Kurz gesagt:
- Caterer brauchen keine generische Eventmanagement-Software, sondern eine Lösung, die Angebote, Küchen-Produktion und Personaleinsatz für mehrere parallele Veranstaltungen gleichzeitig abbildet. Dieser Auswahl-Guide führt in vier Schritten von der Bedarfsanalyse über die Anbieter-Shortlist bis zur Migration – inklusive der Kriterien, an denen sich in der Praxis eine geeignete von einer ungeeigneten Lösung unterscheidet.
Caterer stehen bei der Softwareauswahl vor einer anderen Ausgangslage als reine Eventlocations: Sie planen oft mehrere Veranstaltungen parallel, an wechselnden Orten, mit einer zentralen Küche und einem Team aus Festangestellten und Aushilfen. Generische Eventmanagement-Software deckt Buchung und Kommunikation ab, lässt aber häufig die Küchen- und Produktionsseite außen vor – genau der Bereich, in dem Caterer die meiste operative Komplexität haben. Dieser Guide zeigt in vier Schritten, wie Sie Event-Management-Software für Ihren Catering-Betrieb systematisch auswählen, welche Kriterien in der Praxis wirklich zählen und wo die Fallstricke bei der Umstellung liegen.
Schritt 1 – Bedarf definieren, bevor Sie Demos buchen
Bevor Sie Anbieter vergleichen, lohnt sich eine ehrliche Bestandsaufnahme: Wie viele Veranstaltungen laufen im Schnitt parallel? Wie viele Personen arbeiten aktuell an Angeboten, Ablaufplänen und der Küchenliste? Wo entstehen heute die meisten Fehler – bei der Gästezahl, bei Sonderwünschen, bei der Personaleinteilung? Diese Antworten bestimmen, welche Module Sie tatsächlich brauchen, statt sich von einer langen Funktionsliste blenden zu lassen.
- Anzahl paralleler Veranstaltungen pro Woche bzw. Wochenende
- Anzahl Personen, die aktuell an Angeboten oder der Küchenliste mitarbeiten
- Aktuelle Hauptfehlerquelle: Verkauf → Küche, Küche → Service oder Personaleinteilung?
- Bestehende Buchhaltungs- oder Kassensoftware, die angebunden werden muss
Schritt 2 – Anbieter anhand von Muss-Kriterien shortlisten
Mit der Bedarfsanalyse aus Schritt 1 lässt sich die Anbieterliste auf eine überschaubare Shortlist reduzieren. Vier Kriterien sind für Caterer in der Praxis nicht verhandelbar:
Küchen- und Produktionsplanung als Pflichtfunktion
Eine Software, die keine Produktions- oder Bestelllisten aus den gebuchten Positionen generiert, zwingt Sie zurück zu Excel – genau an der Stelle, an der die meisten Fehler entstehen. Prüfen Sie konkret, ob sich Mengen bei einer kurzfristigen Gästezahl-Änderung automatisch neu berechnen.
Mehrere parallele Veranstaltungen abbilden können
Anders als eine einzelne Location richten Caterer regelmäßig mehrere Events am selben Tag aus. Die Software muss Personal, Fahrzeuge und Küchenkapazität über mehrere gleichzeitige Veranstaltungen hinweg sichtbar machen, nicht nur pro Einzelevent.
Personalplanung für Festangestellte und Aushilfen
Aushilfen wechseln häufiger als beim Festpersonal. Schichtpläne, Stundenerfassung und die Zuordnung zu einzelnen Veranstaltungen sollten ohne Zusatztool funktionieren.
Schnittstellen zu Buchhaltung und Kasse
Rechnungen aus dem Catering-Geschäft sollten sich ohne manuellen Export an DATEV, lexoffice oder bexio übergeben lassen. Wer mobile Kassensysteme im Einsatz hat, sollte gezielt nach einer Schnittstelle statt doppelter Datenpflege fragen.
Schritt 3 – Software am echten Betrieb testen
Eine Verkaufs-Demo zeigt selten die Probleme, die im Alltag auftreten. Aussagekräftiger ist ein Test mit einem echten, laufenden Auftrag: ein Angebot für eine reale Anfrage erstellen, daraus ein Function Sheet ableiten und prüfen, ob Küche und Service die Informationen ohne Rückfragen verstehen. Anbieter mit kostenloser, kreditkartenloser Testphase senken das Risiko, sich vorschnell zu binden.
Schritt 4 – Migration und Einführung planen
Der Umstieg gelingt am einfachsten mit einem Projekt, das noch nicht abgeschlossen ist: Bestehende Produkte, Kontakte und offene Events werden importiert, danach läuft der nächste reale Termin komplett im neuen System – statt parallel in Excel weitergeführt zu werden. Planen Sie zusätzlich eine kurze Einweisung für Aushilfen ein, die die Software nur an Veranstaltungstagen sehen.
Bankett-Betrieb oder mobiler Caterer – macht das einen Unterschied?
Wer neben mobilem Catering auch einen festen Bankettsaal betreibt, sollte zusätzlich gezielt auf die Tiefe der Function-Sheet- und Raumplanung achten. Die Details dazu haben wir im separaten Guide zu Bankett-Software zusammengefasst – die vier Auswahlschritte aus diesem Artikel gelten für beide Betriebsformen gleichermaßen.
Wichtige Erkenntnisse
- Küchen- und Produktionsplanung ist für Caterer keine Nice-to-have-Funktion, sondern das Kernkriterium bei der Auswahl.
- Mehrere parallele Veranstaltungen brauchen eine Software, die Personal und Kapazität übergreifend zeigt – nicht nur pro Einzelevent.
- Ein Test am echten, laufenden Auftrag zeigt mehr als jede Verkaufs-Demo.
- Die Migration gelingt am reibungslosesten mit einem noch offenen Projekt statt einem harten Stichtag-Wechsel.
Meine Einschätzung nach Jahren in der Eventbranche
Die größten Probleme habe ich nicht bei Caterern mit einer Veranstaltung pro Wochenende gesehen, sondern bei denen mit drei oder vier gleichzeitig – dort reicht ein einzelner Übertragungsfehler zwischen Angebot und Küchenliste, um den ganzen Samstag durcheinanderzubringen. Wer Event-Management-Software für ein Catering-Geschäft auswählt, sollte deshalb weniger nach der längsten Funktionsliste fragen als danach, ob das System bei fünf parallelen Veranstaltungen an einem Tag noch übersichtlich bleibt.
Univents für Caterer: Wo die Plattform ansetzt
Univents wurde für genau dieses Alltagsproblem gebaut – mehrere Veranstaltungen, eine Küche, ein Team:
- Catering-Software-Übersicht – alle Module speziell aus Caterer-Perspektive.
- Küchen- und Produktionsplanung – Bestell-, Kommissionier- und Produktionslisten direkt aus den gebuchten Positionen, pro Event und veranstaltungsübergreifend.
- Personalplanung – Schichten für Festangestellte und Aushilfen über mehrere parallele Events hinweg.
- Angebote & Rechnungen – GoBD-konform, mit Anbindung an gängige Buchhaltungssoftware.
Für Betriebe mit festem Bankettsaal ergänzt der Guide zu Bankett-Software die raumspezifischen Auswahlkriterien.
FAQ
Was kostet Event-Management-Software für Caterer?
Cloud-Lösungen liegen meist zwischen 50 und 300 €/Monat, je nach Funktionsumfang und Betriebsgröße. Univents lässt sich 7 Tage kostenlos ohne Kreditkarte testen, danach ab 299 €/Monat für die volle Plattform inklusive Küchenplanung und Personaleinsatz.
Kann ich als Caterer mehrere Standorte oder Küchen abbilden?
Ja – achten Sie bei der Auswahl gezielt darauf, dass Produktionslisten und Personalplanung nicht nur pro Einzelevent, sondern über mehrere gleichzeitige Veranstaltungen hinweg sichtbar sind, wenn Sie regelmäßig parallel ausrichten.
Wie lange dauert die Einführung einer neuen Event-Management-Software?
Mit einem laufenden Projekt als Testfall und importierten Stammdaten (Produkte, Kontakte) lässt sich der erste reale Termin meist innerhalb weniger Tage komplett im neuen System abwickeln – ein vollständiger Wechsel aller Prozesse dauert je nach Teamgröße einige Wochen.
Was ist der Unterschied zu einer reinen Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware?
Reine Rechnungssoftware deckt nur die administrative Seite ab. Event-Management-Software für Caterer verbindet zusätzlich Verkauf (Angebote), Betrieb (Function Sheets, Küche, Personal) und Administration in einem System mit einer gemeinsamen Datenquelle.
Brauche ich als kleiner Catering-Betrieb schon eine spezialisierte Lösung?
Sobald zwei oder mehr Personen an Angeboten, der Küchenliste oder der Personaleinteilung mitarbeiten, entstehen typischerweise die ersten Übertragungsfehler – ab diesem Punkt zahlt sich eine spezialisierte Software meist schnell aus.
Empfehlung
Gehen Sie bei der Auswahl in der Reihenfolge dieses Guides vor: erst den tatsächlichen Bedarf klären, dann anhand der vier Muss-Kriterien shortlisten, am echten Betrieb testen und die Migration mit einem laufenden Projekt starten. Wer die Küchen- und Personalplanung aus diesem Artikel an einem echten Auftrag ausprobieren möchte, kann Univents 7 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte testen.