Fatturazione elettronica per il catering: come funziona davvero
Dal 2024 la fattura elettronica è obbligatoria per quasi tutte le attività italiane, catering compreso. Ecco come funziona il flusso verso lo SDI, cosa cambia per il regime forfettario e cosa può fare davvero un gestionale come Univents.
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Cosa cambia nel 2026 per chi lavora nel catering
Dal 1° gennaio 2024 la fattura elettronica attraverso il Sistema di Interscambio (SDI) è obbligatoria per la quasi totalità delle attività italiane soggette a IVA, catering e banqueting compresi. Non importa se organizzi dieci eventi all'anno o cento: se emetti una fattura verso un cliente italiano, quella fattura deve passare per il formato FatturaPA e transitare sullo SDI. La specifica tecnica attualmente in vigore è la versione 1.9, in uso da aprile 2025: un file XML che non rispetta questo tracciato viene scartato dallo SDI, e la fattura si considera non emessa fino a una nuova trasmissione corretta. Per un'azienda di catering questo significa un vincolo in più da rispettare proprio nel momento in cui si vuole solo chiudere l'evento e fatturare, senza intoppi tecnici.
Il regime forfettario non è più un rifugio dall'obbligo
Fino a qualche anno fa i piccoli operatori in regime forfettario erano quasi tutti esonerati dalla fattura elettronica. Da luglio 2022 l'obbligo è scattato per i forfettari con ricavi superiori a 25.000 € nell'anno precedente; da gennaio 2024 riguarda invece tutti i soggetti in regime forfettario, indipendentemente dal fatturato. Per un'azienda di catering questo significa che difficilmente puoi ancora contare su un esonero, anche se sei una micro-realtà che finora ha gestito tutto con carta, Excel o software non collegati allo SDI. Le soglie possono essere aggiornate nel tempo: verifica la tua situazione specifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate o con il tuo commercialista prima di dare per scontato l'esonero.
Come funziona in pratica il flusso verso il Sistema di Interscambio
Il flusso in sé non è complicato una volta impostato: il gestionale (o il tool dedicato) genera un file XML nel formato FatturaPA, lo SDI lo controlla e, se è conforme, lo recapita al destinatario o al suo intermediario; se non lo è, lo respinge con una notifica di scarto e tocca a te correggerlo e reinviarlo. Il punto critico per un caterer è a monte: i dati dell'evento — cliente, importo, aliquota IVA, eventuali acconti — devono arrivare puliti e completi al tool che genera l'XML, altrimenti il rischio di scarto aumenta. Più il preventivo e la fattura di partenza sono ordinati, meno probabilità hai di doverli rincorrere dopo.
Cosa può fare (e cosa non fa) un gestionale come Univents
Va detto con chiarezza: Univents non ha una connessione diretta al Sistema di Interscambio e non genera il file XML in formato FatturaPA pronto per l'invio automatico. Quello che Univents fa è gestire tutto il ciclo commerciale dell'evento — preventivo e fattura con importi, aliquote e acconti già calcolati correttamente, e una scheda evento generata automaticamente — cosa che riduce enormemente gli errori a monte. Da lì, il passaggio allo SDI resta un passo manuale: i dati della fattura vanno trasferiti in uno strumento accreditato allo SDI (per esempio Aruba Fatturazione Elettronica, Fatture in Cloud o TeamSystem) oppure passati al tuo commercialista, che se ne occupa per te. Non è un automatismo, ma con numeri già corretti in partenza è un passaggio di pochi minuti invece di una fonte di errori.
Domande frequenti
La fatturazione elettronica è obbligatoria anche per i piccoli caterer?
Sì. Dal 2024 l'obbligo riguarda praticamente tutte le attività italiane soggette a IVA, incluse le piccole realtà di catering ed eventi. Le uniche eccezioni residue riguardano fasce di fatturato molto basse nel regime forfettario, e anche quella soglia si è ristretta nel 2026.
Quali soglie si applicano oggi al regime forfettario?
Da luglio 2022 l'obbligo di fattura elettronica riguarda i forfettari con ricavi superiori a 25.000 € l'anno precedente; da gennaio 2024 riguarda tutti i forfettari, senza soglia di fatturato. Verifica la tua situazione specifica sul sito dell'Agenzia delle Entrate, perché le regole possono essere aggiornate nel tempo.
Univents genera automaticamente il file XML per lo SDI?
No. Univents crea il preventivo e la fattura come documento con tutti i dati corretti, ma non produce il file XML in formato FatturaPA né lo trasmette allo SDI: quel passaggio va fatto con uno strumento accreditato o tramite il commercialista.
Cosa succede se il file XML non è conforme alla specifica tecnica?
Lo SDI lo scarta e invia una notifica di scarto: la fattura non risulta emessa finché non viene corretta e ritrasmessa con successo. Per questo conviene partire da dati puliti fin dal preventivo.
Come devo organizzarmi se il mio gestionale non è collegato allo SDI?
Tieni il flusso in due fasi: gestisci l'evento e genera il documento (preventivo, fattura, acconti) nel tuo gestionale, poi trasferisci i dati in un tool accreditato SDI o affidali al commercialista prima della scadenza di emissione.
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