Plantilla de Function Sheet (BEO) – gratis

Plantilla de Function Sheet (BEO): estructura, ejemplo y descarga

Un Function Sheet, conocido en hoteles y en el ámbito anglosajón como BEO (Banquet Event Order), reúne en un solo documento todos los detalles de un evento: quién viene, qué ocurre y cuándo, qué se come y se bebe, cómo se monta la sala y cuánto cuesta. Cocina, servicio, bar, técnica y cliente trabajan con la misma versión. Esta plantilla es un Function Sheet listo para usar en Word (DOCX), en formato vertical, con un PDF para verlo antes. Viene rellenada con un ejemplo: una cena de empresa para 120 invitados en un salón de banquetes.

Qué es un Function Sheet y en qué se diferencia de la hoja de cocina se explica en la guía de Function Sheet. La plantilla de esta página es la descarga para ponerte a trabajar directamente.

Qué debe incluir un Function Sheet

Cabecera. Evento, motivo, fecha, cliente y persona de contacto, espacio y sala, responsable interno del evento, número de invitados garantizado y previsto, montaje y disposición de sillas, y los horarios (acceso, inicio, fin). Añade también un número y una versión; si no, la cocina cocina con la versión 1 y el servicio monta las mesas con la versión 2.

Bloques por departamento:

• Programa: hora, punto del programa, responsable, observaciones.
• Comida: pase y hora, plato, cantidad, alérgenos y dietas (vegana, vegetariana, sin gluten), tipo de servicio.
• Bar / bebidas: franja horaria, bebidas, forma de facturación (por persona, importe fijo, según consumo).
• Montaje y equipamiento: mesas, mesas altas, escenario, vajilla y cubertería, con cantidad y sala.
• Técnica: micrófonos, proyector, música, proveedores.
• Personal: rol, número de personas, horario de trabajo.
• Facturación: precio por persona, importes fijos, recargos, anticipo e importe restante. En el ejemplo, seis líneas suman 19.010,00 € netos y el anticipo del 30 % es de 5.703,00 €.
• Aprobación: firma del cliente y del organizador.

Cómo usar la plantilla

1. Sustituye los campos entre [corchetes] por tus datos.
2. Adapta, borra o copia las filas de ejemplo; elimina los bloques que no necesites.
3. Borra el recuadro gris de aviso de la parte superior.
4. Guárdalo con número y versión, pide al cliente que lo firme y compártelo con todos los departamentos.

El número de invitados garantizado es la base de la facturación: define en el Function Sheet hasta cuándo se puede modificar.

Function Sheets que se rellenan solos a partir de las reservas

Una plantilla tiene un inconveniente: cada cambio en el menú, el número de invitados o el programa hay que trasladarlo a mano. En Univents, el Function Sheet se genera directamente a partir de las reservas del evento, con cantidades, alérgenos, sala y programa, y la lista de producción para la cocina se crea a la vez. Más información en la página Producción y cocina.