Kurz gesagt:
- Bankett-Software bündelt Angebote, Function Sheets, Personalplanung und Küchen-Produktionslisten in einem System und ersetzt damit Excel-Tabellen und Zettelwirtschaft zwischen Verkauf, Service und Küche. Am Markt konkurrieren etablierte On-Premise-Lösungen wie BANKETTprofi mit moderneren Cloud-Plattformen wie CaterSmart oder Univents – die Wahl hängt vor allem von Preistransparenz, Bedienbarkeit bei wechselndem Personal und der Tiefe der Küchen-/Produktionsplanung ab.
Bankett-Software ist eine spezialisierte Software für Betriebe, die regelmäßig Veranstaltungen mit Bewirtung ausrichten – von der Hochzeit im eigenen Saal bis zur Firmenfeier mit externem Catering. Sie deckt den kompletten Ablauf ab: von der ersten Anfrage über das Angebot und die Function-Sheet-Übergabe an Küche und Service bis zur Rechnung. Anders als generische Eventmanagement-Software ist Bankett-Software auf die Besonderheiten der Bewirtung zugeschnitten: Speisen- und Getränkeplanung, Produktionslisten für die Küche, wechselndes Servicepersonal und oft mehrere parallele Veranstaltungen an einem Tag. Dieser Guide zeigt, wer Bankett-Software braucht, welche Funktionen wirklich zählen, worauf Sie bei der Auswahl achten sollten und wie sich die Anbieter am DACH-Markt unterscheiden.
Für wen ist Bankett-Software gemacht?
Der Begriff „Bankett" stammt aus dem Hotel- und Veranstaltungsgeschäft, deckt in der Praxis aber ein breiteres Feld ab. Bankett-Software lohnt sich vor allem für:
- Bankett-Betriebe und Veranstaltungshäuser mit eigenen Sälen, die Hochzeiten, Firmenfeiern und Tagungen inklusive Bewirtung ausrichten.
- Hotels mit Tagungs- und Bankettbereich, die Zimmer-, Raum- und Cateringbuchungen koordinieren müssen.
- Freie Event-Locations, die Catering entweder selbst anbieten oder mit festen Partnern organisieren.
- Caterer mit eigenem Bankettgeschäft, die neben mobilem Catering auch feste Räume oder wiederkehrende Veranstaltungsformate betreiben.
Gemeinsam ist allen vier Gruppen: Es gibt eine Verkaufsseite (Anfrage, Angebot, Vertrag), eine operative Seite (Ablauf, Küche, Service, Personal) und eine administrative Seite (Rechnung, Buchhaltung). Bankett-Software verbindet diese drei Ebenen in einem System, statt sie über E-Mail, Excel und Zuruf zu koordinieren.
Welche Kernfunktionen sollte Bankett-Software abdecken?
Nicht jede Software, die sich „Eventmanagement" nennt, deckt die Anforderungen eines Bankett-Betriebs ab. Diese fünf Funktionsbereiche sind der Kern:
Angebote, Verträge und Rechnungen
Von der Anfrage zum rechtssicheren Dokument: Angebote mit Menü- und Getränkeauswahl, digitale Vertragsunterschrift und GoBD-konforme Rechnungsstellung, ohne Positionen mehrfach zu erfassen.
Function Sheets und Ablaufpläne
Das Function Sheet ist die zentrale Übergabe zwischen Verkauf, Küche und Service – mit Mitwirkenden, Zeitplan, Schichten und gebuchten Positionen auf einer Seite. Ohne dieses Dokument entstehen die klassischen Fehler: falsche Gästezahl in der Küche, vergessene Sonderwünsche, doppelt verplantes Personal.
Personal- und Schichtplanung
Bankett-Betriebe arbeiten mit einem Kernteam und wechselnden Aushilfen. Eine gute Bankett-Software plant Schichten pro Veranstaltung, rechnet Stunden ab und macht den Personalbedarf für Küche und Service auf einen Blick sichtbar – gerade an Tagen mit mehreren parallelen Events.
Küchen- und Produktionslisten
Aus den gebuchten Positionen automatisch Bestell-, Kommissionier- und Produktionslisten für die Küche erzeugen, statt sie manuell aus dem Angebot abzutippen. Das reduziert Fehlmengen und Verschwendung – gerade bei kurzfristigen Änderungen der Gästezahl.
Kundenportal und Kommunikation
Ein Kundenportal, in dem Auftraggeber Ablaufplan, Dokumente und offene Fragen einsehen können, spart Telefonate und E-Mail-Ping-Pong in der heißen Planungsphase vor der Veranstaltung.
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Cloud oder On-Premise?
On-Premise-Lösungen laufen auf eigener Hardware vor Ort und bieten volle Datenkontrolle, verursachen aber Wartungsaufwand und binden meist an bestimmte Betriebssysteme. Cloud-Software ist von jedem Gerät mit Browser nutzbar, aktualisiert sich automatisch und eignet sich besser für Teams mit mehreren Standorten oder Homeoffice-Verwaltung.
Transparente Preise statt Anfrage-Blackbox
Viele etablierte Bankett-Lösungen im DACH-Raum veröffentlichen keine Preise und arbeiten vertriebsgeführt mit individuellen Angeboten. Das erschwert den Vergleich. Achten Sie auf Anbieter mit öffentlichen Preisstaffeln – so lässt sich der Business Case vor dem ersten Verkaufsgespräch durchrechnen.
Schnittstellen zu Buchhaltung und Kasse
Rechnungen sollten sich ohne manuellen Export in DATEV, lexoffice oder bexio weiterverarbeiten lassen. Wer ein Kassensystem im Einsatz hat, sollte auf eine Schnittstelle statt doppelter Datenpflege achten.
Bedienbarkeit bei wechselndem Personal
Aushilfen und Saisonkräfte haben selten Zeit für eine lange Einarbeitung. Eine Oberfläche, die sich ohne Schulung erschließt, ist in der Praxis oft wichtiger als der größte Funktionsumfang.
Wie sieht der Markt für Bankett-Software in DACH aus?
Am deutschsprachigen Markt für Bankett-Software treffen etablierte, teils jahrzehntealte Speziallösungen auf neuere Cloud-Plattformen. BANKETTprofi (Bp Event) ist seit über 25 Jahren im Markt, mit großer Funktionstiefe für Großcatering und klassischem On-Premise- oder Mietmodell ohne öffentliche Preise – ein ausführlicher Vergleich zu BANKETTprofi zeigt die Unterschiede im Detail. CaterSmart positioniert sich als Cloud-Lösung mit öffentlichen Preisstufen zwischen einem kostenlosen Einstieg und einem Sales-Pro-Tier (Details im Vergleich Univents vs. CaterSmart). Daneben ist easyBANKETT als weitere DACH-Speziallösung für Bankett- und Bewirtungsplanung am Markt aktiv. Für einen breiteren Überblick über Alternativen lohnt sich ein Blick in die Vergleichsübersicht.
Was kostet Bankett-Software?
Die Preismodelle unterscheiden sich stark: Lizenzbasierte On-Premise-Lösungen verlangen oft eine Einmalzahlung pro Arbeitsplatz plus laufenden Wartungsvertrag, Cloud-Software rechnet meist monatlich pro Workspace oder gestaffelt nach Funktionsumfang ab. Univents zum Beispiel lässt sich 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen, danach ab 55 €/Monat für den reinen Angebots- und Rechnungsworkflow oder ab 299 €/Monat für die volle Plattform inklusive Function Sheets, Personalplanung und Küchen-Produktion – die vollständige Preisübersicht zeigt alle Stufen.
Wichtige Erkenntnisse
- Bankett-Software bündelt Verkauf, Küche/Service und Abrechnung – separate Excel-Listen sind die häufigste Fehlerquelle im laufenden Betrieb.
- Das Function Sheet ist das wichtigste operative Dokument; wer hier noch manuell überträgt, verliert Zeit und riskiert Fehler bei jeder Veranstaltung.
- On-Premise-Lösungen bieten oft große Funktionstiefe, aber selten öffentliche Preise; Cloud-Plattformen sind meist transparenter und schneller startklar.
- Die Bedienbarkeit für wechselndes Personal entscheidet in der Praxis oft mehr über den Erfolg der Einführung als der reine Funktionsumfang.
Meine Einschätzung nach Jahren in der Eventbranche
Ich habe in der Eventbranche oft genug erlebt, wie ein einziges falsch übertragenes Function Sheet eine ganze Veranstaltung durcheinanderbringt – falsche Gästezahl in der Küche, vergessene Allergien, doppelt verplantes Personal. Genau aus diesem Alltag heraus haben wir Univents gebaut: nicht als weiteres Tool neben Excel, sondern als ein System, in dem Angebotsposition, Küche und Rechnung dieselbe Datenquelle teilen. Meine Erfahrung: Der größte Hebel liegt selten in noch mehr Funktionen, sondern darin, dass ein Team die Software auch unter Zeitdruck am Veranstaltungstag zuverlässig bedienen kann.
Univents als Bankett-Software: Was die Plattform abdeckt
Univents ist als modulare Plattform für die Eventbranche entstanden und deckt die zentralen Bankett-Anforderungen ab, ohne dass Sie mehrere Einzeltools verbinden müssen:
- Angebote & Rechnungen – GoBD-konform, im eigenen Design, mit digitaler Unterschrift.
- Küchen- und Produktionsplanung – Function Sheets und Produktionslisten direkt aus den gebuchten Positionen.
- Personalplanung – Schichten für Crew und Aushilfen, inklusive Stundenabrechnung.
- Buchungsseiten – Anfragen direkt online erfassen, statt sie manuell einzupflegen.
- EventHub-Kundenportal – Ablaufplan, Dokumente und Änderungen für Auftraggeber an einem Ort.
Für Hotels mit Tagungs- und Bankettbereich gibt es zusätzlich eine eigene Übersicht der Hotel-Software-Funktionen, für reine Caterer die Catering-Software-Übersicht – wer speziell als Caterer Software auswählt, findet im Auswahl-Guide Event-Management-Software für Caterer eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
FAQ
Was ist Bankett-Software?
Bankett-Software ist eine spezialisierte Lösung für Betriebe, die Veranstaltungen mit Bewirtung ausrichten. Sie bündelt Angebote, Function Sheets, Küchen-/Produktionsplanung, Personaleinsatz und Rechnungsstellung in einem System.
Was kostet Bankett-Software?
Die Kosten reichen von öffentlichen Cloud-Abos ab rund 50–300 €/Monat bis zu lizenzbasierten On-Premise-Lösungen mit mehreren Tausend Euro Einrichtungskosten pro Arbeitsplatz plus laufendem Wartungsvertrag. Bei Anbietern ohne öffentliche Preise sollten Sie explizit nach den Gesamtkosten inklusive Einrichtung und Update-Vertrag fragen.
Brauche ich Bankett-Software schon als kleiner Betrieb?
Sobald mehr als eine Person an Angeboten, Ablaufplänen oder der Küchenliste mitarbeitet, lohnt sich der Umstieg meist schon – nicht erst ab einer bestimmten Betriebsgröße. Der Nutzen liegt vor allem darin, Doppelarbeit und Übertragungsfehler zwischen Verkauf und Küche zu vermeiden.
Läuft Bankett-Software auch auf dem Mac oder im Browser?
Cloud-basierte Bankett-Software läuft browserbasiert auf jedem Betriebssystem, während klassische On-Premise-Lösungen häufig auf Windows beschränkt sind. Wer im Team mit gemischten Geräten arbeitet, sollte das vor der Auswahl gezielt prüfen.
Wie migriere ich von Excel zu einer Bankett-Software?
Am einfachsten gelingt der Umstieg mit einem laufenden, aber noch nicht abgeschlossenen Projekt: Produkte, Kontakte und offene Events lassen sich meist per Excel-Import übernehmen, danach wird der nächste reale Termin komplett im neuen System abgewickelt statt parallel in Excel weitergeführt.
Empfehlung
Bankett-Software lohnt sich für jeden Betrieb, bei dem Angebot, Küche und Rechnung heute noch in getrennten Dateien leben. Prüfen Sie bei der Auswahl vor allem Preistransparenz, die Tiefe der Function-Sheet- und Küchenplanung sowie die Bedienbarkeit für wechselndes Personal – das sind in der Praxis die Kriterien, die über eine erfolgreiche Einführung entscheiden. Wer die Kernfunktionen aus diesem Guide an einem echten Beispiel-Event testen möchte, kann Univents 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte ausprobieren.