Modelo de Function Sheet (BEO) – grátis

Modelo de Function Sheet (BEO): estrutura, exemplo, download

Um Function Sheet – em hotéis e no mundo anglófono chamado BEO (Banquet Event Order) – reúne todos os detalhes de um evento num único documento: quem vem, o que acontece e quando, o que se come e bebe, como fica a sala e quanto custa. Cozinha, serviço, bar, técnica e cliente trabalham com a mesma versão. Este modelo é um Function Sheet pronto a usar em ficheiro Word (DOCX), em formato vertical, acompanhado de um PDF para consulta – já preenchido com um exemplo: um jantar de empresa para 120 convidados no salão de festas.

O que é um Function Sheet e em que difere da folha de cozinha explica-se no guia de Function Sheet. O modelo aqui disponível é o download para trabalhar de imediato.

O que deve constar de um Function Sheet

Cabeçalho. Evento, ocasião, data, cliente e pessoa de contacto, espaço e sala, responsável interno pelo evento, número de convidados garantido e previsto, montagem/disposição das cadeiras e os horários (acesso, início, fim). Acrescem um número e uma versão – caso contrário, a cozinha cozinha segundo a versão 1 e o serviço põe as mesas segundo a versão 2.

Blocos por departamento:

• Programa: hora, ponto do programa, responsável, notas.
• Comida: prato e hora, descrição, quantidade, alergénios e dietas (vegana, vegetariana, sem glúten), forma de serviço.
• Bar / bebidas: período, bebidas, faturação (por pessoa, valor fixo, consoante o consumo).
• Montagem e equipamento: mesas, mesas altas, palco, loiça e talheres – com quantidade e sala.
• Técnica: microfones, projetor, música, prestadores de serviços.
• Pessoal: função, número de pessoas, horário de trabalho.
• Faturação: preço por pessoa, valores fixos, suplementos, sinal e valor restante. No exemplo, seis linhas somam 19.010,00 € sem IVA e o sinal de 30 % é de 5.703,00 €.
• Aprovação: assinatura do cliente e do organizador.

Como utilizar o modelo

1. Substituir os campos entre [parênteses retos] pelos dados próprios.
2. Adaptar, eliminar ou copiar as linhas de exemplo; remover os blocos desnecessários.
3. Eliminar a caixa de aviso cinzenta no topo.
4. Guardar com número e versão, pedir a assinatura do cliente e distribuir por todos os departamentos.

O número de convidados garantido é a base de faturação – definir no Function Sheet até quando ainda pode ser alterado.

Function Sheets que se preenchem sozinhos a partir das reservas

Um modelo tem um senão: cada alteração ao menu, ao número de convidados ou ao programa tem de ser feita à mão. No Univents, o Function Sheet nasce diretamente das reservas do evento – com quantidades, alergénios, sala e programa – e a lista de produção para a cozinha vem logo incluída. Mais informações na página Produção e cozinha.