Draaiboek-sjabloon voor evenementen (Word + PDF)

Draaiboeksjabloon: opbouw, voorbeeld, download

Een draaiboek – in de eventwereld ook wel regieplan of run sheet genoemd – is het ene document dat iedereen op de dag van het evenement in handen heeft: keuken, bediening, techniek, locatie en klant. Dit sjabloon is een kant-en-klaar evenementdraaiboek als Word-bestand (DOCX) in liggend formaat, plus een PDF om te bekijken. Het is gemaakt voor cateraars, evenementlocaties en bureaus en bevat een volledig uitgewerkte voorbeeldavond: een jubileumfeest met 120 gasten, van de levering om 12 uur 's middags tot de eindschoonmaak na middernacht.

Hoe een draaiboek er bij verschillende gelegenheden uitziet – bruiloft, bedrijfsfeest, congres – zie je in de voorbeelden van evenementdraaiboeken. Het sjabloon hier is de download om meteen mee aan de slag te gaan.

Wat hoort er in een draaiboek

Kop. Evenement, datum, plaats, aantal gasten, contactpersoon bij de klant, interne contactpersoon, eventleiding ter plaatse en een datum met versienummer. Zonder die datum werkt de keuken op de dag zelf met versie 2 en de bediening met versie 3.

Draaiboektabel. Eén rij per programmaonderdeel, met zeven kolommen:

• Tijd: begin- en eindtijd, niet alleen het begin – anders ziet niemand waar het krap wordt.
• Programmaonderdeel: wat er gebeurt, in woorden die ook een invalkracht begrijpt.
• Verantwoordelijke: precies één persoon of team per rij.
• Ruimte / plek: waar het gebeurt, onmisbaar bij meerdere ruimtes.
• Techniek / materiaal: microfoons, beamer, statafels, koeling, stroom.
• Cateringnotitie: wat keuken en bediening op dat moment doen – aanvullen, afruimen, speciale maaltijden.
• Status: open, bevestigd, afgerond.

Noodgevallen en contacten. Noodnummer, technische dienstverlener, technische dienst van de locatie en aandachtspunten zoals aanlevertijden of geluidsbeperkingen.

Zo gebruik je het sjabloon

1. Vervang de velden tussen [rechte haken] door jouw gegevens.
2. Pas de 14 voorbeeldregels aan op jouw evenement, verwijder of kopieer regels.
3. Verwijder het grijze infokader bovenaan.
4. Sla het op met datum en versienummer en deel het met team, dienstverleners en klant.

Plan buffers tussen de programmaonderdelen, vooral vóór speeches en vóór de opening van het buffet: beide lopen bijna altijd tien tot vijftien minuten uit.

Van Word-document naar een draaiboek dat zichzelf bijwerkt

Een sjabloon heeft één nadeel: elke wijziging moet je doorvoeren in elke verstuurde versie. In Univents hangt het draaiboek direct aan het evenement. Je maakt het aan op basis van je eigen draaiboeksjablonen, bekijkt het als tijdlijn of in de agenda, deelt het met team en partners, en je klant ziet altijd de actuele versie in het klantenportaal. Meer hierover op de pagina over het klantenportaal.