Catering digitalisieren – Weg von Excel & WhatsApp

Warum sich Catering 2025 verändern muss

Viele Caterer kennen das: Du koordinierst drei Events gleichzeitig, die Produktionsliste liegt als Excel-Datei im Anhang, und im WhatsApp-Chat pingt jemand, dass sich der Aufbau geändert hat. Was früher halbwegs funktionierte, wird heute zur Dauerbelastung.

Fehlendes Personal, steigende Gäst­ansprüche und immer komplexere Events bringen selbst eingespielte Teams an ihre Grenzen. Informationen gehen verloren, Listen geraten außer Kontrolle, und am Ende bleibt Stress – statt Struktur.

Gleichzeitig entstehen enorme Chancen: Wer seine Abläufe digitalisiert – etwa durch ein Event Operating System (EventOS) oder ein modernes „EventOS“-Tool – spart nicht nur Zeit, sondern schafft ein ganz neues Maß an Transparenz und Professionalität – für Mitarbeitende wie für Kunden.

Excel & WhatsApp: warum das alte System nicht mehr trägt

Excel und WhatsApp waren jahrelang die Standardlösung im Catering – ein bisschen Tabellenmagie hier, ein paar Gruppenchats da. Doch was auf den ersten Blick flexibel wirkt, wird mit wachsender Teamgröße schnell zum Risiko:

• Versionschaos: Mehrere Personen bearbeiten die gleiche Liste, nichts passt mehr zusammen.

• Fehleranfälligkeit: Ein falscher Zellbezug, und plötzlich fehlen 20 Portionen.

• Keine Nachvollziehbarkeit: Wer hat was geändert, wann wurde die neue Liste verschickt?

• Datenschutzrisiken: Personen- und Kundendaten über WhatsApp zu teilen, ist rechtlich heikel.

• Stress im Alltag: Wichtige Infos verstecken sich zwischen Sprachnachrichten und Screenshots.

Kurz gesagt: Was früher improvisiert charmant war, kostet heute Produktivität, Vertrauen – und Geld.

Was moderne Catering-Software anders macht

Digitale Systeme wie Univents lösen diese Probleme nicht einfach technisch, sondern strukturell. Sie bringen alle Prozesse – von der Anfrage bis zur Abrechnung – in einen klaren, durchgängigen Ablauf. Ein richtiges Event Operating System integriert Angebote, Produktionslisten, Schicht- und Ressourcenplanung, Kommunikation und Buchung – alles in einem zentralen Dashboard.

1. Alles an einem Ort

Angebote, Produktionslisten, Schichtpläne und Kommunikation leben in einem zentralen System. Kein Hin-und-Her zwischen Tools. Jeder weiß, wo Informationen zu finden sind.

2. Automatisierung statt Routine

• Angebote entstehen aus Vorlagen – mit Preisen, Bildern, Textbausteinen.

• Produktionslisten aktualisieren sich automatisch, wenn ein Produkt geändert wird.

• Schichtpläne werden mit wenigen Klicks erstellt und an alle Mitarbeitenden verteilt.

• Änderungsinfos laufen live – kein Nachtelefonieren, keine Fehlkommunikation.

3. Transparenz für alle

Planung, Küche, Service – alle sehen denselben Stand in Echtzeit.
Das reduziert Rückfragen, erleichtert Entscheidungen und bringt Ruhe in den Ablauf.

👉 Erfahre hier mehr über digitale Angebots- und Rechnungsprozesse in Univents

Praxisbeispiele: Wie Caterer mit einem Event Operating System (eventos) Zeit sparen und Fehler vermeiden

Beispiel 1: Angebote in Minuten statt Stunden

Ein mittelgroßer Cateringbetrieb mit rund 15 Mitarbeitenden hat seine Angebotsprozesse digitalisiert.
Früher: Preise und Texte wurden manuell aus alten Word-Dokumenten kopiert.
Heute: Angebote entstehen mit wenigen Klicks direkt aus Vorlagen. Produkte, Texte und Bilder sind bereits hinterlegt.

Das spart im Schnitt 30 Minuten pro Angebot – und sorgt dafür, dass Kunden ihre Angebote noch am selben Tag erhalten.
Außerdem lassen sich Nachfragen oder Änderungswünsche sofort digital abbilden – ohne neue Versionen per E-Mail.

Beispiel 2: Produktionsplanung ohne Zettelwirtschaft

In der Küche lagen früher Papierlisten – oft nicht aktuell, manchmal sogar doppelt.
Seit der Einführung eines digitalen Produktionsplans über ein Event Operating System wie Univents (EventOS) läuft alles zentral:
Sobald ein Auftrag bestätigt wird, erstellt das System automatisch die Produktionslisten mit Rezepturen, Mengen und Allergenen.

Änderungen im Angebot (z. B. neue Gästezahl oder andere Beilage) werden automatisch übernommen.
Das Ergebnis: keine falschen Mengen mehr, weniger Stress in der Küche, und 100 % aktuelle Daten.

Beispiel 3: Schichtplanung mit Klarheit statt Chaos

Früher wurden Schichtpläne per WhatsApp oder Excel abgestimmt – mit ständigen Nachfragen.
Jetzt läuft die Personalplanung direkt im System:
Das Team sieht seine Schichten in Echtzeit, kann Abwesenheiten melden oder Schichten tauschen – und Änderungen werden sofort synchronisiert.

Der Betrieb spart so jede Woche mehrere Stunden Abstimmung und vermeidet Doppelbelegungen.
Auch Zuschläge (z. B. Nacht- oder Wochenendarbeit) werden automatisch berechnet – transparent und fair für alle.

Fazit aus der Praxis

Egal ob kleine Küche oder Großcaterer:
Ein integriertes Event Operating System wie Univents (EventOS) macht den Unterschied zwischen Zettelchaos und echtem Überblick.
Die Kombination aus zentraler Planung, automatisierten Listen und klarer Kommunikation sorgt dafür, dass Cateringbetriebe effizienter arbeiten – und das mit weniger Stress und mehr Zeit für Qualität.

👉 So unterstützt Univents Küchen- und Produktionsabläufe mit Live-Listen und KDS → Zur Produktionsseite

So gelingt der Umstieg Schritt für Schritt

Digitalisierung wirkt oft wie ein riesiger Berg – besonders, wenn bisher alles mit Excel und WhatsApp lief. Die gute Nachricht: Du musst nicht alles auf einmal umstellen.
Mit einem klaren Plan kannst du innerhalb weniger Wochen von Papier und Chaos zu einem strukturierten, digitalen Ablauf wechseln.

Hier ist ein erprobter Fahrplan, der sich in vielen Betrieben bewährt hat:

1. Starte klein – mit einem Beispiel-Event

Wähle ein einzelnes Event oder Projekt, an dem du alles einmal testest.
Zum Beispiel ein Firmen-Catering für 100 Personen.
Das wird dein Pilotprojekt – hier probierst du Schritt für Schritt aus, wie der digitale Ablauf funktioniert.

💡 Tipp: Nicht gleich alle Bereiche digitalisieren, sondern mit einem starten, z. B. Angebote oder Schichtplanung.
So merkst du schnell, wo es klemmt, und kannst Erfahrungen sammeln, bevor du alles umstellst.

2. Erfasse, was du aktuell hast

Mach eine einfache Bestandsaufnahme:

• Welche Listen, Dateien und Vorlagen nutzt du heute?

• Welche davon funktionieren gut – und wo geht Zeit verloren?

• Wer arbeitet aktuell womit (Planung, Küche, Service, Büro)?

Sortiere diese Infos grob nach Themen:
Angebote | Produktion | Personal | Abrechnung.
So siehst du schnell, wo der größte Schmerz liegt – und wo sich ein digitaler Start am meisten lohnt.

3. Wähle ein Tool, das zu dir passt

Achte bei der Software darauf, dass sie:

• einfach zu bedienen ist (auch für Mitarbeitende ohne IT-Erfahrung),

• alle wichtigen Abläufe abbildet (Angebote, Küche, Personal, Buchung),

• Schulung und Support bietet,

• und mit deiner Buchhaltung oder deinem Kalender verbunden werden kann.

Wenn du Univents nutzt, kannst du viele dieser Schritte sofort testen – ohne Schulung oder komplexe Einrichtung.

4. Baue deinen digitalen Ablauf auf

Das klingt kompliziert, ist aber sehr greifbar.
Am Beispiel eines Events sieht das so aus:

1. Angebot: Erstelle dein erstes digitales Angebot direkt aus Vorlagen – mit Textbausteinen, Preisen und Logo.

2. Produktionsliste: Sobald der Kunde zusagt, erstellt die Software automatisch eine Produktionsliste – keine manuelle Excel-Arbeit mehr.

3. Schichtplan: Plane, wer wann arbeitet, und verschicke den Plan direkt aus dem System – Änderungen kommen automatisch bei allen an.

4. Rechnung: Nach dem Event klickst du einfach auf „Rechnung erstellen“ – alle Daten sind schon hinterlegt.

💡 Tipp: Lass diesen Ablauf einmal komplett durchlaufen, auch wenn er noch nicht perfekt ist.
Der wichtigste Schritt ist: Anfangen.

5. Nimm dein Team mit

Das ist oft der entscheidende Punkt.
Erkläre, warum ihr das macht – nämlich nicht, um mehr Kontrolle auszuüben, sondern um den Alltag leichter zu machen.
Mach eine kurze Einführung (30–60 Minuten reichen meist) und lass alle selbst ausprobieren.
Wichtig: Fragen und kleine Fehler gehören dazu – das ist normal in der Umstellung.

6. Mach’s zur Routine

Nach ein bis zwei Wochen merkst du schnell, wo Abläufe hängen.
Passe deine Vorlagen an, lege Standards fest („So erstellen wir Angebote“, „So läuft eine Produktion ab“).
So entsteht nach und nach dein neuer digitaler Standard.

💡 Tipp: Schreib dir wöchentlich 1–2 Dinge auf, die du verbessern willst. Kleine Schritte summieren sich schnell.

7. Miss deine Erfolge

Das Schönste an digitalen Abläufen: Du siehst sofort, ob es sich lohnt.
Beispiele für einfache Messpunkte:

• Wie lange dauert ein Angebot im Vergleich zu früher?

• Wie viele Rückfragen kommen noch von Mitarbeitenden?

• Wie schnell ist eine Rechnung fertig?

Oft merkt man schon nach wenigen Wochen:
👉 weniger Stress, weniger Fehler und deutlich mehr Überblick.

8. Übertrage das System auf alle Events

Wenn dein Pilotprojekt funktioniert, kannst du die Abläufe schrittweise auf alle anderen Events ausrollen.
Starte mit ähnlichen Formaten (z. B. Firmenfeiern, dann Hochzeiten), damit du Routinen schnell übernimmst.

Nach zwei bis drei Monaten läuft dein gesamter Betrieb digital – und du wirst dich fragen, wie du das früher ohne gemacht hast.

Kurz gesagt:

1️⃣ Klein anfangen.
2️⃣ Testlauf mit einem echten Event.
3️⃣ Team mitnehmen.
4️⃣ Schritt für Schritt ausweiten.
5️⃣ Erfolge sichtbar machen.

Das ist kein Mammutprojekt, sondern eine Reise in kleinen, machbaren Etappen – und jede davon spart dir direkt Zeit und Nerven.

Der Business-Case: Zeitersparnis ist bares Geld

Ein Beispiel:
8 Stunden pro Woche eingespart × 30 € Stundensatz × 50 Wochen = 12 000 € jährlich.

Dazu kommen weiche Faktoren:

• schnellere Reaktionszeiten → zufriedenere Kunden

• weniger Fehler → geringere Kosten

• bessere Transparenz → motivierteres Team

Digitalisierung ist damit kein Kostenfaktor, sondern eine Investition mit direktem ROI.

Häufige Missverständnisse beim Digitalisieren

• „Digital = PDFs per Mail.“
  Nein – echte Digitalisierung automatisiert Arbeit, sie verschiebt sie nicht nur.

• „Das ist zu kompliziert.“
  Moderne Tools sind intuitiv – sie fühlen sich an wie WhatsApp, nur sinnvoller.

• „Mein Team will das nicht.“
  In der Regel lieben Teams digitale Abläufe, sobald sie merken, dass sie Zeit sparen.

• „Wir sind zu klein dafür.“
  Gerade kleine Betriebe profitieren: weniger Overhead, klarere Abläufe, schnellere Reaktion.

Wie du den Einstieg leicht machst

• Starte klein: Ein Prozess, ein Event, ein Monat.

• Dokumentiere Ergebnisse: Wie viele Stunden sparst du? Wie viele Fehler weniger?

• Erzähle die Erfolgsgeschichte intern: „So viel leichter ist unser Alltag jetzt.“

• Baue Routine auf: Nach drei Monaten ist der digitale Ablauf Standard.

Viele Anbieter – auch Univents – bieten persönliche Einführungen und Support, damit du nicht allein durch die Umstellung gehst.

Fazit: Weniger Zettel, mehr Überblick

Digitalisierung klingt nach Technik – ist aber vor allem eines: Erleichterung im Alltag.
Wer Abläufe klar strukturiert, spart Zeit, reduziert Fehler und gewinnt Freiraum – für das, was Catering eigentlich ausmacht: gutes Essen, zufriedene Gäste und ein starkes Team.

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