Wat is een Function Sheet?

Een Function Sheet is het centrale document van een evenement: het bundelt aantal gasten, draaiboek, eten en drinken, opbouw, techniek, personeel en afrekening op één blad. Keuken, bediening, techniek en klant werken zo allemaal met dezelfde laatste stand van zaken.

BEO staat voor Banquet Event Order. Zo heet de Function Sheet in hotels en in het Engelse taalgebied – het gaat om hetzelfde document met alle details van een evenement, dat de klant vooraf ondertekent.

In welk formaat krijg ik het Function Sheet-sjabloon?

Als bewerkbaar Word-bestand (DOCX) om in te vullen en als PDF om te bekijken. Beide bestanden download je direct zonder account en ze werken ook in LibreOffice, Pages en Google Docs.

Wat is het verschil tussen het gegarandeerde en het verwachte aantal gasten?

Het gegarandeerde aantal gasten is het aantal dat de klant minimaal betaalt – dit is de basis voor de afrekening. Het verwachte aantal gasten is de planningsgrootte voor keuken en bediening. In de Function Sheet staan beide, plus de uiterste datum tot wanneer het gegarandeerde aantal nog mag veranderen.

Function Sheet-sjabloon (BEO) – gratis

Function Sheet (Banquet Event Order) om in te vullen: kop met evenement, klant, zaal, gegarandeerd en verwacht aantal gasten, opstelling en tijden, plus draaiboek, gerechten met allergenen, bar, opbouw, techniek, personeel, afrekening en handtekening – als Word-bestand en PDF.

Word-sjabloon downloaden (DOCX)Bekijken als PDF

Function Sheet-sjabloon (BEO): opbouw, voorbeeld, download

Een Function Sheet – in hotels en in het Engelse taalgebied BEO (Banquet Event Order) genoemd – bundelt alle details van een evenement in één document: wie er komt, wanneer wat gebeurt, wat er gegeten en gedronken wordt, hoe de zaal eruitziet en wat het kost. Keuken, bediening, bar, techniek en de klant werken met dezelfde versie. Dit sjabloon is een kant-en-klaar Function Sheet als Word-bestand (DOCX) in staand formaat, plus een PDF om te bekijken – vooraf ingevuld met een voorbeeld: een bedrijfsdiner voor 120 gasten in een feestzaal.

Wat een Function Sheet is en hoe het verschilt van een keukenlijst, lees je in de Function Sheet-gids. Het sjabloon hier is de download om direct mee aan de slag te gaan.

Wat hoort er in een Function Sheet

Kop. Evenement, aanleiding, datum, klant en contactpersoon, locatie en zaal, interne eventleiding, aantal gasten gegarandeerd en verwacht, opbouw/zaalopstelling en de tijden (toegang, begin, einde). Daarbij een nummer en versie – anders kookt de keuken volgens versie 1 en dekt de bediening de tafels volgens versie 2.

Blokken per afdeling:

Draaiboek: tijd, programmaonderdeel, verantwoordelijke, opmerkingen.
Eten: gang en tijd, gerecht, aantal, allergenen en dieetwensen (veganistisch, vegetarisch, glutenvrij), wijze van serveren.
Bar / dranken: tijdvenster, dranken, afrekening (per persoon, forfait, op basis van verbruik).
Opbouw & materiaal: tafels, statafels, podium, couverts – met aantal en zaal.
Techniek: microfoons, beamer, muziek, leveranciers.
Personeel: rol, aantal, inzettijd.
Afrekening: prijs per persoon, forfaits, toeslagen, aanbetaling en restbedrag. In het voorbeeld komen zes regels uit op 19.010,00 € netto; de aanbetaling van 30 % bedraagt 5.703,00 €.
Goedkeuring: handtekening van klant en organisator.

Zo gebruik je het sjabloon

Vervang de velden tussen [rechte haken] door jouw gegevens.
Pas de voorbeeldregels aan, verwijder of kopieer ze; haal blokken weg die je niet nodig hebt.
Verwijder het grijze opmerkingenvak bovenaan.
Sla het op met nummer en versie, laat het door de klant ondertekenen en deel het met alle afdelingen.

Het gegarandeerde aantal gasten is de basis voor de afrekening – leg in de Function Sheet vast tot wanneer dit nog mag veranderen.

Function Sheets die zichzelf vullen vanuit de boekingen

Een sjabloon heeft een nadeel: elke wijziging in menu, aantal gasten of draaiboek moet je handmatig doorvoeren. In Univents ontstaat het Function Sheet rechtstreeks uit de boekingen van het evenement – met aantallen, allergenen, zaal en draaiboek – en de productielijst voor de keuken krijg je er meteen bij. Meer hierover op de pagina Productie & keuken.

Geen evenementenplanning meer in Excel

Univents brengt offertes, personeel, keuken en financiën voor je evenement samen op één plek. Start gratis, in een paar minuten ga je aan de slag.

Start nu met Univents

Veelgestelde vragen

Wat is een Function Sheet?: Een Function Sheet is het centrale document van een evenement: het bundelt aantal gasten, draaiboek, eten en drinken, opbouw, techniek, personeel en afrekening op één blad. Keuken, bediening, techniek en klant werken zo allemaal met dezelfde laatste stand van zaken.
Wat betekent BEO?: BEO staat voor Banquet Event Order. Zo heet de Function Sheet in hotels en in het Engelse taalgebied – het gaat om hetzelfde document met alle details van een evenement, dat de klant vooraf ondertekent.
In welk formaat krijg ik het Function Sheet-sjabloon?: Als bewerkbaar Word-bestand (DOCX) om in te vullen en als PDF om te bekijken. Beide bestanden download je direct zonder account en ze werken ook in LibreOffice, Pages en Google Docs.
Wat is het verschil tussen het gegarandeerde en het verwachte aantal gasten?: Het gegarandeerde aantal gasten is het aantal dat de klant minimaal betaalt – dit is de basis voor de afrekening. Het verwachte aantal gasten is de planningsgrootte voor keuken en bediening. In de Function Sheet staan beide, plus de uiterste datum tot wanneer het gegarandeerde aantal nog mag veranderen.

Gerelateerde tools

Evenementbudget-calculatorOpenen Evenementchecklist (CSV)Openen Draaiboek-sjabloon voor evenementen (Word + PDF)Openen

Univents-nieuwsbrief

Productnieuws en praktijktips voor event- en cateringbedrijven. Ongeveer één keer per maand, niet vaker.

De nieuwsbrief wordt in het Engels verstuurd.