitos legais, bem como os prazos e as regras de arquivo, variam consoante o país e devem ser verificados localmente. Sempre que serve de documento de registo ou que a fatura remete para ela, convém arquivá-la tal como a própria fatura.

O que deve constar de uma guia de remessa

Os dados seguintes são os habituais e tornam o documento fiável; eventuais requisitos formais específicos do país devem ser verificados localmente:

• Remetente com nome da empresa e morada, e, de preferência, telefone ou e-mail para esclarecimentos a partir do local de entrega.
• Destinatário com nome da empresa ou da pessoa e morada. Em eventos, acrescenta-se o local de entrega, se for diferente da morada de faturação.
• Número da guia de remessa e data de entrega, para que o documento possa ser identificado sem ambiguidade.
• Referência ao número da encomenda ou do orçamento, para que cozinha, motorista e contabilidade falem da mesma encomenda.
• Linhas com número de ordem, quantidade, unidade e designação inequívoca. Observações por linha («refrigerado», «material de aluguer», «lote 0917») poupam perguntas mais tarde.
• Observações sobre o documento no seu conjunto, como datas de recolha ou indicações de armazenamento.
• Campos de assinatura para destinatário e motorista, com data e nome.

Os preços não têm lugar numa guia de remessa. É frequentemente recebida por pessoal que não precisa de conhecer as condições, e não se destina a substituir a fatura.

Guia de remessa, fatura, lista de carga: qual é qual?

| Documento | Finalidade | Preços | Quem assina | |---|---|---|---| | Lista de carga | interna: o que tem de ir para o veículo | não | ninguém, é conferida na cozinha ou no armazém | | Guia de remessa | documentar a entrega ao cliente | não | destinatário e motorista | | Fatura | solicitar o pagamento, contabilidade | sim | ninguém |

A lista de carga é elaborada antes da entrega e permanece interna. A guia de remessa parte da mesma lista de linhas, segue no veículo e regressa assinada. A fatura resulta daquilo que foi efetivamente entregue, pelo que os três documentos devem ter a mesma origem, caso contrário as quantidades acabam por divergir.

Particularidades no catering e no aluguer

Uma guia de remessa de catering é diferente da de um grossista:

• Doses em vez de unidades. Os pratos são entregues em doses, quilogramas ou litros. A unidade tem de constar de cada linha, caso contrário «120 finger food» não é verificável.
• Material de aluguer e vasilhame. Copos, louça, mesas altas, caixas térmicas: o que tem de regressar aparece como linha própria com quantidade, e a data de recolha vai nas observações. Assim, «recolher um dia destes» passa a ser uma data.
• Cadeia de frio. Nos pratos refrigerados, é útil uma indicação na guia, por exemplo «cadeia de frio mantida até à entrega, entrega às 11:40». Fica registado o momento em que a responsabilidade se transfere.
• Entregas parciais. Em eventos de vários dias, cada entrega tem a sua própria guia de remessa, com referência à mesma encomenda.

Exemplo: o aspeto de uma guia de remessa concluída

A Salz und Sonne Catering fornece a festa de verão da Muster GmbH. A guia de remessa LS-2026-0042, de 19.09.2026, tem como referência o orçamento AN-2026-0107 e lista três linhas: 120 doses de variação de finger food, 15 kg de salada de batata com a observação «refrigerado» e 200 copos de espumante como material de aluguer. Nas observações lê-se: «Recolha de copos e caixas térmicas a 21.09. a partir das 10h.» O motorista pede a assinatura durante a descarga e um exemplar fica com o cliente. É exatamente este documento que se cria em dois minutos com o gerador acima.

Perguntas frequentes sobre a guia de remessa

A guia de remessa é obrigatória?

Nem sempre, e os requisitos variam consoante o país, pelo que convém verificar as regras aplicáveis localmente. Na prática, é habitual emiti-la, porque documenta a entrega e dá suporte à fatura. Alguns clientes, sobretudo empresas com controlo de receção de mercadorias, exigem-na expressamente.

A guia de remessa tem de ser assinada?

Também não é uma obrigação, mas é todo o propósito do documento. Sem a assinatura do destinatário, apenas regista a versão do emissor. Convém pedir a contagem e a assinatura na descarga e levar de volta um exemplar assinado.

Durante quanto tempo se devem conservar as guias de remessa?

Depende da função que desempenha. Se serve apenas de documento de acompanhamento e a fatura contém todos os dados, deixa de ser necessária depois de emitida a fatura. Quando serve de documento contabilístico ou a fatura remete para ela, deve ser tratada como a própria fatura e conservada em conjunto com esta. Os prazos de conservação variam consoante o país; em caso de dúvida, consultar o contabilista.

A guia de remessa precisa de preços?

Não, e não deve tê-los. Os preços pertencem ao orçamento e à fatura. A guia de remessa confirma quantidades e estado da mercadoria, não condições comerciais.

Da guia de remessa à fatura, sem voltar a escrever

No Univents, a guia de remessa nasce diretamente das linhas de reserva do evento, a mesma lista de onde saem a lista de carga e a fatura. O destinatário assina no portal, a recolha do material em aluguer é acompanhada como compromisso no calendário e a fatura assume as quantidades confirmadas. Como tudo isto funciona em conjunto, mostram-no as páginas de orçamentos e faturas e de software para serviços de catering.