Catering-Kalkulation: Preis & Marge

Was darf ein Gedeck kosten, damit am Ende Marge bleibt?

Die Frage entscheidet, ob ein Catering-Auftrag dich nach vorne bringt oder dir Geld kostet. Viele Caterer rechnen rückwärts: Sie hören vom Kunden eine Zahl ("wir haben 45 Euro pro Person eingeplant") und versuchen, sich da irgendwie reinzuquetschen. Das ist der direkte Weg in die Nullmarge. Richtig ist der umgekehrte Weg: Du rechnest deine echten Kosten hoch, schlägst deinen Bedarf an Deckung und Gewinn drauf und bekommst deinen Preis pro Gast. Erst dann verhandelst du.

Dieser Rechner macht genau das. Du gibst fünf Werte ein – Wareneinsatz pro Gast, Gästezahl, Personalstunden, Stundenlohn und deine Wunschmarge – und bekommst einen sauberen Verkaufspreis, den Preis pro Gast und den Gewinn in Euro. Kein Bauchgefühl, keine vergessenen Posten.

Wie kalkuliert man einen Catering-Preis?

Der Rechner arbeitet die Kalkulation in genau fünf Schritten ab. Wenn du verstehst, was in jedem Schritt passiert, verstehst du auch, an welchen Stellschrauben du in der Verhandlung drehen kannst.

1. Wareneinsatz = Kosten pro Gast × Gäste. Das sind die reinen Lebensmittel- und Getränkekosten pro Person, multipliziert mit der Anzahl der Gäste. Der Einkaufspreis, nicht der Verkaufspreis.
2. Personalkosten = Personalstunden × Stundenlohn. Alle Stunden, die für diesen Auftrag anfallen: Vorbereitung, Anfahrt, Aufbau, Service, Abbau, Rückfahrt, Spülen. Multipliziert mit dem Stundenlohn, den dich diese Stunden tatsächlich kosten (inkl. Lohnnebenkosten, nicht nur der Auszahlungsbetrag).
3. Gesamtkosten = Wareneinsatz + Personalkosten. Die Summe der beiden direkten Kostenblöcke. Das ist die Zahl, unter die du niemals fallen darfst.
4. Verkaufspreis = Gesamtkosten × (1 + Marge in %). Hier kommt dein Aufschlag drauf. Bei 60 % Marge multiplizierst du die Gesamtkosten mit 1,6. Diese „Marge" im Tool ist ein Aufschlag auf die Kosten, keine Umsatzmarge.
5. Preis pro Gast = Verkaufspreis ÷ Gäste. Der Verkaufspreis heruntergebrochen auf den einzelnen Gast – die Zahl, die der Kunde am Ende auf dem Angebot sieht.

Daneben rechnet das Tool deinen Gewinn = Verkaufspreis − Gesamtkosten aus. Das ist der Betrag, der nach Abzug von Ware und Personal übrig bleibt – aber noch bevor dein restlicher Overhead abgezogen ist. Dazu gleich mehr.

Was der Aufschlag wirklich decken muss

Der häufigste Denkfehler: "Marge = Gewinn". Falsch. Der Aufschlag, den du in Schritt 4 draufrechnest, ist kein reiner Gewinn. Er muss erst eine ganze Reihe von Kosten abdecken, die im Rechner nicht als direkte Posten auftauchen, weil sie nicht pro Auftrag, sondern pauschal anfallen:

• Overhead / Fixkosten: Miete für Küche und Lager, Versicherungen, Buchhaltung, Software, Telefon, Strom, Gas, Wasser.
• Logistik & Fahrzeuge: Leasing oder Abschreibung des Kühltransporters, Sprit, Wartung, Reifen, Maut.
• Equipment: Geschirr, Besteck, Gläser, Chafing Dishes, Tische, Stehtische, Hussen, Zelte – Anschaffung, Reinigung, Reparatur, Ersatz für Bruch.
• Verwaltung & Akquise: Angebote schreiben, die nie zum Auftrag werden, Telefonate, Verkostungen, Marketing.
• Risiko & Schwund: Ware, die schlecht wird, No-Shows, kurzfristige Stornos, kalkulatorische Fehler.
• Dein Unternehmerlohn und der echte Gewinn: Das, was am Ende übrig bleiben soll, damit das Geschäft Sinn ergibt.

Deshalb ist eine Marge von 50–70 % auf die direkten Kosten in der Praxis oft nicht üppig, sondern notwendig. Wer mit 20 % kalkuliert, deckt häufig gerade so den Overhead und arbeitet de facto umsonst.

Realistische Quoten: Wareneinsatz und Personal im Blick

Damit du nicht im Blindflug rechnest, hier die Richtwerte, an denen sich die Branche orientiert:

• Wareneinsatz: meist 25–35 % vom Netto-Verkaufspreis. Das ist die wichtigste Kennzahl im Catering. Liegt dein Wareneinsatz nach der Kalkulation bei über 35 % vom Netto-Verkaufspreis, ist entweder dein Preis zu niedrig oder dein Einkauf zu teuer.
• Premium / Fine Dining: Hier darf der Wareneinsatz-Anteil etwas höher liegen, weil hochwertige Produkte (Wagyu, Hummer, edle Weine) prozentual mehr kosten – dafür ist auch der absolute Verkaufspreis höher.
• Einfaches Buffet / Standard-Catering: Hier liegt der Wareneinsatz-Anteil oft niedriger (Richtung 25 %), weil mit Mengen und einfacheren Zutaten gearbeitet wird.

Eine einfache Gegenprobe: Teile deinen kalkulierten Wareneinsatz durch den Netto-Verkaufspreis. Liegt das Ergebnis zwischen 0,25 und 0,35, bist du im gesunden Bereich. Liegt es darüber, stimmt an deiner Kalkulation etwas nicht.

Beim Personal gilt: Rechne ehrlich. Eine 50-Personen-Hochzeit ist nicht mit "4 Stunden Service" erledigt. Vorbereitung in der Küche, Beladen, zweimal Anfahrt, Aufbau, Service über mehrere Stunden, Abbau und Spülen summieren sich schnell auf das Drei- bis Vierfache der reinen Servicezeit. Und: Der Stundenlohn, mit dem du rechnest, ist nicht der Netto-Auszahlungsbetrag, sondern der Arbeitgeber-Brutto inklusive Lohnnebenkosten – also Sozialabgaben, Urlaub, ggf. Zuschläge. Faustregel: rund 25–30 % über dem reinen Bruttolohn.

Ein vollständig durchgerechnetes Beispiel

Nehmen wir ein konkretes Catering: 80 Gäste, gehobenes Flying-Buffet zum Firmenjubiläum.

Eingaben:

• Wareneinsatz pro Gast: 18 €
• Gäste: 80
• Personalstunden: 40 (Küche, Anfahrt, Aufbau, Service mit 4 Leuten über den Abend, Abbau, Spülen)
• Stundenlohn (Arbeitgeber-Brutto): 22 €
• Gewünschte Marge: 60 %

Schritt 1 – Wareneinsatz: 18 € × 80 = 1.440 € Schritt 2 – Personalkosten: 40 × 22 € = 880 € Schritt 3 – Gesamtkosten: 1.440 € + 880 € = 2.320 € Schritt 4 – Verkaufspreis: 2.320 € × 1,60 = 3.712 € Schritt 5 – Preis pro Gast: 3.712 € ÷ 80 = 46,40 €

Gewinn (vor Overhead): 3.712 € − 2.320 € = 1.392 €

Jetzt die Gegenprobe: Wareneinsatz-Anteil = 1.440 € ÷ 3.712 € = 38,8 %. Das liegt knapp über dem gesunden Korridor von 25–35 %. Heißt konkret: Bei diesem Auftrag ist die Ware im Verhältnis teuer. Entweder du hebst die Marge an (auf z. B. 75 %, dann liegt der Preis pro Gast bei rund 50,75 € und der Wareneinsatz-Anteil bei 35,4 %), oder du senkst den Wareneinsatz pro Gast, oder du akzeptierst bewusst, dass dieser Auftrag wegen der hochwertigen Ware eher Premium-Charakter hat. So oder so: Du siehst das Problem jetzt, statt es erst beim Jahresabschluss zu merken.

Die typischen Kalkulationsfehler – und wie du sie vermeidest

Hier verlieren Caterer am häufigsten Geld:

• Logistik vergessen. Anfahrt, Sprit, zweite Fahrt zum Abholen des Equipments – das sind echte Kosten und echte Stunden. Pack die Fahrzeit in die Personalstunden und die Fahrzeugkosten in deine Marge.
• Equipment nicht eingepreist. Wenn du Zelte, Stehtische, Geschirr oder Chafing Dishes mietest oder vorhältst, kostet das Geld. Bruch und Reinigung kommen oben drauf. Muss durch die Marge gedeckt sein – oder als separater Posten ins Angebot.
• Personalstunden zu knapp angesetzt. Der Klassiker: Nur die Servicezeit gerechnet, Auf- und Abbau "vergessen". Rechne immer von der ersten Vorbereitungsminute bis zum letzten gespülten Glas.
• Lohnnebenkosten ignoriert. Mit dem Netto-Stundenlohn zu rechnen unterschätzt die echten Personalkosten um 25–30 %.
• Schwund und Puffer nicht eingeplant. Du kochst nie für exakt 80 Personen, du kochst für 80 plus Sicherheit. Diese Mehrmenge muss in den Wareneinsatz pro Gast einkalkuliert sein.
• Kostenlose Zusatzleistungen. "Die Tischdeko machen wir noch schnell mit" – nein, das ist Arbeitszeit und Material. Entweder einpreisen oder bewusst als Goodie deklarieren.

Netto rechnen, brutto kommunizieren

Eine eiserne Regel: Kalkuliere immer netto. Alle Zahlen in diesem Rechner – Wareneinsatz, Stundenlohn, Verkaufspreis – sind Nettobeträge. Die Mehrwertsteuer ist ein durchlaufender Posten, der deine Marge nicht beeinflusst und in der Kalkulation nichts verloren hat. Wer brutto und netto vermischt, verrechnet sich systematisch.

Erst nach der Kalkulation schlägst du für die Kundenkommunikation die Umsatzsteuer drauf. Randnotiz für den deutschen Markt: Seit dem 1.1.2026 gilt in Deutschland wieder der ermäßigte Satz von 7 % auf Speisen, während Getränke mit 19 % besteuert werden. Bei gemischten Caterings (Essen plus Getränke) musst du also unter Umständen aufteilen – aber das ist eine Frage der Rechnungsstellung, nicht der Kalkulation.

Die Untergrenze in Verhandlungen

Der wichtigste Wert, den dir dieser Rechner liefert, ist nicht der Verkaufspreis – es ist das Wissen um deine Gesamtkosten. Das ist deine absolute Untergrenze. Darunter machst du Verlust, Punkt.

• Über den Gesamtkosten, aber unter Wunschmarge: Hier kannst du verhandeln. Jeder Euro über den Gesamtkosten trägt zum Overhead bei. Bei schwacher Auslastung oder einem strategisch wichtigen Kunden kann ein Auftrag mit reduzierter Marge sinnvoll sein.
• Auf Höhe der Gesamtkosten: Absolute Schmerzgrenze. Nur in Ausnahmefällen (Referenzkunde, Türöffner) und nie als Regel.
• Unter den Gesamtkosten: Ablehnen. Du subventionierst sonst die Veranstaltung des Kunden aus eigener Tasche.

Praktischer Verhandlungstipp: Senke nie zuerst den Preis, sondern reduziere die Leistung. Statt 46 € pro Gast auf 40 € zu drücken (und deine Marge zu opfern), nimm einen Gang aus dem Menü oder reduziere das Servicepersonal. So bleibt deine Prozent-Marge stabil, während der absolute Preis sinkt.

Die Grenzen dieses Tools

Dieser Rechner ist ein Kalkulationshelfer, kein verbindliches Angebot. Er gibt dir schnell eine belastbare Hausnummer und deckt die großen Kostenblöcke ab. Was er nicht kann: deine individuellen Fixkosten exakt umlegen, regionale Lohnunterschiede automatisch berücksichtigen oder die genaue MwSt-Aufteilung bei gemischten Leistungen abbilden. Behandle das Ergebnis als fundierten Ausgangspunkt, den du mit deinem Wissen über den konkreten Auftrag verfeinerst – nicht als finalen Preis, den du ungeprüft ins Angebot schreibst.

Vom Rechner zur echten Angebotskalkulation

Eine schnelle Überschlagsrechnung ist der Anfang. Wenn du dieselbe Logik – Wareneinsatz, Personal, Marge, Preis pro Gast – über alle deine Events hinweg sauber führen, mit echten Angeboten verknüpfen und auswerten willst, übernimmt das in Univents die Event- und Kalkulationsverwaltung für dich.