Che cos'è un Function Sheet?

Il Function Sheet è il documento centrale di un evento: riunisce su un unico foglio numero di ospiti, programma, piatti e bevande, allestimento, tecnica, personale e conteggio finale. Cucina, servizio, tecnica e cliente lavorano così tutti con lo stesso aggiornamento.

Che cosa significa BEO?

BEO sta per Banquet Event Order. È il nome che il Function Sheet ha negli hotel e nei paesi anglofoni: lo stesso documento, con tutti i dettagli di un evento, che il cliente firma in anticipo.

In quale formato ricevo il modello di Function Sheet?

Come file Word modificabile (DOCX) da compilare e come PDF da consultare. Entrambi i file si scaricano subito, senza registrazione, e funzionano anche con LibreOffice, Pages e Google Docs.

Qual è la differenza tra numero di ospiti garantito e previsto?

Il numero di ospiti garantito è quello che il cliente paga come minimo e costituisce la base del conteggio. Il numero di ospiti previsto è il valore di pianificazione per cucina e servizio. Nel Function Sheet trovi entrambi, insieme alla scadenza entro cui il numero garantito può ancora cambiare.

Modello Function Sheet (BEO) – gratis

Function Sheet (Banquet Event Order) da compilare: intestazione con evento, cliente, sala, numero di ospiti garantito e previsto, disposizione dei posti e orari, più programma, piatti con allergeni, bar, allestimento, tecnica, personale, conteggio finale e firma – come file Word e PDF.

Scarica il modello Word (DOCX)Visualizza come PDF

Modello Function Sheet (BEO): struttura, esempio, download

Un Function Sheet, chiamato BEO (Banquet Event Order) negli hotel e nei paesi anglofoni, riunisce in un unico documento tutti i dettagli di un evento: chi partecipa, cosa succede e quando, cosa si mangia e si beve, come è allestita la sala e quanto costa. Cucina, servizio, bar, tecnica e cliente lavorano tutti sulla stessa versione. Questo modello è un Function Sheet pronto all'uso in formato Word (DOCX), in verticale, con in più un PDF da consultare. È già compilato con un esempio: una cena aziendale per 120 ospiti nel salone delle feste.

Cos'è un Function Sheet e in cosa si differenzia dalla scheda di cucina è spiegato nella guida al Function Sheet. Il modello qui è il download per mettersi subito al lavoro.

Cosa deve contenere un Function Sheet

Intestazione. Evento, occasione, data, cliente e referente, location e sala, responsabile interno dell'evento, numero di ospiti garantito e previsto, allestimento/disposizione dei posti e orari (accesso, inizio, fine). Aggiungi anche numero e versione: altrimenti la cucina prepara secondo la versione 1 e il servizio apparecchia secondo la versione 2.

Un blocco per ogni reparto:

Programma: orario, punto del programma, responsabile, note.
Cibo: portata e orario, piatto, quantità, allergeni e diete (vegana, vegetariana, senza glutine), modalità di servizio.
Bar / bevande: fascia oraria, bevande, modalità di conteggio (a persona, importo forfettario, a consumo).
Allestimento e attrezzature: tavoli, tavoli alti, palco, coperti, con quantità e sala.
Tecnica: microfoni, videoproiettore, musica, fornitori di servizi.
Personale: ruolo, numero, orario di impiego.
Conteggio: prezzo a persona, importi forfettari, supplementi, acconto e saldo. Nell'esempio sei righe danno 19.010,00 € netto; l'acconto del 30 % è di 5.703,00 €.
Approvazione: firma del cliente e dell'organizzatore.

Come usare il modello

Sostituisci i campi tra [parentesi quadre] con i tuoi dati.
Adatta, elimina o copia le righe di esempio; rimuovi i blocchi che non ti servono.
Elimina il riquadro grigio con le istruzioni in alto.
Salva con numero e versione, fai firmare il documento al cliente e distribuiscilo a tutti i reparti.

Il numero di ospiti garantito è la base per il conteggio: stabilisci nel Function Sheet fino a quando può ancora cambiare.

Function Sheet che si compilano da soli con le prenotazioni

Un modello ha un difetto: ogni modifica a menu, numero di ospiti o programma va riportata a mano. In Univents il Function Sheet nasce direttamente dalle prenotazioni dell'evento, con quantità, allergeni, sala e programma, e insieme a lui anche la lista di produzione per la cucina. Scopri di più nella pagina Produzione e cucina.

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Domande frequenti

Che cos'è un Function Sheet?: Il Function Sheet è il documento centrale di un evento: riunisce su un unico foglio numero di ospiti, programma, piatti e bevande, allestimento, tecnica, personale e conteggio finale. Cucina, servizio, tecnica e cliente lavorano così tutti con lo stesso aggiornamento.
Che cosa significa BEO?: BEO sta per Banquet Event Order. È il nome che il Function Sheet ha negli hotel e nei paesi anglofoni: lo stesso documento, con tutti i dettagli di un evento, che il cliente firma in anticipo.
In quale formato ricevo il modello di Function Sheet?: Come file Word modificabile (DOCX) da compilare e come PDF da consultare. Entrambi i file si scaricano subito, senza registrazione, e funzionano anche con LibreOffice, Pages e Google Docs.
Qual è la differenza tra numero di ospiti garantito e previsto?: Il numero di ospiti garantito è quello che il cliente paga come minimo e costituisce la base del conteggio. Il numero di ospiti previsto è il valore di pianificazione per cucina e servizio. Nel Function Sheet trovi entrambi, insieme alla scadenza entro cui il numero garantito può ancora cambiare.

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