Szablon harmonogramu wydarzenia (Word + PDF)

Szablon harmonogramu wydarzenia: struktura, przykład, pobranie

Harmonogram – w branży eventowej nazywany też scenariuszem wydarzenia lub run sheetem – to jeden dokument, który w dniu wydarzenia mają w ręku wszyscy: kuchnia, obsługa, technika, obiekt i klient. Ten szablon to gotowy harmonogram wydarzenia w pliku Word (DOCX) w układzie poziomym oraz PDF do podglądu. Powstał z myślą o firmach cateringowych, obiektach eventowych i agencjach. Zawiera w pełni rozpisany przykładowy wieczór: jubileusz dla 120 gości, od dostawy o 12:00 aż po końcowe sprzątanie po północy.

Jak wygląda harmonogram na różne okazje – wesele, imprezę firmową, konferencję – pokazują przykłady harmonogramów wydarzeń. Szablon z tej strony to plik do pobrania, na którym możesz od razu pracować.

Co powinno znaleźć się w harmonogramie

Nagłówek. Wydarzenie, data, miejsce, liczba gości, osoba kontaktowa po stronie klienta, osoba kontaktowa wewnętrzna, kierownik wydarzenia na miejscu oraz data aktualizacji z numerem wersji. Bez oznaczenia wersji w dniu wydarzenia kuchnia pracuje na wersji 2, a obsługa na wersji 3.

Tabela harmonogramu. Jeden wiersz na punkt programu, siedem kolumn:

• Godzina: początek i koniec, nie tylko początek – inaczej nikt nie zobaczy, gdzie robi się ciasno.
• Punkt programu: co się dzieje, opisane słowami zrozumiałymi także dla osoby pracującej dorywczo.
• Odpowiedzialny: dokładnie jedna osoba lub jeden zespół na wiersz.
• Sala / miejsce: gdzie to się odbywa – przy kilku salach niezbędne.
• Technika / materiały: mikrofony, projektor, stoliki koktajlowe, chłodzenie, zasilanie.
• Uwagi cateringowe: co w danym momencie robią kuchnia i obsługa – uzupełnianie, sprzątanie stołów, dania specjalne.
• Status: otwarte, potwierdzone, zrobione.

Sytuacje awaryjne i kontakty. Numer alarmowy, dostawca techniki, obsługa techniczna obiektu oraz wskazówki, takie jak okno czasowe na dostawę czy ograniczenia dotyczące hałasu.

Jak korzystać z szablonu

1. Zastąp pola w [nawiasach kwadratowych] własnymi danymi.
2. Dostosuj 14 przykładowych wierszy do swojego wydarzenia, usuń lub skopiuj wiersze.
3. Usuń szare pole z wskazówkami u góry.
4. Zapisz z datą i numerem wersji i przekaż zespołowi, usługodawcom i klientowi.

Zaplanuj bufory między punktami programu, zwłaszcza przed przemówieniami i przed otwarciem bufetu: jedno i drugie przesuwa się prawie zawsze o dziesięć do piętnastu minut.

Od dokumentu Word do harmonogramu, który aktualizuje się sam

Szablon ma jeden haczyk: każdą zmianę musisz nanieść w każdej rozesłanej wersji. W Univents harmonogram jest przypisany bezpośrednio do wydarzenia. Tworzysz go z własnych szablonów harmonogramów, widzisz go jako oś czasu lub w kalendarzu, udostępniasz zespołowi i partnerom, a Twój klient zawsze widzi aktualną wersję w portalu klienta. Więcej na stronie poświęconej portalowi klienta.