Das Achterdeck liegt am Kölner Rheinufer und ist kein Restaurant mehr. Vor knapp vier Jahren hat der Betrieb den Tagesbetrieb eingestellt und macht seitdem nur noch Feiern: Hochzeiten, Firmenfeiern, Geburtstage, im Winter Weihnachtsfeiern. Rund achtzig im Jahr.
„Wir sind eine der schönsten Locations Kölns. Ein Eventschiff auf dem Rhein.“
Matthias Bauer, Inhaber, Achterdeck
Kurzprofil
- Achterdeck, Eventschiff am Oberländer Ufer in Köln
- Eventlocation, seit knapp vier Jahren ohne Tagesbetrieb
- Hochzeiten, Firmenfeiern, Geburtstage, Weihnachtsfeiern
- rund 80 Feiern pro Jahr an Bord
- mit Univents seit September 2023
Kennzahlen aus dem Account (Stand 26.08.2026)
- 807 Anfragen über die Buchungsseite seit September 2023
- 877 Veranstaltungen insgesamt
- rund 25 Anfragen pro Monat in den vollen Jahren 2024 und 2025
- 1.594 Dokumente zu 386 Veranstaltungen, fast alle für die Kunden freigegeben
Vorher: fünf Mal dieselbe Information tippen
Anfragen kamen per E-Mail. Jede einzelne wurde von Hand weitergereicht: aus der Mail in ein Word-Dokument, aus dem Word-Dokument in eine Excel-Tabelle, aus der Tabelle in den Outlook-Kalender. Dieselben Daten, vier Mal abgetippt oder kopiert, verteilt auf drei Programme, die nichts voneinander wussten.
Was dabei fehlte, war nicht die einzelne Information — die stand ja irgendwo. Es fehlte der Überblick. Welche Anfragen sind offen, welcher Termin ist fest, wer kommt als Nächstes an Bord: dafür musste man drei Dateien nebeneinanderlegen und hoffen, dass alle drei aktuell waren.
„Es ist natürlich schon umständlich, das alles in Word oder in Excel zu erstellen und die Daten im Outlook, im Kalender zu pflegen.“
Die Buchungsseite steht auf der eigenen Website
Heute kommen Anfragen nicht mehr im Postfach an, sondern über eine Buchungsseite, die direkt in die Website des Achterdeck eingebettet ist. Wer feiern will, füllt sie dort aus — und die Anfrage liegt strukturiert im System, statt als Fließtext in einer Mail, die jemand auseinandernehmen muss.
Seit September 2023 sind so 807 Anfragen eingegangen, in den vollen Jahren 2024 und 2025 rund fünfundzwanzig pro Monat. Die letzte ist vier Tage alt.
Ein Kalender statt drei Dateien
Anfragen und bestätigte Termine stehen in derselben Ansicht. Was demnächst ansteht und wer als Nächstes an Bord kommt, ist eine Frage von einem Blick statt von drei geöffneten Programmen.
„Die Übersicht im Kalender, die ist natürlich schon unglaublich arbeitserleichternd.“
Die Unterlagen liegen beim Kunden, nicht im Postfach
Zu jeder Veranstaltung gehören Unterlagen — und die lagen früher als Anhänge verstreut in E-Mail-Verläufen. Heute liegen sie an der Veranstaltung, geordnet nach Event und Kunde, und werden für den Kunden freigegeben statt verschickt. Wer wissen will, was zuletzt besprochen wurde, schaut nach, statt zu suchen.
Im System liegen inzwischen rund 1.600 Dokumente zu 386 Veranstaltungen. Fast alle davon sind für die jeweiligen Kunden sichtbar.
Ehrlich gesagt: was am Umstieg schwierig war
Achterdeck ist früh eingestiegen, in einer Phase, in der die Software noch in Bewegung war. Das war zu spüren.
„Dadurch, dass ihr in der Entwicklungsphase wart, sind natürlich immer irgendwelche Fehler in den Kinderschuhen, die abgestellt werden müssen. Das ist aber alles immer schnell behoben worden.“
Den zweiten Teil der Antwort hat er sich selbst zugeschrieben: „Und von meiner Seite: wenn ich mal was kapiert habe technisch, dann funktioniert das schon. Ich muss es nur kapieren.“
Warum es nach drei Jahren immer noch läuft
Software wird gewechselt. In drei Jahren, 877 Veranstaltungen und 807 Anfragen ist das hier nicht passiert.
„Univents kann man jeder Eventlocation, jedem Caterer und jedem Gastronomen empfehlen, der auch nur ansatzweise viel mit Events zu tun hat. Eine Lösung an einem Punkt zu haben und nicht 27 verschiedene Programme fahren zu müssen.“
Matthias Bauer, Inhaber, Achterdeck