Qual é a diferença entre programa e guião de produção?

No setor dos eventos, ambos significam o mesmo: o plano ao minuto para o dia do evento, com hora, ponto do programa e responsáveis. «Guião de produção» é mais usual no meio dos espetáculos e da produção, «programa» entre caterers e espaços de eventos. O modelo cobre ambos.

Em que formato está disponível o modelo de programa?

Em ficheiro Word editável (DOCX), em formato horizontal, para preencher, e em PDF, para consultar. Ambos os ficheiros são descarregados diretamente, sem registo, e funcionam também em LibreOffice, Pages e Google Docs.

Com que detalhe deve ser feito o programa de um evento?

Com detalhe suficiente para que cada pessoa encontre, no dia do evento, a sua tarefa seguinte sem ter de perguntar: início e fim de cada ponto do programa, uma única pessoa responsável, a sala e o material necessário. A montagem, o briefing e a desmontagem fazem tanto parte do programa como a parte dedicada aos convidados.

Quem recebe o programa?

Todos os que trabalham no dia: cozinha, serviço, técnica, espaço e prestadores externos – e o cliente, normalmente sem colunas internas como as notas de catering. Convém imprimir o programa com a data e o número da versão, para que todos partam do mesmo plano.

Modelo de programa para eventos (Word + PDF)

Programa de evento para preencher: cabeçalho com evento, local, número de convidados e contactos, mais hora, ponto do programa, responsável, sala, técnica, nota de catering e estado – em ficheiro Word e PDF.

Transferir modelo Word (DOCX)Ver em PDF

Modelo de programa: estrutura, exemplo, download

Um programa de evento – no setor também chamado plano de realização ou run sheet – é o único documento que todos têm em mãos no dia do evento: cozinha, serviço, técnica, espaço e cliente. Este modelo é um programa de evento pronto a usar, em ficheiro Word (DOCX), em formato horizontal, acompanhado de um PDF para consulta. Foi concebido para empresas de catering, espaços para eventos e agências e inclui um serão de exemplo totalmente planeado: uma festa de aniversário com 120 convidados, desde a entrega às 12h00 até à limpeza final depois da meia-noite.

Como é um programa para diferentes ocasiões – casamento, festa de empresa, conferência – mostram-no os exemplos de programas de eventos. O modelo aqui disponível é o download para trabalhar diretamente.

O que deve constar de um programa de evento

Cabeçalho. Evento, data, local, número de convidados, contacto do cliente, contacto interno, responsável pelo evento no local e uma data de atualização com número de versão. Sem versão, no dia do evento a cozinha trabalha com a versão 2 e o serviço com a versão 3.

Tabela do programa. Uma linha por ponto do programa, com sete colunas:

Hora: início e fim, não apenas o início – caso contrário ninguém vê onde o tempo aperta.
Ponto do programa: o que acontece, em palavras que também um extra compreenda.
Responsável: exatamente uma pessoa ou uma equipa por linha.
Sala / local: onde acontece, indispensável quando há várias salas.
Técnica / material: microfones, projetor, mesas altas, refrigeração, eletricidade.
Nota de catering: o que a cozinha e o serviço fazem nesse momento – reposição, recolha, refeições especiais.
Estado: em aberto, confirmado, concluído.

Emergência e contactos. Número de emergência, fornecedor de técnica, serviços técnicos do espaço e indicações como janela horária para entregas ou limites de ruído.

Como utilizar o modelo

Substituir os campos entre [parênteses retos] pelos dados próprios.
Adaptar as 14 linhas de exemplo ao evento, eliminando ou copiando linhas.
Remover a caixa de aviso cinzenta no topo.
Guardar com data e versão e partilhar com a equipa, os fornecedores e o cliente.

Convém prever margens entre os pontos do programa, sobretudo antes dos discursos e da abertura do buffet: ambos quase sempre se atrasam entre dez a quinze minutos.

Do documento Word a um programa que se atualiza sozinho

Um modelo tem um senão: cada alteração tem de ser repetida em todas as versões enviadas. No Univents, o programa fica ligado diretamente ao evento. É criado a partir dos modelos de programa próprios, visualizado como cronograma ou no calendário, partilhado com a equipa e os parceiros, e o cliente vê sempre a versão atual no portal do cliente. Mais informações na página do portal do cliente.

Chega de planear eventos em Excel

O Univents reúne orçamentos, pessoal, cozinha e finanças do evento num só lugar. Começar grátis, em poucos minutos.

Começar com o Univents

Perguntas frequentes

Qual é a diferença entre programa e guião de produção?: No setor dos eventos, ambos significam o mesmo: o plano ao minuto para o dia do evento, com hora, ponto do programa e responsáveis. «Guião de produção» é mais usual no meio dos espetáculos e da produção, «programa» entre caterers e espaços de eventos. O modelo cobre ambos.
Em que formato está disponível o modelo de programa?: Em ficheiro Word editável (DOCX), em formato horizontal, para preencher, e em PDF, para consultar. Ambos os ficheiros são descarregados diretamente, sem registo, e funcionam também em LibreOffice, Pages e Google Docs.
Com que detalhe deve ser feito o programa de um evento?: Com detalhe suficiente para que cada pessoa encontre, no dia do evento, a sua tarefa seguinte sem ter de perguntar: início e fim de cada ponto do programa, uma única pessoa responsável, a sala e o material necessário. A montagem, o briefing e a desmontagem fazem tanto parte do programa como a parte dedicada aos convidados.
Quem recebe o programa?: Todos os que trabalham no dia: cozinha, serviço, técnica, espaço e prestadores externos – e o cliente, normalmente sem colunas internas como as notas de catering. Convém imprimir o programa com a data e o número da versão, para que todos partam do mesmo plano.

Ferramentas relacionadas

Calculadora de orçamento interno para eventosAbrir Modelo de Function Sheet (BEO) – grátisAbrir Checklist de eventos (CSV)Abrir

Newsletter Univents

Novidades do produto e dicas práticas para empresas de eventos e catering. Cerca de uma vez por mês, não mais.

A newsletter é enviada em inglês.