Oferty i faktury, które nie giną w skrzynce mailowej
Zapytanie od klienta, wycena, poprawki, w końcu faktura — w wielu firmach cateringowych to wciąż pięć różnych plików w pięciu różnych miejscach. Univents trzyma cały ten proces w jednym rekordzie zapytania.
Zaktualizowano
Dlaczego arkusz i Word przestają wystarczać
Przy kilku zapytaniach tygodniowo ręczne przygotowywanie oferty działa. Problem zaczyna się przy wzroście:
- każda poprawka ceny wymaga nowego pliku PDF i nowej wersji maila,
- nikt nie widzi od razu, czy klient w ogóle otworzył ofertę,
- pozycje z oferty trzeba potem ręcznie przepisać do faktury,
- brak jednego miejsca, w którym widać historię komunikacji z danym klientem.
W rezultacie właściciel lub kierownik biura spędza wieczory na dopasowywaniu wersji zamiast na planowaniu eventu.
Jak to działa w Univents
Zapytanie klienta trafia do jednego rekordu eventu. Z niego budujesz ofertę z gotowych pozycji produktowych (dania, obsługa, wynajem sprzętu) i wysyłasz ją mailem z linkiem do podglądu — klient akceptuje ją online jednym kliknięciem, a Ty zamieniasz ją w rachunek lub fakturę jednym kliknięciem — pozycje, ilości i rabaty przechodzą automatycznie, bez przepisywania.
Status każdego dokumentu (wysłano, otwarto, zaakceptowano, opłacono) widzisz na liście, więc wiesz, które oferty wymagają telefonu przypominającego, zanim klient wybierze kogoś innego.
Faktury a Krajowy System e-Faktur (KSeF)
Ważne, żeby to było jasne: Univents tworzy oferty i faktury dla Twoich klientów, ale nie jest systemem księgowym ani nie wysyła danych bezpośrednio do KSeF. Od kwietnia 2026 obowiązek strukturalnego przekazywania faktur do KSeF dotyczy w Polsce praktycznie każdej firmy — to zadanie realizujesz przez swój program księgowy lub biuro rachunkowe, do którego eksportujesz dane z Univents. Jeśli KSeF jest dla Ciebie priorytetem numer jeden już dziś, sprawdź nasz poradnik o KSeF dla firm cateringowych — opisujemy tam uczciwie, gdzie Univents pomaga, a gdzie nie.
Najczęściej zadawane pytania
Czy mogę wysłać ofertę cateringową bezpośrednio z systemu?
Tak. Oferta trafia do klienta mailem z linkiem do podglądu w przeglądarce i możliwością akceptacji online — nie musisz wysyłać osobnego PDF-a.
Czy Univents wysyła faktury do KSeF?
Nie. Univents tworzy oferty i faktury, ale strukturalne przekazanie do Krajowego Systemu e-Faktur realizujesz przez swój program księgowy — Univents nie ma bezpośredniej integracji z KSeF.
Czy da się zmienić ofertę w fakturę bez przepisywania pozycji?
Tak, to jeden z głównych powodów, dla których firmy cateringowe przechodzą na Univents — pozycje, ilości, ceny i rabaty przechodzą z oferty na fakturę automatycznie.
Czy widzę, kiedy klient otworzył ofertę?
Tak, status dokumentu (wysłano/otwarto/zaakceptowano) aktualizuje się na bieżąco, więc wiesz, kiedy warto zadzwonić z przypomnieniem.
Zobacz Univents w działaniu
Zapytania, oferty, karty wydarzeń, grafiki personelu i faktury w jednym miejscu. Pokażemy Ci wszystko podczas indywidualnej prezentacji.
7-dniowy okres próbny · bez karty kredytowej
Aplikacja Univents jest dostępna w języku angielskim i niemieckim.