Stornostaffel-Rechner für Catering & Events

Wenn der Kunde kurzfristig absagt

Freitagnachmittag, das Event ist Dienstag. Der Kunde ruft an: "Tut mir leid, wir müssen absagen." Du hast längst Ware bestellt, Personal eingeteilt, vielleicht schon eingekauft. Ohne eine saubere Stornoklausel im Angebot bleibst du auf diesen Kosten sitzen und der Kunde geht raus, als wäre nichts gewesen. Genau dafür gibt es die Stornostaffel: Sie legt vorher fest, welcher Anteil des Auftragswerts fällig wird, je nachdem wie kurzfristig abgesagt wird. Der Stornostaffel-Rechner zeigt dir in Sekunden, was bei einer Absage greift, damit du nicht im Affekt schätzen musst.

Was ist eine Stornostaffel?

Eine Stornostaffel ist eine gestaffelte Regelung, die festlegt, wie viel Stornogebühr ein Kunde zahlt, wenn er einen gebuchten Auftrag absagt. Der entscheidende Faktor ist der zeitliche Abstand zum Event: Je näher der Termin rückt, desto höher der Prozentsatz, weil deine eigenen Vorbereitungen und Verpflichtungen mit jedem Tag schwerer rückgängig zu machen sind. Vier Wochen vorher kannst du Personal noch umplanen und Ware abbestellen. Drei Tage vorher steht alles, ist eingekauft und vorbereitet.

Wie funktioniert der Stornostaffel-Rechner?

Du gibst zwei Werte ein: den Auftragswert (brutto, in Euro) und die Anzahl der Tage, die zwischen Absage und Event liegen. Der Rechner ordnet die Tage der passenden Staffel zu und multipliziert den Auftragswert mit dem hinterlegten Prozentsatz. Heraus kommt die konkrete Stornogebühr in Euro. Kein Excel, keine Kopfrechnerei am Telefon, keine Diskussion im Affekt.

Wann greift welche Staffel?

Der Rechner nutzt eine in der Cateringbranche verbreitete, marktübliche Staffelung. Sie ist ein Orientierungswert, kein Gesetz:

| Tage vor dem Event | Stornogebühr | |---|---| | ab 43 Tage (≥ 6 Wochen) | 0 % | | 29–42 Tage | 25 % | | 15–28 Tage | 50 % | | 4–14 Tage | 75 % | | 0–3 Tage | 90 % |

Die Logik dahinter: Wer sechs Wochen vorher absagt, gibt dir genug Vorlauf, um die Lücke zu füllen, deshalb 0 %. Wer drei Tage vorher absagt, lässt dir praktisch keine Chance mehr, deshalb 90 %. Die Stufe richtet sich immer nach den Tagen davor: 20 Tage vorher fallen in die 15–28-Tage-Stufe, also greifen 50 %.

Wie viel Stornogebühr bei 5.000 Euro Auftragswert?

Nimm einen Auftrag über 5.000 Euro brutto. Der Kunde sagt 20 Tage vor dem Event ab. 20 Tage liegen in der 15–28-Tage-Stufe, also greifen 50 %. Die Stornogebühr beträgt:

5.000 € × 50 % = 2.500 €

So sieht die komplette Staffel für einen 5.000-Euro-Auftrag aus:

| Tage vor dem Event | Prozent | Stornogebühr | |---|---|---| | ab 43 Tage | 0 % | 0 € | | 29–42 Tage | 25 % | 1.250 € | | 15–28 Tage | 50 % | 2.500 € | | 4–14 Tage | 75 % | 3.750 € | | 0–3 Tage | 90 % | 4.500 € |

Du siehst sofort: Zwischen einer Absage sechs Wochen vorher und einer drei Tage vorher liegen bei diesem Auftrag 4.500 Euro Unterschied. Genau deshalb lohnt es sich, die Staffel von Anfang an im Angebot zu haben.

Wie viel Stornogebühr darfst du rechtlich verlangen?

Hier wird es ehrlich: Die obige Staffel ist Branchenkonvention, kein gesetzlicher Automatismus. Verbindlich ist allein die Stornoregelung, die in deinem eigenen Angebot beziehungsweise deinen AGB steht und vom Kunden akzeptiert wurde. Hinzu kommt der gesetzliche Rahmen. Nach §§ 642 und 648 BGB kann ein Besteller einen Werkvertrag grundsätzlich kündigen, du behältst dann zwar deinen Vergütungsanspruch, musst dir aber die ersparten Aufwendungen anrechnen lassen, also alles, was du dir durch die Absage gespart hast (nicht eingekaufte Ware, nicht gezahltes Aushilfspersonal, anderweitig erzielter Verdienst). Pauschalen in deinen AGB dürfen den realistisch zu erwartenden Schaden nicht erheblich übersteigen, sonst sind sie unwirksam. Mondpreise halten vor Gericht nicht. Der Rechner liefert dir eine schnelle Orientierung, keine Rechtsberatung und keinen rechtssicheren Vertrag.

Typische Fehler beim Stornieren

• Keine Stornoklausel im Angebot. Ohne schriftliche Vereinbarung musst du deinen Schaden im Streitfall einzeln nachweisen, das ist mühsam und riskant.
• Die Pauschale zu hoch ansetzen. Eine starre 90-%-Klausel ohne Anrechnung ersparter Aufwendungen kann komplett kippen.
• Mündliche Absagen akzeptieren. Lass dir jede Absage schriftlich bestätigen, mit Datum, sonst streitest du später über den Stichtag.
• Den Stichtag falsch zählen. Maßgeblich ist der Eingang der Absage, nicht wann du sie zur Kenntnis nimmst.

Wo liegen die Grenzen des Rechners?

Der Rechner rechnet eine marktübliche Standardstaffel, nichts weiter. Er kennt deine konkreten AGB nicht, nicht deine Branche, nicht den Einzelfall. Was wirklich zählt, ist die Regelung in deinem Angebot, und ob sie wirksam vereinbart wurde. Bei Sonderbestellungen (gemietetes Mobiliar, exklusive Zutaten, gebuchte Subunternehmer) sind deine Kosten oft früher festgenagelt, dann brauchst du strengere Fristen, als die Standardstaffel vorsieht. Nimm das Ergebnis als Ausgangspunkt für dein Angebot, nicht als letztes Wort.

Praktische Tipps für deine Stornoregelung

• Schreib die Stornostaffel in jedes Angebot und in deine AGB, nicht erst, wenn es brennt.
• Lass den Kunden das Angebot inklusive Stornoklausel schriftlich bestätigen.
• Vereinbare eine Anzahlung, die du im Stornofall verrechnen kannst, das senkt dein Ausfallrisiko.
• Setz bei Sonderbestellungen kürzere Fristen oder höhere Stufen an, weil deine Kosten dort früher fix sind.
• Formuliere die Anrechnung ersparter Aufwendungen mit, das macht die Klausel fairer und stabiler.

Wenn du wissen willst, wie viel an einem Event überhaupt hängt, hilft dir der Event-Budget-Rechner, und für die Kalkulation pro Gast die Catering-Kalkulation. In Univents liegen Angebot, Vertrag und Stornoregeln pro Event an einem Ort, sodass die Staffel automatisch dort steht, wo sie hingehört.