Quelle est la différence entre un déroulé et une conduite d'événement ?

Dans l'événementiel, les deux termes désignent la même chose : le planning à la minute près de la journée de l'événement, avec horaire, point du programme et responsables. « Conduite » est plus courant dans le spectacle et la scène, « déroulé » chez les traiteurs et les lieux de réception. Le modèle couvre les deux usages.

Sous quel format puis-je obtenir le modèle de déroulé ?

En fichier Word modifiable (DOCX) au format paysage pour le compléter, et en PDF pour le consulter. Les deux fichiers se téléchargent directement, sans inscription, et fonctionnent aussi dans LibreOffice, Pages et Google Docs.

Quel niveau de détail pour un déroulé d'événement ?

Assez détaillé pour que chacun trouve sa prochaine tâche le jour J sans avoir à poser de question : début et fin de chaque point du programme, une seule personne responsable, la salle et le matériel nécessaire. Le montage, le briefing et le démontage y ont leur place, au même titre que le programme destiné aux invités.

Qui reçoit le déroulé ?

Toutes les personnes qui interviennent ce jour-là : cuisine, service, technique, lieu et prestataires externes – ainsi que le client, en général sans les colonnes internes comme les notes traiteur. Imprimez le déroulé avec sa date de mise à jour et son numéro de version, afin que tout le monde travaille sur le même document.

Modèle de déroulé pour événements (Word + PDF)

Déroulé d'événement à compléter : en-tête avec événement, lieu, nombre d'invités et interlocuteurs, puis horaire, point du programme, responsable, salle, technique, note traiteur et statut – en fichier Word et en PDF.

Télécharger le modèle Word (DOCX)Voir en PDF

Modèle de déroulé : structure, exemple, téléchargement

Un déroulé – aussi appelé conducteur ou « run sheet » dans l'événementiel – est le document que tout le monde a en main le jour J : cuisine, service, technique, lieu et client. Ce modèle est un déroulé d'événement prêt à l'emploi au format Word (DOCX), en paysage, avec un PDF pour la consultation. Il est conçu pour les traiteurs, les lieux événementiels et les agences, et contient une soirée exemple entièrement planifiée : un anniversaire d'entreprise avec 120 invités, de la livraison à 12 h jusqu'au nettoyage final après minuit.

Pour voir à quoi ressemble un déroulé selon l'occasion – mariage, soirée d'entreprise, séminaire –, consultez les exemples de déroulé d'événement. Le modèle présenté ici est le fichier à télécharger pour travailler directement dessus.

Ce que doit contenir un déroulé

En-tête. Événement, date, lieu, nombre d'invités, interlocuteur côté client, interlocuteur interne, responsable de l'événement sur place et date de mise à jour avec numéro de version. Sans date de mise à jour, le jour J, la cuisine travaille avec la version 2 et le service avec la version 3.

Tableau du déroulé. Une ligne par temps du programme, avec sept colonnes :

Horaire : début et fin, pas seulement le début – sinon personne ne voit où cela se complique.
Temps du programme : ce qui se passe, avec des mots que même un extra comprend.
Responsable : une seule personne ou une seule équipe par ligne.
Salle / lieu : où cela se passe, indispensable dès qu'il y a plusieurs salles.
Technique / matériel : micros, vidéoprojecteur, mange-debout, réfrigération, électricité.
Note traiteur : ce que la cuisine et le service font à ce moment précis – réassort, débarrassage, repas spéciaux.
Statut : ouvert, confirmé, terminé.

Urgences et contacts. Numéro d'urgence, prestataire technique, services techniques du lieu et remarques comme le créneau de livraison ou les limites de nuisances sonores.

Comment utiliser le modèle

Remplacez les champs entre [crochets] par vos données.
Adaptez les 14 lignes d'exemple à votre événement, supprimez ou dupliquez des lignes.
Supprimez l'encadré gris d'information en haut du document.
Enregistrez-le avec la date et la version, puis transmettez-le à votre équipe, à vos prestataires et à votre client.

Prévoyez des marges entre les temps du programme, surtout avant les discours et avant l'ouverture du buffet : dans les deux cas, le planning glisse presque toujours de dix à quinze minutes.

Du document Word au déroulé qui se met à jour tout seul

Un modèle a un inconvénient : chaque modification doit être reportée dans chaque version déjà envoyée. Dans Univents, le déroulé est rattaché directement à l'événement. Vous le créez à partir de vos propres modèles de déroulé, vous le consultez sous forme de frise chronologique ou dans le calendrier, vous le partagez avec votre équipe et vos partenaires, et votre client voit toujours la version à jour dans le portail client. Plus d'informations sur la page Portail client.

Fini la planification d'événements sous Excel

Univents réunit devis, personnel, cuisine et finances de votre événement au même endroit. Démarrez gratuitement, lancez-vous en quelques minutes.

Démarrer Univents maintenant

Questions fréquentes

Quelle est la différence entre un déroulé et une conduite d'événement ?: Dans l'événementiel, les deux termes désignent la même chose : le planning à la minute près de la journée de l'événement, avec horaire, point du programme et responsables. « Conduite » est plus courant dans le spectacle et la scène, « déroulé » chez les traiteurs et les lieux de réception. Le modèle couvre les deux usages.
Sous quel format puis-je obtenir le modèle de déroulé ?: En fichier Word modifiable (DOCX) au format paysage pour le compléter, et en PDF pour le consulter. Les deux fichiers se téléchargent directement, sans inscription, et fonctionnent aussi dans LibreOffice, Pages et Google Docs.
Quel niveau de détail pour un déroulé d'événement ?: Assez détaillé pour que chacun trouve sa prochaine tâche le jour J sans avoir à poser de question : début et fin de chaque point du programme, une seule personne responsable, la salle et le matériel nécessaire. Le montage, le briefing et le démontage y ont leur place, au même titre que le programme destiné aux invités.
Qui reçoit le déroulé ?: Toutes les personnes qui interviennent ce jour-là : cuisine, service, technique, lieu et prestataires externes – ainsi que le client, en général sans les colonnes internes comme les notes traiteur. Imprimez le déroulé avec sa date de mise à jour et son numéro de version, afin que tout le monde travaille sur le même document.

Outils associés

Calculateur de budget événementOuvrir Modèle de Function Sheet (BEO) – gratuitOuvrir Checklist événement (CSV)Ouvrir

Newsletter Univents

Actualités produit et conseils pratiques pour les professionnels de l'événementiel et de la restauration. Environ une fois par mois, pas plus.

La newsletter est envoyée en anglais.