Function-Sheet-Vorlage (CSV)

Ein Dokument, das Küche, Service, Technik und Kunde auf einen Stand bringt

Du kennst die Situation: Der Kunde hat am Telefon noch eine vegane Hauptspeise nachgeschoben, die Küche weiß davon nichts, der Service deckt für 80 statt 78 ein und der DJ steht um 18:00 vor verschlossener Tür, weil niemand die Anlieferzeit kommuniziert hat. Genau dafür gibt es das Function Sheet. Es ist das eine Blatt – oder die eine Seite – auf dem alles steht, was am Veranstaltungstag passieren muss: wer, was, wann, wo, wie viel und mit welcher Ausnahme.

Im englischsprachigen Raum heißt dieses Dokument Banquet Event Order (BEO) oder kurz Function Sheet. Hotels, Caterer und Eventlocations weltweit arbeiten damit, weil es eine simple Wahrheit löst: Eine Veranstaltung scheitert selten am fehlenden Können, sondern fast immer an fehlender Information. Das Function Sheet ist die Single Source of Truth – die eine verbindliche Quelle, aus der Küche, Service, Technik, Lager und Kunde dieselben Zahlen ziehen.

Diese Vorlage ist genau das: ein bearbeitbares, herunterladbares Dokument, das du für jede Veranstaltung neu befüllst. Kein Rechner, kein Tool, das dir Mengen ausspuckt – sondern die strukturierte Hülle, in die alle Ergebnisse, Absprachen und Sonderfälle einfließen.

Was ein Function Sheet ist – und was nicht

Ein Function Sheet ist die operative Übersetzung des Angebots in einen Ablaufplan. Das Angebot beantwortet die Frage „Was kostet die Veranstaltung?" – das Function Sheet beantwortet „Wie läuft sie konkret ab?". Beides ist nicht dasselbe, und genau hier passieren die meisten Fehler: Teams arbeiten mit dem Angebot oder einer E-Mail-Kette weiter, statt ein eigenständiges Ablaufdokument zu pflegen.

Was ein Function Sheet nicht ist:

• Es ist kein Angebot und keine Rechnung – Preise gehören nicht zwingend rein, der Ablauf schon.
• Es ist kein Vertrag – rechtliche Details bleiben im Vertrag.
• Es ist kein Menüvorschlag – die Speisenfolge steht drin, aber als verbindlicher Stand, nicht als Auswahl.

Es ist das Dokument, das du dem Souschef, der Servicekraft und dem Techniker in die Hand drückst, und sie wissen ohne Rückfrage, was zu tun ist.

Welche Blöcke ins Function Sheet gehören

Ein vollständiges Function Sheet besteht aus klar getrennten Blöcken. Pflichtbestandteile:

1. Eckdaten (der Kopf)

• Veranstaltungsname und interne Auftragsnummer
• Datum und Wochentag
• Location mit Adresse, Raumname, Etage
• Gästezahl – Soll und verbindliche Endzahl (mit Datum der Bestätigung)
• Anlass (Hochzeit, Firmenfeier, Tagung, Galadinner)
• Ansprechpartner Kunde mit Handynummer, erreichbar am Tag selbst
• Veranstaltungsleitung intern – wer trägt am Tag die Verantwortung

2. Timeline / Ablauf

Der Kern des Dokuments. Eine chronologische Zeitleiste vom ersten Anliefern bis zum letzten Abbau:

• Anlieferung und Aufbaubeginn
• Eintreffen Personal
• Türöffnung / Empfang
• Sektempfang, Begrüßung, Gänge, Reden, Programmpunkte
• Abbau und Abfahrt

3. F&B (Food & Beverage) inkl. Allergien

• Vollständige Speisenfolge je Gang
• Getränkekonzept (Pauschale, auf Bon, Korkgeld)
• Sonderkostformen namentlich: vegan, vegetarisch, glutenfrei, laktosefrei, Halal, Kosher
• Allergien als eigene, hervorgehobene Zeile – nie versteckt im Fließtext
• Mengen je Position (hier landen die Ergebnisse aus dem Buffet- und Getränke-Rechner)

4. Setup / Tischplan

• Bestuhlung (Bankett, Reihe, Parlament, Stehtische)
• Tischplan mit Tischnummern und Belegung
• Mietmobiliar, Dekoration, Beschilderung, Garderobe

5. Personal

• Anzahl Service, Küche, Technik, Spülküche
• Schichtzeiten und Treffpunkt
• Dresscode
• Schichtleitung mit Telefonnummer

6. Technik & Sonstiges

• Ton, Licht, Bühne, Beamer, Mikrofone
• Strombedarf, Anschlüsse, Generator
• WLAN, Sonderwünsche

7. Notfall / Plan B

• Schlechtwetter-Variante bei Outdoor-Events
• Eskalationskette und Telefonnummern
• Nachschub-Plan, wenn die Gästezahl kippt

Beispiel: Auszug einer Timeline

So sieht der Timeline-Block für ein Galadinner mit 120 Gästen konkret aus:

| Uhrzeit | Was | Verantwortlich | |---|---|---| | 13:00 | Anlieferung Equipment, Aufbaubeginn | Logistik | | 15:00 | Eintreffen Service (8 Pax), Briefing | Schichtleitung | | 16:30 | Eindecken abgeschlossen, Technik-Check | Service / Technik | | 18:00 | Sektempfang im Foyer (120 Gläser Sekt, 2x alkoholfrei) | Service | | 18:45 | Einlass Saal, Begrüßung durch Gastgeber | Veranstaltungsleitung | | 19:00 | Gang 1: Amuse-Bouche – 2 vegane Portionen Tisch 7 | Küche | | 19:30 | Gang 2: Vorspeise | Küche / Service | | 20:15 | Rede des Geschäftsführers (ca. 10 Min) | – | | 20:30 | Gang 3: Hauptgang – 1 glutenfrei Tisch 3, 3 vegetarisch Tisch 11 | Küche | | 22:00 | Dessertbuffet eröffnet | Service | | 23:30 | Bar bis 01:00, danach letzte Bestellung | Service | | 01:30 | Abbau Beginn | gesamtes Team |

An diesem Auszug siehst du das Prinzip: Jede Sonderkostform und Allergie ist direkt im Ablauf verankert – auf Tisch- und Gangebene. Nicht in einer Fußnote, die der Souschef um 20:25 sucht.

Warum es die Single Source of Truth ist

Sobald mehr als eine Person an einer Veranstaltung arbeitet, brauchst du eine verbindliche Quelle. Ohne sie entstehen konkurrierende Wahrheiten: Die Küche kalkuliert nach der ersten Mail, der Service nach dem Telefonat von gestern, der Einkauf nach dem Angebot. Drei Stände, drei Gästezahlen, drei Pannen.

Das Function Sheet beendet das. Es gilt die Regel: Was nicht im Function Sheet steht, passiert nicht. Änderungen laufen ausschließlich über das Dokument, nicht über Zuruf, WhatsApp oder Gedächtnis. Dadurch:

• zieht jede Abteilung dieselben Zahlen,
• ist jede Änderung nachvollziehbar,
• und es gibt im Streitfall einen klaren Stand, auf den sich alle berufen.

Wie du das Function Sheet aus den Rechnern befüllst

Die Vorlage ist die Hülle – die Zahlen kommen aus deiner Kalkulation. Drei kostenlose Rechner liefern dir die harten Mengen, die du direkt in die Blöcke überträgst:

• Getränke-Mengen-Rechner → ergibt, wie viele Flaschen Sekt, Wein, Wasser und wie viel Bier du brauchst. Diese Zahlen wandern in den F&B-Block und in die Einkaufsliste.
• Buffet-Mengen-Rechner → liefert Portionen und Kilogramm je Speise. Direkt in die Speisenfolge und Mengenspalte.
• Personalbedarf-Rechner → sagt dir, wie viele Service- und Küchenkräfte du bei der Gästezahl brauchst. Direkt in den Personal-Block mit Schichtzeiten.

Der Workflow ist immer derselbe: Gästezahl steht fest → Rechner durchlaufen → Ergebnisse ins Function Sheet eintragen → an alle Beteiligten verteilen. So vermeidest du den klassischen Bruch zwischen „grob kalkuliert" und „konkret bestellt".

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

Veraltete Versionen im Umlauf. Der mit Abstand teuerste Fehler: Drei Versionen des Function Sheets kursieren, niemand weiß, welche gilt. Lösung: Versionsnummer und Datum im Kopf, eine einzige Person als „Owner", die Änderungen einpflegt. Alte Versionen werden gelöscht, nicht „zur Sicherheit" behalten.

Fehlende oder vergrabene Allergien. Allergien gehören nie in Fließtext oder Fußnoten. Sie müssen auf Tisch- und Gangebene stehen, optisch hervorgehoben. Eine vergessene Nussallergie ist kein Schönheitsfehler, sondern ein Sicherheitsrisiko.

Keine verbindliche Endzahl. „Ungefähr 80" ist keine Gästezahl. Lege im Vorfeld einen Stichtag fest, bis zu dem die verbindliche Endzahl steht, und schreibe sie samt Bestätigungsdatum ins Sheet.

Timeline ohne Verantwortliche. Ein Ablauf ohne Namen ist eine Wunschliste. Jede Zeile braucht jemanden, der dafür geradesteht.

Plan B fehlt komplett. Bei Outdoor-Events ohne Schlechtwetter-Variante entscheidet das Wetter über deinen Tag. Plan B gehört vorab definiert, nicht um 17:00 improvisiert.

Die Übergabe ans Team

Ein perfektes Function Sheet, das niemand liest, ist wertlos. Die Übergabe entscheidet:

• Briefing vor Schichtbeginn – die Schichtleitung geht die Timeline und alle Sonderfälle laut durch.
• Ausgedruckt in der Küche und an der Servicestation – nicht nur digital, denn das Handy ist beim Eindecken in der Tasche.
• Allergien-Auszug separat an die Küche, sortiert nach Tisch.
• Eine klare Frage am Ende des Briefings: „Gibt es zu irgendeinem Punkt Unklarheit?" – jetzt klären, nicht um 19:30.

Tipps aus der Praxis

• Ein Sheet pro Veranstaltung, eine Wahrheit. Keine Parallel-Dokumente.
• Schreibe für den, der nichts vom Kunden weiß. Wenn eine fremde Servicekraft das Sheet versteht, ist es gut.
• Zeiten immer als Spanne mit Puffer, nie auf die Minute getaktet ohne Reserve.
• Kontaktnummern doppelt – Kunde und interne Leitung, beide erreichbar.
• Nach der Veranstaltung kurz nachpflegen: Was lief anders als geplant? Das ist die Basis für das nächste Sheet desselben Kunden.

Wenn du Function Sheets nicht nur als einzelnes Dokument, sondern über alle Veranstaltungen hinweg verwalten willst – mit Mengen, Personal und Timeline an einem Ort und automatisch aus deinen Eckdaten befüllt – bildet die Eventsoftware Univents genau diesen Ablauf digital ab; die hier verlinkten Getränke-, Buffet- und Personalbedarf-Rechner liefern dir die Zahlen, die in jedes Function Sheet gehören.