Modello di preventivo per catering: come costruirlo

Cosa deve contenere un preventivo di catering fatto bene

Un preventivo di catering fatto bene non è solo un elenco di piatti con un prezzo a fianco: deve mettere il cliente in condizione di capire esattamente cosa sta comprando e a quali condizioni. Gli elementi che non dovrebbero mai mancare sono: le voci di menu con quantità e prezzo unitario, l'aliquota IVA applicata, eventuali servizi extra (personale, allestimento, noleggio attrezzature), la data di validità dell'offerta e le condizioni di pagamento, inclusi eventuali acconti richiesti alla conferma.

La struttura del modello, blocco per blocco

Ecco la struttura consigliata, blocco per blocco:

• Intestazione: dati della tua azienda, dati del cliente, numero e data del preventivo.
• Dettagli evento: data, orario, luogo, numero di invitati previsti.
• Voci di menu: ogni piatto o servizio come riga separata, con quantità, prezzo unitario e totale di riga.
• Servizi aggiuntivi: personale di sala, allestimento, noleggio (tavoli, sedie, stoviglie), trasporto.
• Riepilogo economico: subtotale, IVA per aliquota, eventuale sconto, totale finale.
• Condizioni: data di scadenza del preventivo, modalità e scadenza dell'acconto, condizioni di cancellazione.
• Firma: spazio per l'accettazione da parte del cliente, con data e firma leggibile.

Puoi costruire questa struttura in un foglio Excel o Google Sheets partendo da queste sette sezioni: il vantaggio è che parti subito con un formato ordinato, invece di improvvisare la struttura a ogni nuovo cliente.

Dal foglio Excel a un preventivo che si aggiorna da solo

Il limite di un modello Excel, per quanto ben fatto, è che resta statico: se il cliente chiede di aggiungere dieci invitati o cambiare un piatto, devi ricalcolare a mano ogni riga e rimandare un nuovo file. Con un gestionale come Univents lo stesso preventivo diventa un documento vivo: modifichi una riga, il totale e l'IVA si ricalcolano da soli, e una volta accettato dal cliente — anche con firma elettronica online — si trasforma direttamente in contratto e poi in fattura, senza dover ricopiare nulla.

Se preferisci partire da un modello scaricabile pronto all'uso invece di costruirlo da zero, trovi un modello di preventivo per catering (in inglese) tra i nostri strumenti gratuiti.