Was ist der Unterschied zwischen Ablaufplan und Regieplan?

Im Eventbereich meint beides dasselbe: den minutengenauen Plan für den Veranstaltungstag mit Uhrzeit, Programmpunkt und Verantwortlichen. „Regieplan“ ist im Veranstaltungs- und Bühnenumfeld gebräuchlicher, „Ablaufplan“ bei Caterern und Locations. Die Vorlage deckt beides ab.

In welchem Format bekomme ich die Ablaufplan-Vorlage?

Als editierbare Word-Datei (DOCX) im Querformat zum Ausfüllen und als PDF zum Ansehen. Beide Dateien laden ohne Anmeldung direkt herunter und funktionieren auch in LibreOffice, Pages und Google Docs.

Wie detailliert sollte ein Event-Ablaufplan sein?

So detailliert, dass jede Person am Eventtag ihre nächste Aufgabe ohne Rückfrage findet: Beginn und Ende je Programmpunkt, genau eine verantwortliche Person, der Raum und das nötige Material. Aufbau, Briefing und Abbau gehören genauso hinein wie das Programm für die Gäste.

Wer bekommt den Ablaufplan?

Alle, die am Tag mitarbeiten: Küche, Service, Technik, Location und externe Dienstleister – und der Kunde, meist ohne interne Spalten wie Catering-Hinweise. Druck den Plan mit Stand und Versionsnummer, damit alle vom selben Plan ausgehen.

Ablaufplan-Vorlage für Events (Word + PDF)

Event-Ablaufplan zum Ausfüllen: Kopf mit Veranstaltung, Ort, Gästezahl und Ansprechpartnern, dazu Uhrzeit, Programmpunkt, Verantwortlich, Raum, Technik, Catering-Hinweis und Status – als Word-Datei und PDF.

Word-Vorlage herunterladen (DOCX)Als PDF ansehen

Ablaufplan-Vorlage: Aufbau, Beispiel, Download

Ein Ablaufplan – im Eventbereich auch Regieplan oder Run Sheet genannt – ist das eine Dokument, das am Veranstaltungstag alle in der Hand haben: Küche, Service, Technik, Location und der Kunde. Diese Vorlage ist ein fertiger Event-Ablaufplan als Word-Datei (DOCX) im Querformat, dazu ein PDF zum Ansehen. Sie ist für Caterer, Eventlocations und Agenturen gebaut und enthält einen durchgeplanten Beispielabend: eine Jubiläumsfeier mit 120 Gästen, vom Anliefern um 12 Uhr bis zur Endreinigung nach Mitternacht.

Wie ein Ablaufplan für verschiedene Anlässe aussieht – Hochzeit, Firmenfeier, Tagung – zeigen die Eventablauf-Beispiele. Die Vorlage hier ist der Download zum direkten Weiterarbeiten.

Was in einen Ablaufplan gehört

Kopf. Veranstaltung, Datum, Ort, Gästezahl, Ansprechpartner beim Kunden, Ansprechpartner intern, Eventleitung vor Ort und ein Stand mit Versionsnummer. Ohne Stand arbeitet am Eventtag die Küche mit Version 2 und der Service mit Version 3.

Ablauf-Tabelle. Eine Zeile je Programmpunkt, mit sieben Spalten:

Uhrzeit: Beginn und Ende, nicht nur der Beginn – sonst sieht niemand, wo es eng wird.
Programmpunkt: was passiert, in Worten, die auch die Aushilfe versteht.
Verantwortlich: genau eine Person oder ein Team je Zeile.
Raum / Ort: wo es passiert, bei mehreren Räumen unverzichtbar.
Technik / Material: Mikrofone, Beamer, Stehtische, Kühlung, Strom.
Catering-Hinweis: was Küche und Service in diesem Moment tun – Nachschub, Abräumen, Sonderessen.
Status: offen, bestätigt, erledigt.

Notfall und Kontakte. Notfallnummer, Technik-Dienstleister, Haustechnik der Location und Hinweise wie Anlieferzeitfenster oder Lärmschutz.

So nutzt du die Vorlage

Felder in [eckigen Klammern] mit deinen Daten ersetzen.
Die 14 Beispielzeilen an deine Veranstaltung anpassen, Zeilen löschen oder kopieren.
Den grauen Hinweiskasten oben entfernen.
Mit Stand und Version speichern und an Team, Dienstleister und Kunde geben.

Plane Puffer zwischen den Programmpunkten ein, besonders vor Reden und vor der Buffet-Eröffnung: Beides verschiebt sich fast immer um zehn bis fünfzehn Minuten.

Vom Word-Dokument zum Ablaufplan, der sich selbst aktualisiert

Eine Vorlage hat einen Haken: Jede Änderung musst du in jeder verschickten Version nachziehen. In Univents hängt der Ablaufplan direkt an der Veranstaltung. Du legst ihn aus deinen eigenen Ablaufplan-Vorlagen an, siehst ihn als Zeitleiste oder im Kalender, teilst ihn mit Team und Partnern, und dein Kunde sieht immer den aktuellen Stand im Kundenportal. Mehr dazu auf der Seite zum Kundenportal.

Schluss mit Eventplanung in Excel

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Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Ablaufplan und Regieplan?: Im Eventbereich meint beides dasselbe: den minutengenauen Plan für den Veranstaltungstag mit Uhrzeit, Programmpunkt und Verantwortlichen. „Regieplan“ ist im Veranstaltungs- und Bühnenumfeld gebräuchlicher, „Ablaufplan“ bei Caterern und Locations. Die Vorlage deckt beides ab.
In welchem Format bekomme ich die Ablaufplan-Vorlage?: Als editierbare Word-Datei (DOCX) im Querformat zum Ausfüllen und als PDF zum Ansehen. Beide Dateien laden ohne Anmeldung direkt herunter und funktionieren auch in LibreOffice, Pages und Google Docs.
Wie detailliert sollte ein Event-Ablaufplan sein?: So detailliert, dass jede Person am Eventtag ihre nächste Aufgabe ohne Rückfrage findet: Beginn und Ende je Programmpunkt, genau eine verantwortliche Person, der Raum und das nötige Material. Aufbau, Briefing und Abbau gehören genauso hinein wie das Programm für die Gäste.
Wer bekommt den Ablaufplan?: Alle, die am Tag mitarbeiten: Küche, Service, Technik, Location und externe Dienstleister – und der Kunde, meist ohne interne Spalten wie Catering-Hinweise. Druck den Plan mit Stand und Versionsnummer, damit alle vom selben Plan ausgehen.

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