Die Digitalisierung verändert das Eventmanagement grundlegend und eröffnet Unternehmen, Agenturen sowie Veranstaltern zahlreiche neue Möglichkeiten. Noch nie war die Auswahl an event software so vielfältig wie heute.
Vor allem im Jahr 2025 stehen viele vor der Herausforderung, aus den zahlreichen Lösungen die passende zu wählen. Wer sich für das richtige event management system entscheidet, profitiert von mehr Effizienz, weniger Fehlern und einem professionelleren Auftritt.
In diesem Artikel erhalten Sie einen umfassenden Vergleich der führenden Systeme, aktuelle Trends, zentrale Funktionen und entscheidende Auswahlkriterien für Ihre Events.
Die Digitalisierung verändert das Eventmanagement grundlegend. Immer mehr Unternehmen setzen 2025 auf eine event management app, um Abläufe effizienter und transparenter zu gestalten. Neue Trends, technologische Innovationen und ein wachsender Markt bieten Chancen, stellen aber auch Anforderungen an Entscheider. Im Folgenden beleuchten wir die wichtigsten Entwicklungen.
Die fortschreitende Digitalisierung prägt das Eventmanagement wie nie zuvor. Immer mehr Prozesse lassen sich durch event management software automatisieren. Cloud-basierte Lösungen sind 2025 der neue Standard. Sie ermöglichen es Teams, von überall aus gemeinsam an Events zu arbeiten.
Künstliche Intelligenz hält Einzug in viele Systeme. Sie unterstützt beim Teilnehmermanagement, bei der Auswertung von Daten und bei der automatisierten Kommunikation. Moderne event management apps integrieren CRM, Buchhaltung und Ticketing in einer Plattform. Ein Beispiel: Mit combit CRM lassen sich Einladungen, Teilnehmerlisten sowie das Reporting vollständig automatisieren.
Statistiken bestätigen das Wachstum: Laut OMR Reviews steigt der Markt für event management software jährlich um etwa 12 Prozent. Unternehmen profitieren von Effizienzsteigerungen und einer Reduktion manueller Fehler durch digitale Tools.
Hybride Eventformate gewinnen nach der Pandemie weiter an Bedeutung. Event management software muss 2025 sowohl Online-Events als auch Präsenzveranstaltungen und Mischformen zuverlässig abbilden. Das stellt hohe Anforderungen an Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit.
Entscheider achten verstärkt darauf, dass Systeme flexibel auf neue Eventtypen reagieren. Lösungen wie combit CRM bieten die Möglichkeit, Workflows und Eventarten individuell zu gestalten. So können Unternehmen schnell auf veränderte Marktbedingungen reagieren.
Flexibilität wird zum zentralen Auswahlkriterium. Nur wer die passende event management software nutzt, bleibt im Wettbewerb agil und zukunftssicher.
Der Markt für event management systeme ist 2025 breit aufgestellt. Es gibt sowohl All-in-One-Systeme als auch spezialisierte Tools. Die Zielgruppen reichen von Agenturen über Unternehmen bis zu Non-Profits, Locations und Caterern.
Eine Marktanalyse wie der Event Management Software Marktbericht 2025 zeigt, dass branchenspezifische Anforderungen immer wichtiger werden. Anbieter wie combit CRM oder Lösungen, die auf OMR Reviews gelistet sind, setzen gezielt auf flexible Module für verschiedene Einsatzbereiche.
Anbieter | Zielgruppe | Spezialisierung |
|---|---|---|
combit CRM | Unternehmen, Agenturen | CRM & Event |
OMR Reviews | Breite Auswahl | All-in-One, spezialisiert |
Univents | Caterer, Locations, Agenturen | Buchung, Ressourcen |
Im Fokus stehen Systeme, die sich an die Prozesse der jeweiligen Branche anpassen und Schnittstellen zu anderen Tools bieten.
Die Auswahl der passenden event management software ist komplex. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, individuelle Anforderungen mit den Angeboten am Markt abzugleichen. Integration, Skalierbarkeit und Nutzerfreundlichkeit spielen eine zentrale Rolle.
Eine gründliche Bedarfsanalyse ist vor dem Kauf unverzichtbar. Zu umfangreiche Systeme können Anwender überfordern, während fehlende Schnittstellen die Prozesse ausbremsen. Mangelnde Anpassbarkeit führt schnell zu ineffizienten Workarounds.
Das Risiko, durch eine unpassende event software Zeit und Ressourcen zu verlieren, ist hoch. Umso wichtiger ist ein strukturierter Auswahlprozess, der auch zukünftige Anforderungen berücksichtigt.
Die Anforderungen an eine leistungsfähige event management app sind 2025 so vielfältig wie nie zuvor. Unternehmen, Agenturen und Veranstalter erwarten, dass ihre Lösung mehr als nur die reine Verwaltung von Events übernimmt. Im Fokus stehen Automatisierung, Integration und eine nahtlose Nutzererfahrung. Moderne Systeme bilden den gesamten Prozess von der Einladung bis zur Nachbereitung ab und bieten flexible Schnittstellen zu anderen Tools.
Ein zentrales Merkmal moderner event management software ist das automatisierte Teilnehmermanagement. Systeme ermöglichen es, Einladungen, Anmeldungen und Bestätigungen vollständig digital abzuwickeln. Dabei lassen sich E-Mail-Marketing-Tools wie Inxmail oder Mailchimp direkt integrieren, um personalisierte Kommunikation sowie Serienmails effizient zu gestalten.
Besonders wichtig ist die DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Teilnehmerdaten. Viele Lösungen bieten spezielle Funktionen zur Einwilligungsverwaltung, Löschfristen und sicheren Speicherung. Als Praxisbeispiel verarbeitet etwa combit CRM Anmeldungen vollautomatisch und dokumentiert alle datenschutzrelevanten Vorgänge nachvollziehbar.
Eine zeitgemäße event management software stellt zentrale Kalender, GANTT-Diagramme und Ressourcenübersichten bereit. Teams können Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zuweisen, wodurch Transparenz und Effizienz im Eventprozess steigen.
In der Praxis bewährt sich die Echtzeit-Statuskontrolle: Projektleiter erkennen auf einen Blick den Fortschritt einzelner Aufgaben. Standardisierte Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben erleichtern die Planung und reduzieren Fehlerquellen, insbesondere bei komplexen Veranstaltungen mit vielen Beteiligten.
Finanzielle Abläufe sind ein weiterer entscheidender Bereich. Mit einer event management software lassen sich Angebote, Rechnungen und Zahlungsprozesse automatisiert erstellen. Die Integration von Buchhaltungssystemen sowie Exportfunktionen für unterschiedliche Formate (z.B. Excel, PDF) sind heute Standard.
Detaillierte Auswertungen über Teilnehmerzahlen, Umsätze und Kosten helfen, Events wirtschaftlich zu steuern. Beispielsweise kann combit CRM Berichte direkt in verschiedene Formate exportieren, was die Nachbereitung und das Controlling erheblich vereinfacht.
Während des Events profitieren Veranstalter von digitalen Teilnehmerlisten und schnellen Check-in-Prozessen. Moderne event management software unterstützt den mobilen Zugriff, sodass Teams auch vor Ort flexibel agieren können.
Funktionen wie Barcode-Scan oder QR-Code erleichtern die Erfassung von Gästen. Nach dem Event sind Feedback-Erhebung, Follow-up-Kommunikation und Lead-Management entscheidend für nachhaltigen Erfolg. Hier punkten Systeme, die automatisierte Workflows für alle Phasen bereitstellen.
Die Stärke einer event management software zeigt sich in ihrer Offenheit für Integrationen. Anbindungen an Ticketportale wie Eventim oder vivenu, CRM-, ERP- und CMS-Systeme sowie Social Media sind heute unverzichtbar. Viele Anbieter setzen auf offene APIs, um individuelle Erweiterungen zu ermöglichen.
Gerade beim Thema Buchung und Ressourcenverwaltung empfiehlt sich ein Blick auf spezialisierte Lösungen. Ein Beispiel ist das Buchungssystem für Events, das zentrale Funktionen wie Terminreservierung, Ressourcenplanung und automatisierte Abläufe in einer Plattform vereint. Diese Integrationsfähigkeit sorgt für einen reibungslosen Ablauf und minimiert den administrativen Aufwand.
Die Auswahl der passenden event management software ist 2025 entscheidender denn je. Unternehmen, Agenturen und Veranstalter stehen vor der Wahl zwischen umfassenden All-in-One-Systemen und spezialisierten Tools. Beide Ansätze bieten individuelle Vorteile, doch die Entscheidung beeinflusst Effizienz, Flexibilität und Zukunftsfähigkeit der eigenen Eventprozesse nachhaltig.
All-in-One-Systeme bündeln sämtliche Funktionen der event management software zentral. Sie ermöglichen die Steuerung von Prozessen – von der Anfrage über Teilnehmermanagement bis zur Abrechnung – auf einer Plattform. Das reduziert Medienbrüche und fördert Übersichtlichkeit.
Vorteile:
Weniger Fehlerquellen dank durchgängiger Workflows
Zentrale Datenhaltung für Teilnehmer, Ressourcen und Finanzen
Geringerer Schulungsaufwand durch einheitliche Bedienoberfläche
Herausforderungen:
Komplexität steigt mit wachsendem Funktionsumfang
Längere Einarbeitungszeit für neue Nutzer
Anpassungen an spezifische Prozesse benötigen oft Expertenwissen
Ein Beispiel ist combit CRM, das als event management software sämtliche Eventtypen abbilden und flexibel erweitert werden kann.
Spezialisierte Tools konzentrieren sich auf einzelne Aspekte wie Ticketing, Teilnehmermanagement oder Catering. Sie bieten oft tiefgehende Funktionen und eine besonders intuitive Bedienung.
Stärken:
Schnelle Implementierung und geringe Einstiegshürden
Tiefe Spezialisierung auf einzelne Prozesse wie Check-in oder Ressourcenplanung
Geringere Kosten für kleine Teams oder spezifische Anforderungen
Grenzen:
Schnittstellenprobleme bei der Integration mehrerer Tools
Doppelter Pflegeaufwand durch verteilte Daten
Gefahr von Dateninseln und Medienbrüchen
Für Unternehmen, die sich auf einzelne Eventbereiche fokussieren, kann eine spezialisierte event management software die optimale Lösung sein.
Die Wahl zwischen All-in-One-Lösung und spezialisiertem Tool hängt von verschiedenen Faktoren ab. Entscheidend sind Größe und Komplexität der Events, Integrationsbedarf, Ressourcen für Implementierung und das geplante Wachstum.
Ein strukturierter Event-Management-Software Anbieter Vergleich hilft, die relevanten Systeme hinsichtlich Funktionen, Schnittstellen und Kosten zu prüfen. Unternehmen sollten zudem auf die Skalierbarkeit der event management software und den Support achten.
In der Praxis zeigt sich: All-in-One-Systeme wie combit CRM bieten großen Agenturen und Unternehmen Vorteile durch Automatisierung und zentrale Steuerung. Die Stiftung Friedensdialog profitiert von automatisierter Dokumentenverwaltung bei internationalen Großveranstaltungen. Engelberg-Titlis Tourismus AG verzeichnet Zeitersparnis und Transparenz durch die Integration aller Prozesse in einer Plattform.
Spezialisierte Tools überzeugen hingegen bei klar umrissenen Aufgaben – etwa dem digitalen Ticketing im Kulturbereich oder der Ressourcenplanung für Caterer.
Univents steht exemplarisch für eine moderne All-in-One event management software, die speziell auf die Bedürfnisse von Caterern, Eventlocations und Agenturen zugeschnitten ist. Sie vereint Buchungen, Angebote, Küche, Raumverwaltung, Personal und Finanzen auf einer Plattform.
Automatisierte Abläufe, Echtzeit-Kollaboration und transparente Kommunikation machen Univents zur idealen Wahl für kleine und große Unternehmen, die Struktur und Effizienz suchen. Kunden profitieren von branchenspezifischen Funktionen, Vorlagen für wiederkehrende Prozesse und einer kostenlosen Testphase.
Datenschutz ist für Unternehmen und Veranstalter ein zentrales Thema, wenn sie sich 2025 für eine event management software entscheiden. Die Verwaltung sensibler Teilnehmer- und Kundendaten verlangt höchste Sorgfalt und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der DSGVO. Fehler bei der Auswahl können schwerwiegende Konsequenzen haben.
Die Nutzung von event management software bedeutet, dass täglich große Mengen personenbezogener Daten verarbeitet werden. Dazu zählen Namen, Kontaktdaten, Zahlungsinformationen und oft auch besondere Kategorien wie Essenspräferenzen oder Mobilitätsbedarfe.
Unternehmen müssen sicherstellen, dass die eingesetzte event management software nicht nur die DSGVO erfüllt, sondern auch branchenspezifische Vorgaben wie etwa das Hosting innerhalb Deutschlands berücksichtigt. Nur so bleibt das Vertrauen von Teilnehmern und Partnern erhalten.
Um den Schutz der Daten zu gewährleisten, setzen Anbieter von event management software auf moderne technische Maßnahmen. Dazu gehören:
Verschlüsselung der Datenübertragung und Speicherung
Granulares Rollen- und Rechtemanagement für Nutzer
Nachweisbare Einwilligungen (Consent Management)
Automatisierte Löschfristen und Datenportabilität
Zertifizierungen und Audits belegen die Einhaltung dieser Standards. Unternehmen sollten bei der Auswahl einer event management software gezielt nach entsprechenden Nachweisen fragen.
Viele führende event management software Systeme setzen Datenschutz und Sicherheit konsequent um. So bietet combit CRM beispielsweise eine DSGVO-ready Architektur, dokumentiert personenbezogene Daten und ermöglicht den Export für Anfragen oder Löschungen.
Ein Praxisbeispiel: Die Stiftung Friedensdialog nutzt eine event management software, um internationale Teilnehmerdaten, Visa-Informationen und Hotelbuchungen DSGVO-konform zu verwalten. Das sorgt für Transparenz und Rechtssicherheit im Eventprozess.
Wer bei der Einführung einer event management software die Datenschutzanforderungen unterschätzt, riskiert hohe Bußgelder und Imageschäden. Datenlecks, unzureichende Verschlüsselung oder fehlende Einwilligungen führen schnell zu Vertrauensverlust bei Kunden und Partnern.
Regelmäßige Updates, interne Audits und die konsequente Umsetzung der Datenschutzrichtlinien sind daher Pflicht. Unternehmen sollten ein Bewusstsein für diese Risiken im gesamten Team schaffen.
Die Auswahl der richtigen event management software sollte immer auch unter Datenschutzaspekten erfolgen. Prüfen Sie:
Verfügbarkeit transparenter Datenschutzinformationen
Anpassungsfähigkeit an individuelle Anforderungen
Integration von Consent-Management und Opt-in/Opt-out-Funktionen
Hosting-Standort und Zertifizierungen
Testen Sie bevorzugte Systeme in einer Demo und lassen Sie sich die Datenschutzkonzepte erklären. So stellen Sie sicher, dass Ihre event management software auch in Zukunft rechtssicher und vertrauenswürdig bleibt.
Die Digitalisierung verändert das Eventgeschäft grundlegend. Unternehmen aller Branchen profitieren heute von event management software, die Prozesse automatisiert und Transparenz schafft. Im Folgenden stellen wir reale Anwendungsfälle aus verschiedenen Bereichen vor, um die Vorteile und Erfolgsfaktoren praxisnah zu illustrieren.
Für Unternehmen und Agenturen ist die regelmäßige Durchführung von Veranstaltungen ein zentraler Bestandteil der Kundenkommunikation und Lead-Generierung. Mit event management software werden Einladungen, Teilnehmerregistrierung und Follow-up automatisiert. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Ein Praxisbeispiel: COHAUSZ & FLORACK setzt auf ein integriertes System für das Veranstaltungsmanagement. Die Software ermöglicht es, interne wie externe Events zentral zu steuern und die Kommunikation im Team zu verbessern. Durch die Automatisierung reduziert sich der manuelle Aufwand erheblich, während die Professionalität steigt. So können Unternehmen ihre Ressourcen gezielter für kreative Aufgaben nutzen und die Teilnehmerzufriedenheit nachhaltig steigern.
Gerade Non-Profits und Stiftungen stehen bei internationalen Großveranstaltungen vor besonderen Herausforderungen. Hier bewährt sich event management software doppelt, da sie sowohl große Mengen an Teilnehmerdaten als auch komplexe Kommunikationsflüsse effizient abbilden kann.
Die Stiftung Friedensdialog setzt auf eine Lösung, die Anmeldungen von bis zu 900 Teilnehmenden aus über 100 Ländern vollautomatisch verarbeitet. Flugdaten, Visa und Hotelbuchungen werden zentral koordiniert. Die Software sorgt für DSGVO-konforme Verwaltung sensibler Daten und ermöglicht eine schnelle Erstellung von Berichten für Fördermittelgeber. Das Ergebnis ist eine erhebliche Reduzierung des organisatorischen Aufwands und mehr Zeit für die inhaltliche Arbeit.
Im Tourismus- und Locationmanagement ist die Integration von Gästebetreuung, Eventorganisation und CRM entscheidend. Moderne event management software bietet hier zentrale Plattformen, die Anfragen, Buchungen und Ressourcen übersichtlich bündeln.
Die Engelberg-Titlis Tourismus AG nutzt ein System, das von der ersten Anfrage bis zur Abrechnung alle Prozesse digital abbildet. Die Zeitersparnis liegt laut Erfahrungsberichten bei 10 bis 15 Prozent. Besonders wichtig ist die Möglichkeit, neue Eventtypen flexibel zu integrieren und Workflows individuell anzupassen. Weitere Informationen zu branchenspezifischen Funktionen finden Sie unter Event-Location-Management Funktionen.
Kulturveranstalter profitieren von der nahtlosen Anbindung an Ticketportale. Hier übernimmt event management software die automatische Übernahme von Buchungen, Teilnehmerdaten und Zahlungsabwicklung.
Durch die Integration werden Teilnehmerlisten in Echtzeit aktualisiert und personalisierte Kommunikationsmaßnahmen ermöglicht. Veranstalter behalten jederzeit den Überblick über Verkaufszahlen, Auslastung und Feedback. Die automatisierte Nachbereitung unterstützt das Lead-Management und die gezielte Ansprache für zukünftige Events. Auch die Verwaltung von Dokumenten und Auswertungen läuft digital und effizient.
Was zeichnet erfolgreiche Projekte mit event management software aus? Flexibilität, offene Schnittstellen und Anpassungsfähigkeit sind zentrale Kriterien. Teams profitieren von der Zeitersparnis, geringerer Fehleranfälligkeit und einer verbesserten Zusammenarbeit.
Eine Übersicht typischer Erfolgsfaktoren:
Erfolgsfaktor | Nutzen |
|---|---|
Automatisierung | Weniger Routineaufwand, mehr Effizienz |
Offene Schnittstellen | Nahtlose Integration bestehender Systeme |
Skalierbarkeit | Für kleine und große Events geeignet |
Transparenz | Klare Aufgaben und Status für alle |
Support & Schulung | Schnelle Einarbeitung, verlässlicher Service |
Kundenreferenzen berichten von gesteigerter Professionalität und erhöhter Zufriedenheit bei allen Beteiligten. Weitere Praxisbeispiele aus dem Eventbereich verdeutlichen, wie vielfältig und individuell der Einsatz von event management software sein kann.
Die Auswahl der richtigen event management software entscheidet maßgeblich über den Erfolg Ihrer Veranstaltungen. Angesichts der Vielzahl an Lösungen auf dem Markt empfiehlt es sich, systematisch und mit klaren Kriterien vorzugehen. Im Folgenden finden Sie einen strukturierten Leitfaden, um 2025 die optimale event management software für Ihr Unternehmen zu bestimmen.
Am Anfang steht eine gründliche Analyse der eigenen Eventprozesse. Welche Herausforderungen bestehen aktuell, und welche Ziele verfolgen Sie für Ihre Veranstaltungen? Legen Sie Muss- und Kann-Kriterien für Ihre event management software fest. Muss-Kriterien sind beispielsweise DSGVO-Konformität, Integrationsmöglichkeiten oder Mehrsprachigkeit. Kann-Kriterien betreffen etwa Automatisierungen, mobile Nutzung oder branchenspezifische Module. Erstellen Sie eine Checkliste, um Anforderungen zu priorisieren:
Teilnehmermanagement
Ressourcenplanung
Budgetkontrolle
Schnittstellen zu bestehenden Systemen
Eine strukturierte Bedarfsermittlung bildet das Fundament für die Auswahl der passenden event management software.
Eine intuitive Bedienung ist entscheidend, damit Ihr Team die event management software effizient nutzen kann. Achten Sie auf eine übersichtliche Benutzeroberfläche, kurze Einarbeitungszeiten und klar strukturierte Workflows. Gute Anbieter stellen umfangreiche Support-Angebote, Tutorials und Schulungen bereit. Prüfen Sie, ob eine aktive Community existiert, die bei Fragen unterstützt. Auch mobile Anwendungen sollten leicht zugänglich und intuitiv bedienbar sein.
Ein benutzerfreundliches System spart Zeit bei der Implementierung und dem täglichen Arbeiten mit der event management software.
Die Kostenstrukturen für ein event management system variieren stark. Vergleichen Sie Lizenzmodelle wie Cloud, On-Premises oder Freemium-Angebote. Kalkulieren Sie die Gesamtkosten, inklusive Implementierung, Schulung und laufender Gebühren. Stellen Sie dem Aufwand den erwarteten Nutzen gegenüber. Wie viel Zeitersparnis und Fehlerreduktion bringt die Lösung? Ein klarer Return on Investment ist ein wichtiges Entscheidungskriterium. Berücksichtigen Sie mögliche Skalierungskosten bei wachsendem Veranstaltungsvolumen.
Eine transparente Kosten-Nutzen-Abwägung erleichtert die Auswahl der passenden event management software.
Datenschutz ist für jede event management software elementar. Prüfen Sie, ob die Lösung aktuelle Sicherheitsstandards erfüllt, Daten verschlüsselt überträgt und ein flexibles Rollen- und Rechtemanagement bietet. Achten Sie auf die Einhaltung der DSGVO und gegebenenfalls branchenspezifischer Vorgaben. Hosting in Deutschland oder der EU kann zusätzliche Sicherheit bieten. Lassen Sie sich Zertifizierungen und Audit-Nachweise zeigen.
Ein sicheres System schützt nicht nur Teilnehmerdaten, sondern auch die Reputation Ihres Unternehmens bei der Nutzung von event management software.
Nutzen Sie kostenlose Testphasen, Demos und Pilotprojekte, um die event management software im Alltag zu erproben. Erfahrungsberichte aus Ihrer Branche bieten wertvolle Einblicke in die Praxis. Lesen Sie auch Fachartikel wie Digitalisierung im Catering-Management, um zu erfahren, wie digitale Lösungen Prozesse optimieren. Sprechen Sie mit Referenzkunden und ziehen Sie Lessons Learned in Ihre Entscheidung ein.
Tests und Referenzen helfen, die Stärken und Schwächen einer event management software realistisch einzuschätzen.
Die ideale event management software ist keine Standardlösung, sondern passt sich Ihren individuellen Anforderungen an. Wer systematisch Bedarf, Funktionen, Kosten und Sicherheit prüft, schafft Freiräume für kreative und erfolgreiche Events. Nutzen Sie strukturierte Vergleiche, um die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen. Die passende event management software ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Ihr Eventmanagement 2025.
Nachdem wir gemeinsam die wichtigsten Trends, Funktionen und Entscheidungskriterien für Event Management Software 2025 betrachtet haben, wissen Sie jetzt, worauf es wirklich ankommt: Effizienz, transparente Abläufe und mehr Zeit für Ihre Events. Sie möchten erleben, wie ein zentrales System Ihre Prozesse spürbar vereinfacht und Fehler reduziert? Dann probieren Sie Univents doch einfach selbst aus – ganz ohne Risiko und mit vollem Funktionsumfang. So können Sie direkt herausfinden, ob es perfekt zu Ihren Anforderungen passt.