Qu'est-ce qu'un Function Sheet ?

Un Function Sheet est le document central d'un événement : il rassemble sur une seule page le nombre d'invités, le déroulé, les plats et boissons, le montage, la technique, le personnel et la facturation. La cuisine, le service, la technique et le client travaillent ainsi tous avec les mêmes informations à jour.

BEO signifie Banquet Event Order. C'est le nom du Function Sheet dans l'hôtellerie et dans le monde anglophone : il s'agit du même document, avec tous les détails d'un événement, que le client signe en amont.

Dans quel format puis-je obtenir le modèle de Function Sheet ?

Sous forme de fichier Word modifiable (DOCX) à remplir et de PDF à consulter. Les deux fichiers se téléchargent directement, sans inscription, et fonctionnent aussi dans LibreOffice, Pages et Google Docs.

Quelle est la différence entre le nombre d'invités garanti et attendu ?

Le nombre d'invités garanti est le nombre minimum que le client paie : c'est la base de facturation. Le nombre d'invités attendu sert de référence de planification pour la cuisine et le service. Le Function Sheet indique les deux, ainsi que la date limite jusqu'à laquelle le nombre garanti peut encore être modifié.

Modèle de Function Sheet (BEO) – gratuit

Function Sheet (Banquet Event Order) à remplir : en-tête avec événement, client, salle, nombre d'invités garanti et attendu, disposition et horaires, plus déroulé, plats avec allergènes, bar, montage, technique, personnel, facturation et signature – en fichier Word et PDF.

Télécharger le modèle Word (DOCX)Voir en PDF

Modèle de Function Sheet (BEO) : structure, exemple, téléchargement

Un Function Sheet – appelé BEO (Banquet Event Order) dans l'hôtellerie et dans le monde anglophone – rassemble tous les détails d'un événement sur un seul document : qui vient, ce qui se passe et à quelle heure, ce qui est servi à manger et à boire, comment la salle est agencée et combien cela coûte. Cuisine, service, bar, technique et client travaillent avec la même version. Ce modèle est un Function Sheet prêt à l'emploi au format Word (DOCX), en portrait, accompagné d'un PDF à consulter – prérempli avec un exemple : un dîner d'entreprise de 120 invités dans une salle de réception.

Ce qu'est un Function Sheet et en quoi il se distingue de la fiche cuisine, le guide du Function Sheet l'explique. Le modèle ci-dessous est à télécharger pour travailler directement dessus.

Ce que doit contenir un Function Sheet

En-tête. Événement, occasion, date, client et interlocuteur, lieu et salle, responsable interne de l'événement, nombre d'invités garanti et attendu, installation/disposition des places et horaires (accès, début, fin). Ajoutez-y un numéro et une version – sinon la cuisine prépare d'après la version 1 et le service dresse d'après la version 2.

Des blocs par service :

Déroulé : heure, point du programme, responsable, remarques.
Repas : plat et horaire, mets, quantité, allergènes et régimes (vegan, végétarien, sans gluten), mode de service.
Bar / boissons : plage horaire, boissons, facturation (par personne, forfait, à la consommation).
Installation et matériel : tables, mange-debout, scène, couverts – avec quantité et salle.
Technique : micros, vidéoprojecteur, musique, prestataires.
Personnel : rôle, nombre, horaires d'intervention.
Facturation : prix par personne, forfaits, suppléments, acompte et solde. Dans l'exemple, six lignes totalisent 19 010,00 € HT, et l'acompte de 30 % s'élève à 5 703,00 €.
Validation : signature du client et de l'organisateur.

Comment utiliser le modèle

Remplacez les champs entre [crochets] par vos données.
Adaptez, supprimez ou copiez les lignes d'exemple ; retirez les blocs dont vous n'avez pas besoin.
Supprimez l'encadré gris d'information en haut du document.
Enregistrez avec le numéro et la version, faites-le signer par le client et transmettez-le à tous les services.

Le nombre d'invités garanti sert de base de facturation – indiquez dans le Function Sheet jusqu'à quelle date il peut encore être modifié.

Des Function Sheets qui se remplissent seuls à partir des réservations

Un modèle a un inconvénient : chaque modification du menu, du nombre d'invités ou du déroulé doit être reportée à la main. Dans Univents, le Function Sheet est généré directement à partir des réservations de l'événement – avec quantités, allergènes, salle et déroulé – et la liste de production pour la cuisine est créée en même temps. Pour en savoir plus, consultez la page Production et cuisine.

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Questions fréquentes

Qu'est-ce qu'un Function Sheet ?: Un Function Sheet est le document central d'un événement : il rassemble sur une seule page le nombre d'invités, le déroulé, les plats et boissons, le montage, la technique, le personnel et la facturation. La cuisine, le service, la technique et le client travaillent ainsi tous avec les mêmes informations à jour.
Que signifie BEO ?: BEO signifie Banquet Event Order. C'est le nom du Function Sheet dans l'hôtellerie et dans le monde anglophone : il s'agit du même document, avec tous les détails d'un événement, que le client signe en amont.
Dans quel format puis-je obtenir le modèle de Function Sheet ?: Sous forme de fichier Word modifiable (DOCX) à remplir et de PDF à consulter. Les deux fichiers se téléchargent directement, sans inscription, et fonctionnent aussi dans LibreOffice, Pages et Google Docs.
Quelle est la différence entre le nombre d'invités garanti et attendu ?: Le nombre d'invités garanti est le nombre minimum que le client paie : c'est la base de facturation. Le nombre d'invités attendu sert de référence de planification pour la cuisine et le service. Le Function Sheet indique les deux, ainsi que la date limite jusqu'à laquelle le nombre garanti peut encore être modifié.

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