Il gestionale per sale ricevimenti e location che sostituisce agenda cartacea e fogli sparsi

Il calendario delle disponibilità come punto di partenza

Ogni location vive e muore sul suo calendario: una doppia prenotazione sulla stessa data è l'errore più costoso che si possa fare. Univents blocca automaticamente lo spazio quando una richiesta viene accettata e mostra subito le date libere per una nuova richiesta, anche su più sale della stessa struttura.

Le richieste in arrivo da telefono, email o modulo online finiscono in un unico kanban, così nessuna resta persa in una casella di posta.

Nei mesi di alta stagione, quando le richieste per una stessa data arrivano da più canali nello stesso giorno, sapere in tempo reale cosa è già confermato evita di promettere per errore la stessa sala a due clienti diversi.

Preventivi e contratti su misura per ogni evento

Pacchetti per matrimoni, menu per eventi aziendali, listini per il solo affitto della sala: il catalogo prodotti e le condizioni di prezzo permettono di costruire un preventivo coerente in pochi minuti, con firma elettronica online del contratto e link di pagamento per l'acconto.

Le condizioni di sconto per un cliente ricorrente, ad esempio un'azienda che organizza un evento ogni trimestre, si salvano una sola volta e si applicano automaticamente ai preventivi successivi.

Ogni documento resta collegato all'evento: un cambio dell'ultimo minuto su numero di invitati o menu ti viene segnalato sia sul preventivo sia sulla planimetria, pronti da aggiornare in pochi clic.

Planimetria e disposizione dei tavoli

Il planner della sala permette di disegnare la disposizione di tavoli e posti a sedere direttamente sulla piantina della location, condividerla con il cliente tramite la scheda evento e aggiornarla se il numero di invitati cambia.

Puoi salvare più configurazioni per la stessa sala, ad esempio disposizione a tavolo imperiale per una cena aziendale e a tavoli rotondi per un matrimonio, e richiamarle rapidamente per un nuovo evento simile.

Un portale per il cliente, senza telefonate ripetute

Il portale cliente mostra allo sposo, alla sposa o all'organizzatore aziendale lo stato del suo evento, i documenti da firmare e la possibilità di scrivere direttamente allo staff, riducendo le telefonate per chiedere a che punto siamo.

Oltre ai documenti, il cliente può caricare i propri allegati nel portale, ad esempio il logo aziendale per un evento a tema o le preferenze musicali per il matrimonio.

Personale e fornitori il giorno dell'evento

Turni del personale, produzione in cucina se la location offre anche il catering, e checklist per l'allestimento restano collegati allo stesso evento, visibili anche dal portale mobile per chi lavora in sala o in cucina.

Se gestisci più location dello stesso gruppo, i piani superiori supportano più postazioni e più sedi, mantenendo comunque calendari e cataloghi separati per struttura.

Piani a partire da 55 €/mese, piattaforma completa da 299 €/mese, prova gratuita di 7 giorni senza carta di credito.

Un CRM per clienti ricorrenti e agenzie

Aziende che organizzano un evento ogni anno, agenzie che portano più clienti nella tua location, wedding planner che ti scelgono per più matrimoni: il CRM integrato tiene lo storico di ogni contatto, con eventi passati e condizioni concordate. Un cliente ricorrente non riparte mai da un preventivo vuoto, e tu vedi subito il suo storico prima di rispondere a una nuova richiesta.