Plantilla de programa para eventos (Word + PDF)

Plantilla de programa de evento: estructura, ejemplo y descarga

Un programa de evento, también conocido en el sector como run sheet o guion de producción, es el único documento que todos tienen en la mano el día del evento: cocina, servicio, técnica, espacio y cliente. Esta plantilla es un programa de evento ya preparado en formato Word (DOCX), en horizontal, con un PDF para consultarlo. Está pensada para empresas de catering, espacios para eventos y agencias, e incluye una velada de ejemplo completamente planificada: una fiesta de aniversario con 120 invitados, desde la entrega del material a las 12:00 hasta la limpieza final pasada la medianoche.

Cómo es un programa según el tipo de evento (boda, fiesta de empresa, jornada o congreso) se ve en los ejemplos de programas de evento. La plantilla de aquí es la descarga para ponerte a trabajar directamente.

Qué debe incluir un programa de evento

Cabecera. Evento, fecha, lugar, número de invitados, persona de contacto del cliente, persona de contacto interna, responsable del evento in situ y la fecha de la última actualización con número de versión. Sin ellos, el día del evento la cocina trabaja con la versión 2 y el servicio con la versión 3.

Tabla del programa. Una fila por cada punto del programa, con siete columnas:

• Hora: inicio y fin, no solo el inicio; si no, nadie ve dónde hay menos margen.
• Punto del programa: qué ocurre, con palabras que entienda también el personal eventual.
• Responsable: exactamente una persona o un equipo por fila.
• Sala / zona: dónde ocurre; imprescindible cuando hay varias salas.
• Técnica / material: micrófonos, proyector, mesas altas, refrigeración, electricidad.
• Nota de catering: qué hacen la cocina y el servicio en ese momento: reposición, recogida, menús especiales.
• Estado: pendiente, confirmado, hecho.

Emergencias y contactos. Teléfono de emergencias, proveedor de técnica, mantenimiento del espacio e indicaciones como la franja horaria de entrega o las limitaciones de ruido.

Cómo usar la plantilla

1. Sustituye los campos entre [corchetes] por tus datos.
2. Adapta las 14 filas de ejemplo a tu evento; elimina o copia filas según necesites.
3. Elimina el recuadro gris de indicaciones de la parte superior.
4. Guárdalo con la fecha y la versión, y compártelo con el equipo, los proveedores y el cliente.

Deja margen entre los puntos del programa, sobre todo antes de los discursos y antes de la apertura del bufé: ambos se retrasan casi siempre entre diez y quince minutos.

Del documento Word a un programa que se actualiza solo

Una plantilla tiene un inconveniente: cada cambio hay que trasladarlo a todas las versiones que ya has enviado. En Univents, el programa está vinculado directamente al evento. Lo creas a partir de tus propias plantillas de programa, lo ves como cronología o en el calendario, lo compartes con el equipo y los partners, y tu cliente ve siempre la versión actual en el portal de clientes. Encontrarás más información en la página del portal de clientes.