Modello di programma per eventi (Word + PDF)

Modello di programma dell'evento: struttura, esempio, download

Il programma dell'evento – nel settore eventi chiamato anche scaletta o run sheet – è l'unico documento che tutti hanno in mano il giorno dell'evento: cucina, servizio, tecnica, location e cliente. Questo modello è un programma dell'evento già pronto, in formato Word (DOCX) con orientamento orizzontale, più un PDF da consultare. È pensato per caterer, location per eventi e agenzie e contiene una serata di esempio pianificata nei dettagli: una festa di anniversario con 120 ospiti, dalla consegna delle 12:00 alla pulizia finale dopo mezzanotte.

Come si presenta un programma per le diverse occasioni – matrimonio, festa aziendale, convegno – lo mostrano gli esempi di programma dell'evento. Il modello qui è il download per iniziare subito a lavorarci.

Cosa deve contenere un programma dell'evento

Intestazione. Evento, data, luogo, numero di ospiti, referente presso il cliente, referente interno, responsabile dell'evento in loco e una data di aggiornamento con numero di versione. Senza versione, il giorno dell'evento la cucina lavora con la versione 2 e il servizio con la versione 3.

Tabella del programma. Una riga per ogni punto del programma, con sette colonne:

• Orario: inizio e fine, non solo l'inizio – altrimenti nessuno vede dove i tempi si stringono.
• Punto del programma: cosa succede, con parole comprensibili anche per il personale extra.
• Responsabile: esattamente una persona o un team per riga.
• Sala / area: dove si svolge, indispensabile quando ci sono più sale.
• Tecnica / materiale: microfoni, proiettore, tavoli alti, refrigerazione, corrente.
• Nota catering: cosa fanno cucina e servizio in quel momento – rifornimento, sparecchiare, pasti speciali.
• Stato: aperto, confermato, completato.

Emergenze e contatti. Numero di emergenza, fornitore tecnico, servizi tecnici della location e indicazioni come la finestra oraria per le consegne o i limiti di rumore.

Come usare il modello

1. Sostituisci i campi tra [parentesi quadre] con i tuoi dati.
2. Adatta le 14 righe di esempio al tuo evento, eliminando o copiando le righe.
3. Rimuovi il riquadro grigio con le istruzioni in alto.
4. Salva con data di aggiornamento e versione e condividilo con team, fornitori e cliente.

Prevedi dei margini di tempo tra i punti del programma, soprattutto prima dei discorsi e prima dell'apertura del buffet: quasi sempre entrambi slittano di dieci-quindici minuti.

Dal documento Word a un programma che si aggiorna da solo

Un modello ha un difetto: ogni modifica va riportata in ogni versione già inviata. In Univents il programma è collegato direttamente all'evento. Lo crei a partire dai tuoi modelli di programma, lo vedi come timeline o nel calendario, lo condividi con team e partner, e il tuo cliente vede sempre la versione aggiornata nel portale clienti. Maggiori informazioni nella pagina dedicata al portale clienti.