Scheda evento e produzione cucina, generate dal preventivo
La scheda evento (BEO) di Univents nasce automaticamente dal preventivo accettato e resta aggiornata a ogni modifica, con la lista di produzione per la cucina sempre pronta da stampare.
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Cos'è la scheda evento (BEO) e a cosa serve
La scheda evento — spesso chiamata BEO, dall’inglese banquet event order — riassume tutto ciò che serve a cucina e sala per servire un evento: menu, quantità per portata, allergeni, orari di ogni fase del servizio e disposizione della sala. È il documento operativo su cui lavora il personale il giorno dell'evento, pensato per essere letto velocemente durante il servizio — diverso dal preventivo, che invece serve principalmente al cliente e alla parte commerciale. Nel catering il termine BEO è comune soprattutto per banqueting e location, ma il documento serve allo stesso modo anche per un catering che lavora fuori sede.
Generata automaticamente dal preventivo
Non si scrive da zero: nasce dal preventivo accettato dal cliente e ne eredita menu, quantità e servizi scelti, senza dover ricopiare a mano le stesse informazioni in un documento separato. La scheda evento è uno scatto (snapshot) del preventivo al momento della generazione: se il numero di ospiti o una portata del menu cambiano in un secondo momento — cosa che succede spesso nelle settimane prima dell’evento — Univents segnala che la fonte è cambiata, e puoi rigenerare la scheda con un clic invece di doverla ricostruire da zero o correggerla a mano.
Lista di produzione per la cucina, sempre stampabile
Dalla scheda evento esce la lista di produzione per la cucina: quantità per piatto, per ingrediente e per postazione di lavoro, pronta da stampare per il giorno del servizio. Utile sia per un singolo evento sia quando più eventi condividono la stessa produzione nello stesso giorno — ad esempio la stessa base di un antipasto usata per due eventi diversi — perché le quantità si sommano invece di dover essere calcolate evento per evento a parte. Riduce anche gli sprechi, perché le quantità nascono dal numero reale di ospiti confermato nel preventivo, invece di essere stimate a occhio come capita spesso quando ci si affida solo all’esperienza di chi è in cucina.
Il monitor cucina: lo stato di ogni piatto in tempo reale
Durante il servizio, il monitor cucina interattivo — disponibile dal piano Scale — mostra lo stato di ogni voce della produzione: da preparare, in lavorazione, pronta. Così la brigata di cucina sa sempre a che punto è la produzione, senza doverlo chiedere a voce durante un servizio già sotto pressione. Chi coordina il servizio in sala può inoltre vedere lo stesso stato dal proprio dispositivo, utile per sapere quando una portata è pronta senza dover entrare fisicamente in cucina a controllare.
Un modello di scheda evento da cui partire
Se vuoi vedere come si struttura una scheda evento prima di provare la piattaforma, trovi un modello di scheda evento (BEO) di riferimento — utile anche solo come checklist di cosa non dimenticare nella scheda che usi già oggi, che sia un foglio Excel o un documento condiviso via email con il team, prima ancora di generarla direttamente dal preventivo.
Domande frequenti
Cos’è una scheda evento (BEO) nel catering?
È il documento operativo che riassume menu, quantità, allergeni, orari e disposizione della sala per un evento: quello su cui lavorano cucina e sala il giorno del servizio, distinto dal preventivo destinato al cliente.
La scheda evento si aggiorna da sola se cambia il numero di ospiti?
No, resta uno scatto (snapshot) del preventivo al momento della generazione. Se dopo cambiano dati collegati come il numero di ospiti o le voci di menu, Univents segnala che la fonte è cambiata e puoi rigenerarla con un clic, senza doverla correggere a mano.
Cos’è il monitor cucina?
È una schermata interattiva, disponibile dal piano Scale, che mostra lo stato di ogni voce della produzione durante il servizio — da preparare, in lavorazione, pronta — così la cucina segue l’avanzamento senza comunicazioni a voce.
Posso stampare la lista di produzione per la cucina?
Sì, la lista di produzione generata dalla scheda evento è pensata per essere stampata e usata in cucina il giorno del servizio.
Esiste un modello di scheda evento gratuito?
Sì, trovi un modello di scheda evento (BEO) di riferimento, utile per capire la struttura prima di generarne una direttamente dal preventivo in piattaforma.
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