Il software banqueting per sale ricevimenti e location eventi
Univents aiuta chi gestisce sale ricevimenti e banqueting a tenere sotto controllo calendario delle sale, scheda evento, planimetria dei tavoli e comunicazione con il cliente, senza passare da un programma all’altro.
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Un calendario per ogni sala, senza sovrapposizioni
Ogni location e ogni sala ha il proprio calendario: vedi in un colpo d'occhio quali date sono libere, quali occupate e da quale evento, che tu gestisca una singola sala ricevimenti, un hotel con più spazi per conferenze e matrimoni, o un castello affittato per un giorno alla volta. Quando arriva una nuova richiesta per una data già impegnata su un'altra sala, lo vedi subito, senza dover controllare a mano più agende separate per ciascuna location — e senza il rischio di accettare due eventi sulla stessa sala per errore.
La scheda evento (BEO), generata dal preventivo
La scheda evento nasce dal preventivo accettato e riporta menu, orari, allergeni e disposizione della sala, in un unico documento condiviso tra chi vende l’evento, chi lo organizza e chi lavora il giorno stesso. Se il cliente cambia il numero di invitati, l’orario o una portata del menu, Univents segnala che la scheda generata in precedenza non è più allineata al preventivo, e la puoi rigenerare con un clic — invece di dover avvisare a voce ogni reparto coinvolto ogni volta che qualcosa cambia, con il rischio che qualcuno lavori su una versione vecchia del menu o dell’orario.
Planimetria e disposizione dei tavoli
Il planner di sala permette di disegnare la disposizione dei tavoli e della sala per ogni evento — tavoli tondi o imperiali, zona buffet, pista da ballo — utile sia per organizzare il servizio con il proprio staff sia per condividere con il cliente, prima dell'evento, come sarà allestita la sala il giorno stesso. Per location che ospitano più eventi simili — matrimoni, gala, conferenze aziendali — avere disposizioni già usate come riferimento riduce il tempo speso a ridisegnare la sala per ogni nuova richiesta.
Un portale per il cliente, senza scambiarsi PDF via email
Il cliente può seguire da un portale dedicato lo stato del proprio evento, i documenti condivisi — preventivo, contratto, scheda evento se previsto — e comunicare con la tua location, invece di ricevere PDF e messaggi sparsi su email, WhatsApp e telefonate diverse. Riduce anche il numero di chiamate ed email di controllo che normalmente arrivano nelle settimane prima dell'evento, perché il cliente trova da solo le risposte alle domande più comuni, particolarmente utile per matrimoni ed eventi organizzati con largo anticipo.
Turni del personale di sala in ogni location
I turni del personale di sala si pianificano evento per evento e location per location, con un portale dedicato dove il personale consulta i propri orari, anche quando lo stesso collaboratore lavora su più sale o più sedi durante la settimana. Utile in particolare per location che si appoggiano anche a personale extra o stagionale, chiamato evento per evento invece che assunto a tempo indeterminato — chi coordina il personale vede comunque la copertura completa, sala per sala, senza dover mettere insieme informazioni da più fonti.
Domande frequenti
Cos’è un software di banqueting?
È una piattaforma pensata per sale ricevimenti e location eventi: calendario delle sale, scheda evento, planimetria dei tavoli, portale cliente e turni del personale, in un unico strumento.
Il software gestisce anche la planimetria della sala?
Sì, puoi disegnare la disposizione dei tavoli e della sala per ogni evento e condividerla con il cliente tramite la scheda evento.
Posso condividere la scheda evento con il cliente?
Sì, tramite il portale cliente dedicato il cliente può seguire lo stato del proprio evento e i documenti condivisi.
È adatto a più location o sale ricevimenti contemporaneamente?
Sì, ogni location e ogni sala ha il proprio calendario, utile per chi gestisce più sedi o più sale in parallelo.
Come funziona la disposizione dei tavoli?
Si imposta nel planner di sala evento per evento, ed è collegata alla scheda evento condivisa con cucina, sala e cliente.
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Prova gratuita di 7 giorni · nessuna carta di credito
L’applicazione Univents è disponibile in inglese e in tedesco.