Weihnachtsfeier-Paket 2026 für Caterer und Eventlocations

Weihnachtsfeier planen als Caterer oder Location: das Paket für den Dezember

Im Dezember liegen die Weihnachtsfeiern dicht an dicht: mehrere Feiern pro Woche, oft am selben Abend, mit Gästezahlen, die sich bis kurz vorher ändern. Das Angebot ist dann längst raus – entscheidend ist, dass am Tag der Feier nichts fehlt und hinterher richtig abgerechnet wird. Dieses Paket bündelt die Weihnachtsfeier-Vorlagen, die du dafür brauchst: eine Checkliste für den Tag der Feier, sieben Textbausteine für die Kundenkommunikation, ein ausgefülltes Function Sheet und die zehn Fragen, die du vor dem Angebot klärst.

Es gibt zwei Pakete, weil ein Caterer und eine Eventlocation den Abend unterschiedlich erleben. Das Caterer-Paket denkt vom Packen und Anliefern über den Buffet-Aufbau beim Kunden bis zum Abbau; das Location-Paket von Nutzungszeiten und externen Dienstleistern über Garderobe und Technik bis zur Endreinigung. Beide Pakete gibt es als ZIP oder Datei für Datei, ohne Anmeldung.

Was in den Paketen steckt

• Checkliste für den Tag der Feier – was vor, während und nach der Feier erledigt sein muss, damit am Abend keine Rückfrage offen ist. Als Weihnachtsfeier-Catering-Checkliste im Caterer-Paket, als Weihnachtsfeier-Location-Checkliste im Location-Paket.
• Sieben Textbausteine – erste Antwort auf die Anfrage, Absage mit Alternativtermin, Nachfassen nach dem Angebot, Nachfassen vor Ablauf der Reservierung, kurzfristige Änderung der Gästezahl, Storno und Erinnerung an die Anzahlung. Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen, fertig.
• Function Sheet, ausgefüllt – eine Weihnachtsfeier für 80 Gäste als Ablaufblatt fürs Team: Zeitplan, Räume, Speisen und Getränke mit Uhrzeiten, Technik, Personal und Besonderheiten wie Sonderkost. Als Excel-Datei zum Überschreiben.
• 10 Fragen vor dem Angebot – Personenzahl, Uhrzeiten, Küche vor Ort, Buffet oder Menü, Sonderkost, Getränkeabrechnung, Budget, Anlieferung bzw. Bestuhlung, Technik, Nutzungszeit. Wer sie vor dem Kalkulieren klärt, spart die zweite Angebotsrunde.
• Angebot in sechs Designs – ein durchgerechnetes Weihnachtsfeier-Angebot für 80 Gäste als Word und PDF, in denselben Designs wie der Layout-Katalog von Univents.

So nutzt du das Paket

1. Paket wählen und entpacken. Caterer oder Eventlocation, das ZIP enthält alle Dateien des Pakets.
2. Textbausteine ins Mailprogramm. Lege die sieben Texte als Vorlagen oder Signatur-Bausteine an, bevor die Anfragen kommen.
3. Fragen vor dem Angebot klären. Die zehn Fragen gehen mit der ersten Antwort an den Kunden, das Angebot danach ohne zweite Runde.
4. Function Sheet je Feier ausfüllen. Eine Datei pro Weihnachtsfeier, ausgedruckt oder aufs Handy fürs Team.
5. Checkliste am Tag der Feier. Punkt für Punkt abhaken, vom Laden bis zur Übergabe.
6. Nach der Feier abrechnen. Gästezahl und Zusatzstunden mit dem Angebot abgleichen, bei offener Anzahlung den passenden Textbaustein schicken.

Typische Stolperstellen im Dezember

Gästezahl ändert sich kurzfristig. Krankheit und Absagen sind im Dezember normal. Ohne vereinbarte Meldefrist und Mindestpersonenzahl bezahlst du Wareneinsatz und Personal für Gäste, die nicht kommen. Der Textbaustein zur kurzfristigen Änderung bestätigt die neue Zahl schriftlich und nennt die Folgen für die Rechnung.

Mehrere Feiern am selben Abend. Wenn drei Weihnachtsfeiern parallel laufen, braucht jede ihr eigenes Blatt mit Zeiten, Mengen und Ansprechpartner. Das Function Sheet ist genau dafür gebaut; die Mengen pro Gast liefert der Buffet-Mengen-Rechner, die Personalstärke der Personalbedarf-Rechner und die Einsatzzeiten die Schichtplan-Vorlage.

Storno kurz vor dem Termin. Wer keine Staffel vereinbart hat, verhandelt im Streitfall aus der schwächeren Position. Die Stufen rechnest du mit dem Stornostaffel-Rechner, der Storno-Textbaustein bestätigt die Absage und die fälligen Kosten sachlich.

Anzahlung fehlt. Einkauf und Personal planst du Wochen vor dem Termin. Eine Anzahlung bei Auftragsbestätigung sichert diese Kosten ab; der letzte Textbaustein erinnert höflich, falls sie ausbleibt.

Das Angebot dazu

Für die Anfragen, die jetzt noch kommen, liegt in beiden Paketen ein Weihnachtsfeier-Angebot in sechs Designs: Editorial Noir, Warm Craft, Corporate Clean, Bold Street, Swiss Grid und eine schlichte Variante ohne Fotos, jeweils mit durchgerechnetem Beispiel für 80 Gäste, Umsatzsteuer 7 % und 19 % getrennt, Zahlungsplan und Stornostaffel. Steuersätze und Stornostufen sind Beispielwerte – gleiche sie mit deinen AGB und deiner Steuerberatung ab. Für Anlässe außerhalb der Weihnachtssaison gibt es dieselben Designs als Catering-Angebot-Vorlage.

Weihnachtsfeiern in Univents

Das Paket nimmt dir die Vorlagen ab, das Übertragen von Feier zu Feier bleibt. In Univents entsteht zu jeder neuen Anfrage automatisch ein Angebotsentwurf, die Produktionsliste für die Küche kommt aus den Buchungen der Veranstaltung, und die Schichten planst du direkt an der Feier. Ab dem Tarif Core erinnert Univents automatisch an offene Anzahlungen und an Angebote ohne Antwort, nach den Tagen, die du festlegst.

So arbeiten zum Beispiel Hotel & Gasthof Hölle in Salzburg, LH-Catering in Offenbach mit 500 bis 600 Veranstaltungen im Jahr, Kopf & Gaumen in Berlin und das Eventschiff Achterdeck in Köln. Wie es für Caterer aussieht, zeigt die Catering Software, für Locations die Eventlocation Software. Univents lässt sich 7 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte.