BEO to skrót od Banquet Event Order. Tak nazywa się Function Sheet w hotelach i w krajach anglojęzycznych – chodzi o ten sam dokument ze wszystkimi szczegółami wydarzenia, który klient podpisuje z wyprzedzeniem.

W jakim formacie dostanę szablon Function Sheet?

Jako edytowalny plik Word (DOCX) do wypełnienia oraz jako PDF do podglądu. Oba pliki pobierzesz od razu, bez rejestracji, a działają też w LibreOffice, Pages i Google Docs.

Jaka jest różnica między gwarantowaną a oczekiwaną liczbą gości?

Gwarantowana liczba gości to liczba, za którą klient płaci co najmniej – stanowi podstawę rozliczenia. Oczekiwana liczba gości to wielkość planistyczna dla kuchni i obsługi. W Function Sheet znajdziesz obie, a do tego termin, do którego gwarantowana liczba może jeszcze ulec zmianie.

Szablon Function Sheet (BEO) – za darmo

Function Sheet (Banquet Event Order) do wypełnienia: nagłówek z wydarzeniem, klientem, salą, gwarantowaną i oczekiwaną liczbą gości, ustawieniem miejsc oraz godzinami, a do tego harmonogram, dania z alergenami, bar, montaż, technika, personel, rozliczenie i podpis – jako plik Word i PDF.

Pobierz szablon Word (DOCX)Zobacz jako PDF

Szablon Function Sheet (BEO): struktura, przykład, pobieranie

Function Sheet – w hotelach i w krajach anglojęzycznych nazywany BEO (Banquet Event Order) – zbiera wszystkie szczegóły wydarzenia w jednym dokumencie: kto przyjdzie, co i kiedy się wydarzy, co będzie serwowane do jedzenia i picia, jak będzie wyglądać sala i ile to wszystko kosztuje. Kuchnia, obsługa, bar, technika i klient pracują na tej samej wersji. Ten szablon to gotowy Function Sheet jako plik Word (DOCX) w orientacji pionowej, plus PDF do podglądu – wypełniony przykładem: kolacja firmowa dla 120 gości w sali balowej.

Czym jest Function Sheet i czym różni się od karty kuchennej, wyjaśnia poradnik o Function Sheet. Szablon tutaj to plik do pobrania, na którym możesz od razu pracować.

Co powinien zawierać Function Sheet

Nagłówek. Wydarzenie, okazja, data, klient i osoba kontaktowa, lokalizacja i sala, wewnętrzny koordynator wydarzenia, gwarantowana i spodziewana liczba gości, aranżacja i układ miejsc oraz godziny (wejście ekipy, początek, koniec). Do tego numer i wersja – inaczej kuchnia gotuje według wersji 1, a obsługa nakrywa stoły według wersji 2.

Bloki dla poszczególnych działów:

Harmonogram: godzina, punkt programu, osoba odpowiedzialna, uwagi.
Menu: danie serwowane w danej porze, ilość, alergeny i diety (wegańska, wegetariańska, bezglutenowa), forma podania.
Bar / napoje: przedział czasowy, napoje, rozliczenie (za osobę, ryczałt, według zużycia).
Aranżacja i wyposażenie: stoły, stoły koktajlowe, scena, nakrycia – z ilością i salą.
Technika: mikrofony, projektor, muzyka, podwykonawcy.
Personel: rola, liczba osób, czas pracy.
Rozliczenie: cena za osobę, ryczałty, dopłaty, zaliczka i kwota pozostała do zapłaty. W przykładzie sześć pozycji daje 19.010,00 € netto, a zaliczka w wysokości 30 % wynosi 5.703,00 €.
Akceptacja: podpis klienta i organizatora.

Jak korzystać z szablonu

Zastąp pola w [nawiasach kwadratowych] własnymi danymi.
Dostosuj przykładowe wiersze, usuń je lub skopiuj; usuń bloki, których nie potrzebujesz.
Usuń szare pole z wskazówkami na górze.
Zapisz z numerem i wersją, daj do podpisu klientowi i przekaż wszystkim działom.

Gwarantowana liczba gości jest podstawą rozliczenia – ustal w Function Sheet, do kiedy jeszcze może się zmienić.

Function Sheet, które wypełniają się same na podstawie rezerwacji

Szablon ma jedną wadę: każdą zmianę w menu, liczbie gości lub harmonogramie musisz nanieść ręcznie. W Univents Function Sheet powstaje bezpośrednio z rezerwacji wydarzenia – z ilościami, alergenami, salą i harmonogramem – a razem z nim lista produkcyjna dla kuchni. Więcej na stronie Produkcja i kuchnia.

Koniec z planowaniem eventów w Excelu

Univents łączy oferty, personel, kuchnię i finanse Twojego wydarzenia w jednym miejscu. Zacznij za darmo i ruszaj w kilka minut.

Zacznij z Univents

Najczęstsze pytania

Czym jest Function Sheet?: Function Sheet to centralny dokument wydarzenia: zbiera na jednej kartce liczbę gości, harmonogram, dania i napoje, montaż, technikę, personel oraz rozliczenie. Kuchnia, obsługa, technika i klient pracują dzięki niemu na tych samych ustaleniach.
Co oznacza BEO?: BEO to skrót od Banquet Event Order. Tak nazywa się Function Sheet w hotelach i w krajach anglojęzycznych – chodzi o ten sam dokument ze wszystkimi szczegółami wydarzenia, który klient podpisuje z wyprzedzeniem.
W jakim formacie dostanę szablon Function Sheet?: Jako edytowalny plik Word (DOCX) do wypełnienia oraz jako PDF do podglądu. Oba pliki pobierzesz od razu, bez rejestracji, a działają też w LibreOffice, Pages i Google Docs.
Jaka jest różnica między gwarantowaną a oczekiwaną liczbą gości?: Gwarantowana liczba gości to liczba, za którą klient płaci co najmniej – stanowi podstawę rozliczenia. Oczekiwana liczba gości to wielkość planistyczna dla kuchni i obsługi. W Function Sheet znajdziesz obie, a do tego termin, do którego gwarantowana liczba może jeszcze ulec zmianie.

Powiązane narzędzia

Kalkulator budżetu wydarzeniaOtwórz Lista kontrolna wydarzenia (CSV)Otwórz Szablon harmonogramu wydarzenia (Word + PDF)Otwórz

Newsletter Univents

Nowości produktowe i praktyczne wskazówki dla firm eventowych i cateringowych. Mniej więcej raz w miesiącu, nie częściej.

Newsletter wysyłamy w języku angielskim.