8 Beste Catering Services Software Lösungen 2025

In der heutigen Zeit ist effiziente catering services software ein entscheidender Faktor für den Erfolg von Catering-Unternehmen. Die Verwaltung von Catering-Services wird immer komplexer, da Planung, Personalmanagement und Kundenkommunikation höchste Präzision und Flexibilität erfordern.

Viele Betriebe stehen vor der Herausforderung, Abläufe zu digitalisieren und gleichzeitig den steigenden Ansprüchen von Kunden gerecht zu werden. Wer wettbewerbsfähig bleiben möchte, braucht innovative Lösungen, die Prozesse vereinfachen und Fehler minimieren.

Dieser Leitfaden stellt die besten catering services software Lösungen für 2025 vor. Sie erfahren, worauf es bei Funktionen, Preis-Leistung, Zielgruppen und besonderen Features ankommt. Starten Sie jetzt in die Zukunft des digitalen Caterings!

Was macht eine gute Catering Services Software aus?

Effiziente catering services software ist das Rückgrat moderner Catering-Unternehmen. Sie unterstützt Teams dabei, komplexe Abläufe zu organisieren, Ressourcen zu verwalten und Kunden zufriedenzustellen. Doch was zeichnet eine wirklich leistungsstarke Lösung aus? Die Antwort liegt in einem Zusammenspiel aus Funktionen, Nutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Sicherheit.

Zentrale Funktionen und Module

Eine gute catering services software bietet eine breite Palette an Kernmodulen, die den gesamten Prozess von der Anfrage bis zur Abrechnung abdecken. Dazu zählen:

• Angebots- und Auftragsmanagement

• Menüplanung und Kalkulation

• Ressourcen- und Personalverwaltung

• Automatisierte Abrechnung

Besonders wertvoll sind Automatisierungen, die Routineaufgaben wie die Produktionsplanung oder die Rechnungsstellung erleichtern. Ebenso wichtig ist die Integration externer Systeme. Schnittstellen zu Buchhaltungssoftware, CRM oder Zahlungsanbietern sorgen für reibungslose Abläufe und sparen Zeit.

Wer eine detaillierte Auflistung der wichtigsten Module sucht, findet in der Catering-Software Funktionsübersicht einen praxisnahen Überblick.

Benutzerfreundlichkeit und Mobilität

Die catering services software muss für verschiedene Nutzergruppen intuitiv bedienbar sein. Köche, Servicekräfte und Büroangestellte benötigen jeweils angepasste Ansichten und Workflows. Eine klare, übersichtliche Oberfläche ermöglicht es allen Mitarbeitenden, ihre Aufgaben effizient zu erledigen.

Mobile Apps sind heute unverzichtbar. Sie erlauben die Nutzung der catering services software direkt beim Kunden, auf Veranstaltungen oder unterwegs im Lager. Erfolgreiche Lösungen punkten mit Echtzeit-Zugriff auf Aufträge, Checklisten und Kundeninformationen, was die Zusammenarbeit enorm erleichtert.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Catering-Unternehmen wachsen – und damit auch die Anforderungen an die catering services software. Vom kleinen Startup bis zum Großcaterer muss die Lösung mit der Unternehmensgröße mitwachsen. Flexibilität ist entscheidend, um Teams, Standorte oder Eventgrößen dynamisch zu erweitern.

Cloud-basierte Systeme bieten hier klare Vorteile. Sie ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten und passen sich wechselnden Anforderungen schnell an. On-Premises-Lösungen lohnen sich eher für große Betriebe mit spezifischen IT-Anforderungen.

Datenschutz und Support

Gerade im Catering-Bereich spielt Datenschutz eine zentrale Rolle. Eine professionelle catering services software erfüllt die Vorgaben der DSGVO und stellt den Schutz sensibler Kunden- und Unternehmensdaten sicher.

Ebenso wichtig ist ein zuverlässiger Support. Anbieter, die Schulungen, umfangreiche Dokumentation und eine aktive Community bieten, erleichtern den Einstieg und sorgen für einen reibungslosen Betrieb. Besonders für Unternehmen mit wenig IT-Erfahrung ist ein kompetenter Kundendienst von großem Wert.

8 Beste Catering Services Software Lösungen 2025

Die Auswahl der passenden catering services software ist für moderne Caterer entscheidend, um Planung, Personal und Kundenkommunikation effizient zu steuern. Im Folgenden stellen wir acht der besten Lösungen vor, die 2025 den Markt prägen. Jede catering services software wird anhand zentraler Kriterien wie Funktionsumfang, Preis, Zielgruppe und Besonderheiten beleuchtet. So finden Sie die ideale Lösung für Ihr Unternehmen.

Univents – Das All-in-One-Management-System für Caterer und Eventlocations

Univents ist eine umfassende catering services software, die speziell für professionelle Caterer und Eventlocations entwickelt wurde. Die Preisgestaltung erfolgt modular, was flexible Anpassungen an individuelle Bedürfnisse ermöglicht.

Zu den zentralen Funktionen zählen Buchungsmanagement, automatische Erstellung von Angeboten und Functions, Küchen- und Raumplanung, Personalverwaltung sowie Finanztools. Besonders hervorzuheben ist die Automatisierung von der Anfrage bis zur Abrechnung, was den gesamten Workflow nachhaltig optimiert. Die Integration von Buchhaltung und CRM ist nahtlos möglich.

Der USP liegt in der Komplettlösung mit klaren Strukturen und hoher Automatisierung:
Univents spart Zeit, reduziert Abstimmungsaufwand und wächst flexibel mit dem Betrieb – vom kleinen Team bis zum Großcaterer mit mehreren Events gleichzeitig.

Vorteile

• Eine zentrale Plattform für alle Bereiche

• Weniger Fehler und Abstimmungsbedarf

• Deutliche Zeitersparnis durch Automatisierung

• Skaliert mit der Betriebsgröße

• Nahtlose Integration von Buchhaltung, CRM und Produktionsplanung

Nachteile

• Kurze Einarbeitung erforderlich, um den vollen Funktionsumfang auszuschöpfen

Ein Praxisbeispiel ist die automatisierte Produktionsplanung für größere Events:
Das System koordiniert Bestellungen, Personal und Ressourcen in Echtzeit und reduziert so manuelle Arbeitsschritte erheblich.
Auch kleinere Teams profitieren – etwa durch die einfache Angebotserstellung und zentralisierte Abläufe.
Weitere Praxisbeispiele aus der Catering-Branche zeigen, wie Univents in unterschiedlichen Betrieben erfolgreich eingesetzt wird.

CaterZen

CaterZen richtet sich an kleine bis mittelgroße Unternehmen, die eine leistungsfähige catering services software für Angebots- und Rechnungsstellung suchen. Die Preise beginnen ab 99 Dollar im Monat.

Zu den Funktionen gehören Kundenverwaltung, Online-Bestellungen, Kalenderintegration und Marketing-Tools. Besonders die CRM-Funktionen und das automatisierte Angebotswesen sind hervorzuheben.

Der USP von CaterZen ist die Spezialisierung auf Catering, kombiniert mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche. Die Lösung ist ideal für Betriebe, die Wert auf einfache Bedienung und effektive Marketingfeatures legen.

Vorteile:

• Intuitive Benutzeroberfläche

• Umfangreiche Marketing-Tools

Nachteile:

• Weniger Anpassungsoptionen

• Support nur auf Englisch verfügbar

Ein typisches Beispiel: Nach einer Kundenanfrage wird automatisch ein passendes Angebot versendet, was den Administrationsaufwand deutlich reduziert.

Caterease

Caterease ist eine etablierte catering services software für mittelständische und große Caterer sowie Eventdienstleister. Die Preisstruktur startet bei etwa 68 Dollar monatlich, abhängig vom gewählten Paket.

Funktionen wie Eventmanagement, Menüplanung, Vertragsverwaltung und Reporting stehen im Fokus. Die Integration mit Buchhaltungssoftware erleichtert die Finanzverwaltung zusätzlich.

Der USP liegt in der leistungsstarken Eventplanung und der hohen Flexibilität bei individuellen Anpassungen. Caterease eignet sich besonders für Unternehmen, die mehrere Veranstaltungen gleichzeitig detailliert planen möchten.

Vorteile:

• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten

• Starke Reporting-Tools

Nachteile:

• Komplexe Einrichtung

• Oberfläche ausschließlich auf Englisch

Ein Anwendungsbeispiel ist die Erstellung detaillierter Ablaufpläne für mehrere Events, was Planungssicherheit und Übersicht bringt.

Catering24

Catering24 bietet eine catering services software, die sich auf Online-Bestellungen und Liefermanagement spezialisiert hat. Preisangebote werden individuell nach benötigten Modulen erstellt.

Zu den Funktionen zählen eine Online-Bestellplattform, Produktmanagement, Kundenverwaltung und Zahlungsabwicklung. Die Plattform lässt sich einfach mit bestehenden Shopsystemen verbinden.

Der USP ist der klare Fokus auf das Liefergeschäft. Catering24 richtet sich an Caterer und Lieferdienste, die vor allem online arbeiten.

Vorteile:

• Schnelle Bestellabwicklung

• Einfache Integration mit Shop-Systemen

Nachteile:

• Eingeschränkte Eventfunktionen

• Vor allem für Liefer-Catering geeignet

Ein Beispiel: Die automatische Annahme und Abwicklung von Firmenkunden-Bestellungen spart Zeit und reduziert Fehlerquellen.

Total Party Planner

Total Party Planner ist eine cloudbasierte catering services software, die sich für Caterer jeder Größe eignet. Der Einstiegspreis liegt bei etwa 69 Dollar im Monat.

Die Software unterstützt Angebotswesen, Auftragsmanagement, Menüplanung, Einkauf und Personalplanung. Besonders hervorzuheben ist die Menü- und Rezeptverwaltung mit automatischer Einkaufsliste.

Der USP: Total Party Planner erleichtert die Einkaufsplanung und sorgt für Übersicht bei der Menüauswahl. Die Lösung ist besonders für Event-Catering geeignet.

Vorteile:

• Übersichtliche Planung

• Einkaufskontrolle per automatisierter Liste

Nachteile:

• Support teilweise nur auf Englisch

• Anpassung an deutsche Märkte begrenzt

Beispiel aus der Praxis: Basierend auf der Menüauswahl wird automatisch eine Einkaufsliste generiert, was den Einkauf effizienter gestaltet.

Flex Catering

Flex Catering ist eine moderne, cloudbasierte catering services software für kleine und mittelgroße Betriebe sowie Food Trucks. Die Preise beginnen bei 49 Dollar monatlich.

Zu den Funktionen zählen Online-Bestellungen, Menüverwaltung, Rechnungsstellung und ein Kundenportal. Die Plattform ist besonders schnell einzurichten und lässt sich mobil nutzen.

Der USP liegt in der modernen Oberfläche und vielen Integrationen. Flex Catering eignet sich besonders für Betriebe, die flexibel und mobil arbeiten.

Vorteile:

• Schnelle Einrichtung

• Mobile Nutzung möglich

Nachteile:

• Begrenzte Funktionen für Großevents

• Oberfläche auf Englisch

Beispiel: Bei externen Events können Aufträge direkt mobil erfasst und bearbeitet werden, was die Flexibilität erhöht.

CaterTrax

CaterTrax ist eine spezialisierte catering services software für Großküchen, Krankenhäuser und Hochschulen. Die Preisgestaltung richtet sich nach Volumen und Modulen.

Funktionen wie Auftragsmanagement, Rechnungsstellung, Kundenportal und detailliertes Reporting stehen im Vordergrund. Die Lösung ist auf branchenspezifische Workflows ausgelegt.

Der USP: CaterTrax bietet hohe Skalierbarkeit und ist optimal für komplexe Strukturen in Healthcare und Hochschul-Catering geeignet.

Vorteile:

• Branchenspezifische Workflows

• Hohe Skalierbarkeit

Nachteile:

• Fokus auf bestimmte Branchen

• Einstiegskosten können hoch sein

Ein Praxisbeispiel: Die Software ermöglicht die Verpflegungsplanung für Krankenhäuser mit mehreren Standorten, was zentrale Steuerung und Effizienz fördert.

HoneyCart

HoneyCart bietet eine catering services software für Caterer mit Schwerpunkt auf Online-Bestellungen, Abholung und Lieferung. Die Preise starten bei 99 Dollar pro Monat.

Die Software ermöglicht Self-Service-Bestellungen für Kunden, automatisiertes Angebotsmanagement und Zahlungsabwicklung. Kunden können Bestellungen direkt online aufgeben und verwalten.

Der USP ist die Automatisierung von Aufträgen und die einfache Kundenkommunikation. HoneyCart richtet sich an Unternehmen, die ihr Online-Geschäft optimieren möchten.

Vorteile:

• Einfache Kommunikation mit Kunden

• Automatisierte Prozesse

Nachteile:

• Eingeschränkte Eventfunktionen

• Oberfläche nur auf Englisch

Beispiel: Bei Firmenfeiern können Bestellungen vollautomatisch angenommen und verarbeitet werden, was den administrativen Aufwand minimiert.

Vergleichskriterien: Worauf sollten Caterer 2025 achten?

Die Auswahl der optimalen catering services software entscheidet maßgeblich über die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit eines Catering-Unternehmens. Doch worauf sollten Entscheider 2025 besonders achten? Die folgenden Vergleichskriterien helfen, die passende Lösung für individuelle Anforderungen zu finden.

Funktionsumfang und Spezialisierung

Eine zentrale Rolle spielt der Funktionsumfang der catering services software. Je nach Geschäftsmodell unterscheiden sich die Anforderungen: Während Event-Caterer komplexe Planungs- und Ablaufmodule benötigen, stehen bei Lieferdiensten Bestell- und Abrechnungsfunktionen im Vordergrund.

Viele Anbieter bieten branchenspezifische Anpassungen, etwa für Großküchen oder Eventlocations. Entscheidend ist, dass die catering services software die wichtigsten Prozesse automatisiert und flexibel bleibt, um individuelle Workflows abzubilden.

Preis-Leistungs-Verhältnis

Das Preis-Leistungs-Verhältnis ist für viele Unternehmen ein entscheidender Faktor. Die monatlichen Kosten der catering services software variieren je nach Funktionsumfang, Nutzerzahl und Servicepaket erheblich.

Worauf sollten Sie achten?

• Kostenstruktur: Gibt es Staffelpreise, Paketlösungen oder modulare Tarife?

• Versteckte Kosten: Einrichtungsgebühren, Support, kostenpflichtige Upgrades?

• Leistungsumfang: Sind alle benötigten Funktionen im Grundpreis enthalten?

• Vertragsbindung: Flexible Kündigungsfristen oder lange Laufzeiten?

Ein Vergleich aktueller Marktpreise und Leistungsumfänge, wie sie etwa in der Marktgröße für Catering-Software analysiert werden, verschafft einen objektiven Überblick.

Integration und Erweiterbarkeit

Eine moderne catering services software muss sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Offene Schnittstellen zu Buchhaltung, CRM und Zahlungsanbietern sind heute Standard.

Beispiele für erfolgreiche Integrationen:

• Automatischer Rechnungsabgleich mit Buchhaltungssoftware

• Synchronisation von Kundendaten mit CRM-Systemen

• Anbindung an Online-Shops und Zahlungsdienste

Wer auf Digitalisierung setzt, profitiert nicht nur von effizienteren Prozessen, sondern auch von neuen Geschäftsmöglichkeiten. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag Digitalisierung im Catering, der praxisnahe Beispiele und Trends aufzeigt.

Zukunftssicherheit und Updates

Die catering services software sollte regelmäßig aktualisiert und weiterentwickelt werden. Anbieter mit einer klaren Roadmap und Innovationskraft bieten langfristige Sicherheit.

Wichtige Kriterien:

• Regelmäßige Updates, um rechtliche und technische Anforderungen zu erfüllen

• Integration neuer Technologien wie KI oder Automatisierung

• Verlässlicher Support und transparente Entwicklungsschritte

Achten Sie darauf, dass die Lösung auch zukünftigen Anforderungen gewachsen ist und Ihr Unternehmen bei Wachstum oder geänderten Marktbedingungen unterstützt.

Trends und Innovationen bei Catering Services Software 2025

Die Branche der catering services software entwickelt sich 2025 rasant weiter. Innovative Technologien und neue Marktanforderungen prägen die Auswahl der besten Lösungen. Automatisierung, Cloud-Technologien und Nachhaltigkeit stehen im Fokus vieler Anbieter. Wer auf dem Laufenden bleibt, kann Prozesse effizienter gestalten und sich Wettbewerbsvorteile sichern. Laut Catering-Management-Software Marktanalyse sind diese Trends entscheidend für die Zukunftsfähigkeit von Caterern.

Automatisierung und Künstliche Intelligenz

Automatisierung ist ein zentrales Element moderner catering services software. Routineaufgaben wie Angebotsversand, Einkauf und Auftragsplanung können heute durch intelligente Workflows abgebildet werden. Künstliche Intelligenz analysiert Bestellungen, prognostiziert Einkaufsbedarf und hilft bei der Personalplanung. So lassen sich Fehlerquellen minimieren und Ressourcen zielgerichtet einsetzen. Viele Lösungen bieten automatisierte Benachrichtigungen, was den Kommunikationsaufwand reduziert. KI macht es möglich, wiederkehrende Prozesse zu erkennen und zu optimieren. Die Integration neuer Technologien sorgt für mehr Effizienz und gibt Caterern mehr Zeit für das Wesentliche.

Cloud-Lösungen und mobile Anwendungen

Die Umstellung auf cloudbasierte catering services software ermöglicht es Teams, ortsunabhängig zu arbeiten. Ob im Büro, beim Kunden oder auf dem Eventgelände – Daten und Funktionen sind jederzeit verfügbar. Mobile Apps bieten zusätzliche Flexibilität und erleichtern die Koordination vor Ort. Nutzer profitieren von Echtzeit-Updates und können Aufträge oder Bestellungen direkt erfassen. Besonders bei kurzfristigen Änderungen oder spontanen Kundenwünschen ist dies ein klarer Vorteil. Die Integration von Cloud und mobilen Anwendungen trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Transparenz zu schaffen. Laut Globaler Catering-Software-Marktbericht steigt die Nachfrage nach solchen Lösungen kontinuierlich.

Nachhaltigkeit und Compliance

Nachhaltigkeit wird auch für catering services software immer wichtiger. Viele Systeme unterstützen die Reduzierung von Lebensmittelabfällen durch präzise Mengenplanung und Inventarverwaltung. Funktionen zur Auswahl regionaler Lieferanten fördern umweltbewusstes Handeln. Compliance-Module helfen dabei, gesetzliche Anforderungen wie die DSGVO oder Hygienevorschriften einzuhalten. Dokumentationsfunktionen sorgen für rechtliche Sicherheit und Transparenz im Betrieb. Damit können Unternehmen nicht nur ihre Umweltbilanz verbessern, sondern auch das Vertrauen der Kunden stärken. Nachhaltige Prozesse und Compliance sind essenziell für einen modernen und verantwortungsvollen Catering-Service.

Nach all den Einblicken in die aktuellen Trends und wichtigsten Auswahlkriterien für Catering Services Software 2025 weißt du jetzt, wie entscheidend eine zentrale, automatisierte Plattform für den Erfolg deines Unternehmens sein kann. Effizientere Abläufe, weniger Fehler und mehr Zeit für deine Kunden – das ist es, worauf es ankommt.
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