Wzór karty imprezy (BEO) dla eventów cateringowych
Karta imprezy — nazywana też kartą bankietową, BEO (Banquet Event Order) lub potocznie "kartą dań" — to dokument, który dostają kuchnia i obsługa przed eventem. Dobrze zbudowana karta imprezy eliminuje pytania na miejscu, które i tak trzeba by zadawać przez telefon. Poniżej struktura do wykorzystania oraz link do gotowego szablonu (po angielsku).
Zaktualizowano
Co powinna zawierać karta imprezy
- Dane eventu — nazwa klienta, data, godziny (przyjazd ekipy, podanie dań, koniec eventu).
- Menu z ilościami — każde danie z liczbą porcji, nie tylko nazwą.
- Alergeny i diety specjalne — przypisane do konkretnych dań, nie jako ogólna notatka na dole strony.
- Ustawienia sali — liczba stołów, układ, dodatkowe elementy (scena, parkiet).
- Kontakt na miejscu — kto z zespołu odpowiada za co, numer telefonu osoby decyzyjnej.
Dlaczego karta imprezy "na sztywno" w Wordzie zawodzi
Problem z kartą imprezy przygotowaną ręcznie w Wordzie pojawia się przy każdej zmianie: liczba gości rośnie z 120 do 150 trzy dni przed eventem, i trzeba ręcznie przeliczyć każdą pozycję menu od nowa, ryzykując pominięcie jednej z nich.
Karta imprezy generowana z zamówienia
Jeśli karta imprezy powstaje z pozycji już wpisanych w zamówienie — tak jak opisujemy na stronie karta dań i produkcja kuchni — nie musisz przepisywać jej ręcznie od zera. Sama się nie przelicza: gdy zmieni się liczba gości w zamówieniu, Univents oznacza kartę jako nieaktualną ("źródło się zmieniło"), a Ty generujesz nową wersję jednym kliknięciem. Alergeny przypisane do produktów pojawiają się na niej automatycznie.
Najczęściej zadawane pytania
Czym karta imprezy (BEO) różni się od zwykłego menu?
Karta imprezy zawiera dodatkowo godziny, ustawienia sali, alergeny i kontakt na miejscu — to dokument operacyjny dla kuchni i obsługi, nie tylko lista potraw dla gościa.
Co zrobić, gdy liczba gości zmienia się tuż przed eventem?
Jeśli karta imprezy generuje się z zamówienia, aktualizujesz ją jednym kliknięciem po tym, jak system oznaczy ją jako nieaktualną. Przy ręcznie przygotowanej karcie trzeba przeliczyć każdą pozycję osobno.
Czy alergeny powinny być na osobnej stronie karty imprezy?
Lepiej przypisać je bezpośrednio do konkretnych dań, nie jako osobną notatkę — łatwiej wtedy udzielić szybkiej odpowiedzi gościowi na miejscu.
W jakim języku jest gotowy szablon do pobrania?
Szablon jest po angielsku — strukturę możesz przenieść na własną kartę imprezy po polsku, korzystając z listy powyżej.
Zobacz Univents w działaniu
Zapytania, oferty, karty wydarzeń, grafiki personelu i faktury w jednym miejscu. Pokażemy Ci wszystko podczas indywidualnej prezentacji.
7-dniowy okres próbny · bez karty kredytowej
Aplikacja Univents jest dostępna w języku angielskim i niemieckim.