XRechnung erstellen – kostenlos und ohne Software

XRechnung erstellen: kostenlos, ohne Software, in 3 Minuten

Du hast einen Auftrag von einer Schule, einem Landkreis oder einer Bundesbehörde – und die Rechnung soll als XRechnung kommen. Oder dein Steuerberater hat dich auf die E-Rechnungspflicht im B2B hingewiesen, und du willst wissen, wie so eine Datei überhaupt aussieht. Genau dafür ist dieses Tool da: Rechnungssteller, Empfänger und Positionen eintragen, auf „XRechnung erstellen“ klicken, XML herunterladen. Die Datei wird im selben Schritt geprüft, bevor du sie verschickst. Alles passiert in deinem Browser, nichts wird gespeichert.

Was eine XRechnung ist

Eine XRechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine strukturierte XML-Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Jede Angabe – Rechnungsnummer, Absender, Positionen, Steuerbeträge – steht in einem definierten Feld, damit die Software des Empfängers sie ohne Abtippen verarbeiten kann. XRechnung ist die deutsche Ausprägung dieser Norm und wird von der KoSIT gepflegt. Es gibt zwei erlaubte Syntaxen, UBL und CII; beide sind gleichwertig. Dieses Tool erzeugt die CII-Variante, dieselbe, die Univents auch für echte Rechnungen ausgibt.

Die Abgrenzung zu ZUGFeRD: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bei dem das XML in eine PDF eingebettet ist. Menschen sehen die PDF, Maschinen lesen das XML. Eine XRechnung dagegen ist nur das XML. Behörden verlangen in der Regel die reine XRechnung; im B2B akzeptieren viele Empfänger beides.

Wer eine XRechnung braucht

Aufträge der öffentlichen Hand. Wer an Bund, Länder oder Kommunen liefert, muss seit einigen Jahren elektronisch abrechnen. Der Schlüssel dafür ist die Leitweg-ID: Sie sagt dem zentralen Rechnungseingang, an welche Stelle die Rechnung intern weitergeleitet wird. Ohne gültige Leitweg-ID wird die Rechnung abgewiesen – sie ist das erste, was du beim Auftraggeber erfragst.

B2B in Deutschland. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen: Bis Ende 2026 dürfen Rechnungen noch als Papier oder PDF verschickt werden, wenn der Empfänger zustimmt; Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro haben bis Ende 2027 Zeit. Ab 2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle Pflicht. Das ist der Stand des Wachstumschancengesetzes – prüfe Fristen und Ausnahmen für deinen Fall mit deinem Steuerberater, dieses Tool ersetzt keine Beratung.

Pflichtangaben einer XRechnung

Die Norm verlangt mehr, als auf einer klassischen Rechnung steht. Das Tool fragt deshalb genau die Felder ab, an denen Rechnungen in der Praxis scheitern:

• Rechnungssteller: Name, vollständige Anschrift, USt-IdNr., E-Mail, Telefonnummer und IBAN. Ja, Telefonnummer und IBAN sind Pflicht – sie fehlen in fast jeder abgelehnten XRechnung. Und die Steuernummer allein reicht nicht: Ohne USt-IdNr. lehnt der Validator mit der Regel BR-CO-26 ab.
• Empfänger: Name, vollständige Anschrift, Leitweg-ID beziehungsweise Käuferreferenz.
• Rechnungskopf: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Leistungszeitraum.
• Positionen: Bezeichnung, Menge, Einheit als Code nach UN/ECE, Netto-Einzelpreis, Steuersatz.
• Summen: Netto je Steuersatz, Steuerbetrag je Satz, Brutto – auf den Cent stimmig.

Die Summen rechnet das Tool für dich, mit derselben Rundungsregel, die auch der Validator der Behörde anwendet.

Häufige Validierungsfehler – und wie das Tool sie abfängt

• Fehlende oder falsche Leitweg-ID. Das Tool prüft Aufbau und Prüfziffer der Leitweg-ID, bevor du die Datei erzeugst. Eine Tippfehler-ID erkennst du an der Warnung unter dem Feld.
• Falsche Einheitencodes. „Stück“, „Stunde“ oder „Pauschale“ müssen als UN/ECE-Code im XML stehen, zum Beispiel H87, HUR oder C62. Du wählst die Einheit im Klartext, den Code setzt das Tool.
• Summenrundung. Wenn Positionssummen, Steuerbeträge und Gesamtbetrag nicht exakt zusammenpassen, lehnt der Validator ab. Das Tool rundet je Steuersatz und bildet die Gesamtsumme daraus – nicht umgekehrt.
• Fehlende Telefonnummer oder Anschrift. Die Vorprüfung nennt jede Lücke mit dem Regelcode, den auch der KoSIT-Validator verwendet, etwa BR-DE-6 für die Telefonnummer.

Nach dem Erzeugen siehst du zwei Prüfergebnisse: die Vollständigkeits-Vorprüfung mit Regelcodes und den Struktur-Check, den du auch im XRechnung-Validator auf fremde Dateien anwenden kannst. Beide grün, dann kann die Datei raus.

Beispiel: Schulverpflegung an eine Kommune

Ein Caterer beliefert das Schulfest einer Stadt: 120 Portionen Mittagsverpflegung zu 9,50 Euro netto mit 7 Prozent Umsatzsteuer und 8 Stunden Servicepersonal zu 32 Euro netto mit 19 Prozent. Das Tool rechnet 1.140,00 Euro netto zu 7 Prozent (79,80 Euro Steuer) und 256,00 Euro netto zu 19 Prozent (48,64 Euro Steuer), zusammen 1.524,44 Euro brutto. Als Empfänger steht das Amt für Schulen mit seiner Leitweg-ID, als Einheiten „Person“ und „Stunde“. Genau dieses Beispiel ist beim Öffnen der Seite vorbelegt – ersetze die Werte durch deine.

Catering für Behörden, Schulen und Kantinen

Wer öffentlich abrechnet, merkt es schnell: Kantinen-Catering, Verpflegung bei Schulveranstaltungen, Empfänge im Rathaus oder Seminare in Landesbehörden – hier ist die XRechnung Standard, nicht Ausnahme. Viele Caterer und Eventdienstleister stellen deshalb monatlich Dutzende XRechnungen aus. Für den ersten Auftrag reicht dieses Tool. Wird es regelmäßig, willst du das nicht mehr von Hand tippen.

Univents erzeugt zu jeder Rechnung und Gutschrift automatisch die passende XRechnung und liefert sie mit der Rechnung aus – die Leitweg-ID liegt am Kunden, die Positionen kommen aus dem Angebot, die Prüfung läuft im Hintergrund. Wie das im Alltag aussieht, zeigt die Seite zu Angebote & Rechnungen.