Event-Checkliste (CSV)

Vergessene Aufgaben kosten am Event-Tag am meisten

Am Event-Tag fliegt nichts mehr unter dem Radar. Eine Vergesslichkeit, die drei Monate vorher fünf Minuten gekostet hätte, kostet dich am Tag selbst eine Stunde, gute Nerven und manchmal richtig Geld. Der nicht bestellte Strom-Verteiler, die nicht angemeldete GEMA, der fehlende Schichtplan für die Spülküche – das sind keine kleinen Lücken, das sind die Stellen, an denen Events sichtbar kippen.

Eine Event-Checkliste ist das einfachste Werkzeug gegen genau dieses Problem. Sie ist kein Rechner und keine Software-Magie, sondern eine bewusst geordnete Liste aller Aufgaben über alle Phasen einer Veranstaltung hinweg. Der Punkt ist nicht, dass dir etwas Neues einfällt – der Punkt ist, dass dir nichts mehr durchrutscht, was du eigentlich längst weißt. Genau das macht den Unterschied zwischen einem Event, das ruhig läuft, und einem, das nur knapp gutgeht.

Diese Vorlage ist bewusst bearbeitbar und herunterladbar aufgebaut. Du nimmst sie als Gerüst, streichst, was nicht passt, und ergänzt deine Besonderheiten. Sie deckt die vier klassischen Phasen ab: Planung (3–6 Monate vorher), Vorbereitung (Wochen vorher), Durchführung (am Tag) und Nachbereitung (danach).

Warum nach Vorlaufzeit sortieren, nicht nach Zuruf

Die meisten Checklisten scheitern nicht am Inhalt, sondern an der Reihenfolge. Wer Aufgaben so notiert, wie sie ihm gerade einfallen – „Ah, Servietten!", „Stimmt, Musik!" –, baut eine Liste, die zwar vollständig wirkt, aber keine Information darüber trägt, wann etwas erledigt sein muss.

Das ist der teure Fehler. Denn Aufgaben unterscheiden sich massiv in ihrer Anlaufzeit:

• Lange Anlaufzeit: Genehmigungen, Location-Reservierung, Mietequipment in der Hochsaison, Personalverträge, GEMA-/AKM-Anmeldung. Diese Dinge brauchen Wochen bis Monate – manche sind nach einem bestimmten Stichtag schlicht nicht mehr machbar.
• Mittlere Anlaufzeit: Catering-Mengen final festzurren, Schichtpläne erstellen, Lieferanten briefen, Deko bestellen.
• Kurze Anlaufzeit: Tagesablauf ausdrucken, Wechselgeld holen, Briefing am Morgen.

Wenn du nach Vorlaufzeit sortierst, fällt sofort auf, was zuerst angestoßen werden muss – auch wenn es scheinbar unwichtig wirkt. Eine Standgenehmigung ist langweilig, aber wenn das Amt sechs Wochen braucht und du in vier startest, ist das Event tot, egal wie gut das Buffet wird. Nach Zuruf entdeckst du solche Engpässe immer zu spät. Nach Vorlaufzeit siehst du sie sofort.

Phase 1 – Planung (3–6 Monate vorher)

Hier entscheidet sich, ob das Event überhaupt machbar ist. Fehler in dieser Phase lassen sich später nicht mehr ausbügeln, nur noch teuer kompensieren.

• Ziel und Format definieren: Anlass, gewünschte Gästezahl, Charakter (formell, locker, Gala, Firmenfeier). Alles Weitere hängt daran.
• Budgetrahmen festlegen: grobe Verteilung auf Location, Catering, Personal, Technik, Deko, Puffer. Der Puffer ist keine Option, sondern Pflicht.
• Termin und Alternativtermin sichern: vor allem in der Hochsaison (Mai/Juni, September, Dezember) sind gute Locations früh ausgebucht.
• Location anfragen und reservieren: Kapazität, Bestuhlung, Kücheninfrastruktur, Strom, Parkplätze, An- und Abfahrt für Lieferanten.
• Genehmigungen klären: Sondernutzung öffentlicher Flächen, Schankerlaubnis, Lärmschutz/Sperrzeiten, Brandschutzauflagen bei größeren Gästezahlen. Diese Vorgänge haben die längste Anlaufzeit – als Erstes anstoßen.
• GEMA/AKM prüfen und anmelden: Sobald Musik öffentlich wiedergegeben wird (Live oder vom Band), ist die Anmeldung relevant. Frühzeitig klären spart den Strafzuschlag für verspätete Meldung.
• Mietequipment grob disponieren: Zelte, Mobiliar, Kühltechnik, Geschirr, Sanitär. In der Saison sind Verleiher früh leer – eine Vorreservierung ist Gold wert.
• Personalbedarf abschätzen: Wie viele Service-, Küchen- und Auf-/Abbaukräfte? Brauchst du Verträge, Sicherheitsdienst, Garderobe?

Schon hier zahlt sich strukturiertes Vorarbeiten aus. Der Event-Budget-Rechner liefert dir den realistischen Kostenrahmen, der Personalbedarf-Rechner die Mannschaftsgröße – beide Ergebnisse fließen direkt in die konkreten Aufgaben dieser Phase.

Phase 2 – Vorbereitung (Wochen vorher)

Jetzt wird aus dem Rahmen ein konkreter Plan. Die großen Brocken sind gesetzt, jetzt zählt die Detailtreue.

• Gästezahl finalisieren: RSVP einsammeln, Deadline kommunizieren, mit Puffer kalkulieren (No-Shows und Spontane gleichen sich selten exakt aus).
• Catering-Mengen festlegen: Menüauswahl, Allergien/Sonderkost, Getränkeauswahl. Der Getränke- und Buffet-Mengen-Rechner verhindert hier den klassischen Doppelfehler – zu wenig Hauptgang, zu viel Wein, der am Ende übrig bleibt.
• Lieferanten final briefen: Anlieferzeiten, Zufahrt, Ansprechpartner vor Ort, Rücknahme von Leergut und Equipment.
• Schichtpläne erstellen: Wer kommt wann, wer macht was, wer ist Schichtführer. Auf-/Abbau separat planen – das wird am häufigsten unterschätzt.
• Personalverträge und Einsatzbestätigungen: schriftlich, mit Zeiten und Rollen. Mündliche Zusagen platzen am Event-Tag am ehesten.
• Technik-Check planen: Ton, Licht, Strom (Verteilung und Gesamtlast!), Internet/Kassensystem, Beleuchtung für Auf- und Abbau im Dunkeln.
• Function Sheet erstellen: das zentrale Ablaufdokument, das alle Gewerke synchronisiert. Die Function-Sheet-Vorlage bündelt Zeiten, Verantwortliche, Mengen und Technik auf einem Blatt.
• Beschilderung, Sitzplan, Garderobe, Parken organisieren.
• Notfallplan: Wetter-Plan B, Ersatzlieferant, Erste-Hilfe, Ansprechpartner-Liste mit Handynummern.

Phase 3 – Durchführung (am Tag)

Am Tag selbst arbeitest du die Liste nur noch ab – wenn die Vorarbeit stimmt. Deine Checkliste ist hier ein Zeitstrahl, kein Aufgabenspeicher.

• Morgen-Briefing: Team zusammenholen, Ablauf durchgehen, Rollen bestätigen, Notfallkontakte teilen.
• Aufbau nach Plan: Mobiliar, Buffet-/Bar-Stationen, Technik. Strom als Erstes prüfen, sonst steht später alles.
• Technik-Soundcheck: vor Gästeankunft, nicht währenddessen.
• Wareneingang kontrollieren: Liefermengen gegen Bestellung prüfen, Kühlkette dokumentieren.
• Service-Briefing kurz vor Türöffnung: Stationen, Abläufe, Signale.
• Live-Ablauf nach Function Sheet: Begrüßung, Gänge/Buffet-Freigabe, Reden, Programmpunkte – jeweils mit Zeitfenster und verantwortlicher Person.
• Laufende Kontrolle: Getränke nachschenken, Buffet auffüllen, Müll/Leergut, Sanitär, Stimmung lesen.
• Abbau und Übergabe: Equipment zählen und sichern, Location-Zustand dokumentieren (Fotos!), Verlustprotokoll.

Phase 4 – Nachbereitung (danach)

Die Phase, die am häufigsten komplett vergessen wird – und genau die, die deinen nächsten Auftrag sichert.

• Rückgabe Mietequipment fristgerecht, sonst drohen Folgetage in Rechnung.
• Abrechnung: Lieferantenrechnungen prüfen, Personalstunden abrechnen, Soll/Ist-Budget gegenüberstellen.
• Feedback einholen: vom Kunden, vom Team, von Gästen. Direkt nach dem Event, solange Eindrücke frisch sind.
• Debrief mit dem Team: Was lief gut, was hakte, was nehmen wir in die nächste Checkliste auf?
• Dokumentation archivieren: Mengen, Lieferanten, tatsächlicher Verbrauch – das ist die Datenbasis für die nächste Kalkulation.

Häufige Fehler – und wie die Liste sie verhindert

• Alles auf den letzten Drücker: Die Liste zwingt dich, Langläufer (Genehmigungen, GEMA, Mietequipment) zuerst anzustoßen.
• Auf-/Abbau nicht eingeplant: Der häufigste Personal-Engpass. Beide Phasen brauchen eigene Schichten.
• Gästezahl zu optimistisch: Mit Puffer und harter RSVP-Deadline arbeiten.
• Mündliche statt schriftliche Zusagen: Verträge und Einsatzbestätigungen schriftlich, immer.
• Kein Plan B: Wetter, Ausfall eines Lieferanten, kranke Schichtführerin – jeweils eine Zeile auf der Liste.
• Strom unterschätzt: Gesamtlast rechnen, nicht raten. Ein durchgebrannter Verteiler stoppt Küche und Musik gleichzeitig.

So passt du die Checkliste an und kombinierst sie

Diese Vorlage ist ein Startpunkt, kein Gesetz. Streiche, was dein Format nicht braucht, und ergänze deine Eigenheiten – jede Location, jede Eventart hat ihre eigenen Stolperstellen.

• Nach Eventtyp duplizieren: eine Version für Hochzeiten, eine für Firmenfeiern, eine für Open-Air. Mit jedem Event verfeinerst du die jeweilige Vorlage.
• Verantwortliche und Deadlines ergänzen: Jede Zeile bekommt einen Namen und ein Datum. Erst dann wird aus der Liste ein Plan.
• Mit deinen Rechnern verzahnen: Die Ergebnisse aus Budget-, Personal- und Mengen-Rechner sind die Zahlen, die du in die jeweiligen Checklisten-Punkte einträgst. Das Function Sheet bündelt sie am Event-Tag.
• Nach jedem Event nachschärfen: Was gefehlt hat, kommt rein. Eine Checkliste wird mit jedem Einsatz besser – das ist ihr eigentlicher Wert.

Tipp: Halte zwei Detailstufen. Eine Master-Liste mit allem für deine eigene Übersicht und eine schlanke, gefilterte Version pro Gewerk fürs Team vor Ort. Niemand braucht am Buffet die Genehmigungs-Zeilen.

Wer regelmäßig Events plant, merkt schnell: Die Checkliste, Mengen und Schichten ineinandergreifend zu pflegen, ist der Punkt, an dem eine Lösung wie Univents Zeit spart – dort hängen Budget, Personalplanung und Ablauf an einem Datensatz statt in fünf Tabellen. Für die schnelle Vorab-Kalkulation reichen der Event-Budget-Rechner, der Personalbedarf-Rechner und der Mengen-Rechner aus dieser Tool-Sammlung.