Was ist ein Function Sheet?

Ein Function Sheet ist das zentrale Dokument einer Veranstaltung: Es fasst Gästezahl, Ablauf, Speisen und Getränke, Aufbau, Technik, Personal und Abrechnung auf einem Blatt zusammen. Küche, Service, Technik und Kunde arbeiten damit alle mit demselben Stand.

BEO steht für Banquet Event Order. So heißt das Function Sheet in Hotels und im englischsprachigen Raum – gemeint ist dasselbe Dokument mit allen Details einer Veranstaltung, das der Kunde vorab unterschreibt.

In welchem Format bekomme ich die Function Sheet Vorlage?

Als editierbare Word-Datei (DOCX) zum Ausfüllen und als PDF zum Ansehen. Beide Dateien laden ohne Anmeldung direkt herunter und funktionieren auch in LibreOffice, Pages und Google Docs.

Was ist der Unterschied zwischen garantierter und erwarteter Gästezahl?

Die garantierte Gästezahl ist die Zahl, die der Kunde mindestens bezahlt – sie ist die Abrechnungsbasis. Die erwartete Gästezahl ist die Planungsgröße für Küche und Service. Im Function Sheet stehen beide, dazu die Frist, bis wann sich die garantierte Zahl noch ändern darf.

Function Sheet Vorlage (BEO) – kostenlos

Function Sheet (Banquet Event Order) zum Ausfüllen: Kopf mit Veranstaltung, Kunde, Raum, garantierter und erwarteter Gästezahl, Bestuhlung und Zeiten, dazu Ablauf, Speisen mit Allergenen, Bar, Aufbau, Technik, Personal, Abrechnung und Unterschrift – als Word-Datei und PDF.

Word-Vorlage herunterladen (DOCX)Als PDF ansehen

Function Sheet Vorlage (BEO): Aufbau, Beispiel, Download

Ein Function Sheet – in Hotels und im englischsprachigen Raum BEO (Banquet Event Order) genannt – bündelt alle Details einer Veranstaltung auf einem Dokument: wer kommt, wann was passiert, was gegessen und getrunken wird, wie der Raum aussieht und was es kostet. Küche, Service, Bar, Technik und der Kunde arbeiten mit derselben Version. Diese Vorlage ist ein fertiges Function Sheet als Word-Datei (DOCX) im Hochformat, dazu ein PDF zum Ansehen – vorausgefüllt mit einem Beispiel: ein Firmendinner mit 120 Gästen im Festsaal.

Was ein Function Sheet ist und wie es sich vom Küchenzettel unterscheidet, erklärt der Function-Sheet-Leitfaden. Die Vorlage hier ist der Download zum direkten Weiterarbeiten.

Was in ein Function Sheet gehört

Kopf. Veranstaltung, Anlass, Datum, Kunde und Ansprechpartner, Location und Raum, Eventleitung intern, Gästezahl garantiert und erwartet, Aufbau/Bestuhlung und die Zeiten (Zugang, Beginn, Ende). Dazu eine Nummer und Version – sonst kocht die Küche nach Version 1 und der Service deckt nach Version 2 ein.

Blöcke je Abteilung:

Ablauf: Uhrzeit, Programmpunkt, Verantwortlich, Hinweise.
Speisen: Gang und Uhrzeit, Gericht, Menge, Allergene und Diät (vegan, vegetarisch, glutenfrei), Servierform.
Bar / Getränke: Zeitfenster, Getränke, Abrechnung (pro Person, Pauschale, nach Verbrauch).
Aufbau & Equipment: Tische, Stehtische, Bühne, Gedecke – mit Menge und Raum.
Technik: Mikrofone, Beamer, Musik, Dienstleister.
Personal: Rolle, Anzahl, Einsatzzeit.
Abrechnung: Preis pro Person, Pauschalen, Zuschläge, Anzahlung und Restbetrag. Im Beispiel ergeben sechs Positionen 19.010,00 € netto, die Anzahlung von 30 % beträgt 5.703,00 €.
Freigabe: Unterschrift von Kunde und Veranstalter.

So nutzt du die Vorlage

Felder in [eckigen Klammern] mit deinen Daten ersetzen.
Beispielzeilen anpassen, löschen oder kopieren; Blöcke, die du nicht brauchst, entfernen.
Den grauen Hinweiskasten oben löschen.
Mit Nummer und Version speichern, vom Kunden unterschreiben lassen und an alle Abteilungen geben.

Die garantierte Gästezahl ist die Abrechnungsbasis – leg im Function Sheet fest, bis wann sie sich noch ändern darf.

Function Sheets, die sich aus den Buchungen selbst füllen

Eine Vorlage hat einen Haken: Jede Änderung an Menü, Gästezahl oder Ablauf musst du von Hand nachziehen. In Univents entsteht das Function Sheet direkt aus den Buchungen der Veranstaltung – mit Mengen, Allergenen, Raum und Ablauf – und die Produktionsliste für die Küche gleich mit. Mehr dazu auf der Seite Produktion & Küche.

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Häufige Fragen

Was ist ein Function Sheet?: Ein Function Sheet ist das zentrale Dokument einer Veranstaltung: Es fasst Gästezahl, Ablauf, Speisen und Getränke, Aufbau, Technik, Personal und Abrechnung auf einem Blatt zusammen. Küche, Service, Technik und Kunde arbeiten damit alle mit demselben Stand.
Was bedeutet BEO?: BEO steht für Banquet Event Order. So heißt das Function Sheet in Hotels und im englischsprachigen Raum – gemeint ist dasselbe Dokument mit allen Details einer Veranstaltung, das der Kunde vorab unterschreibt.
In welchem Format bekomme ich die Function Sheet Vorlage?: Als editierbare Word-Datei (DOCX) zum Ausfüllen und als PDF zum Ansehen. Beide Dateien laden ohne Anmeldung direkt herunter und funktionieren auch in LibreOffice, Pages und Google Docs.
Was ist der Unterschied zwischen garantierter und erwarteter Gästezahl?: Die garantierte Gästezahl ist die Zahl, die der Kunde mindestens bezahlt – sie ist die Abrechnungsbasis. Die erwartete Gästezahl ist die Planungsgröße für Küche und Service. Im Function Sheet stehen beide, dazu die Frist, bis wann sich die garantierte Zahl noch ändern darf.

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