Cómo hacer una ficha técnica de evento que cocina y sala puedan seguir sin preguntar
Una ficha técnica de evento (orden de servicio) sirve para una sola cosa: que cualquier persona del equipo, aunque no haya hablado con el cliente, sepa exactamente qué hacer y cuándo. Esta guía repasa qué incluir y cómo estructurarla.
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Qué debe incluir sí o sí
- Datos del evento: fecha, horario de montaje, inicio y fin, dirección exacta
- Menú y cantidades: por partida (entrantes, principal, postre, bebidas), con cantidades reales por el número de invitados confirmado
- Alérgenos: marcados por plato, no en una nota aparte al final
- Personal asignado: quién cubre cada rol (cocina, sala, montaje) y su horario
- Logística: entrega, recogida de menaje, contacto del cliente en el lugar
Errores habituales al hacerla a mano
El más común es no actualizarla cuando cambia el número de invitados en el presupuesto: la ficha se imprime con una cifra y cocina prepara para otra. El segundo más común es meter los alérgenos como texto libre al final en vez de asociarlos a cada plato, lo que hace fácil pasarlos por alto durante el servicio.
De la plantilla al documento generado desde el presupuesto
Puedes empezar con nuestra plantilla de ficha técnica de evento gratuita para tener la estructura correcta. El siguiente paso natural es que la ficha se genere directamente desde el presupuesto del evento y avise si el presupuesto cambia después, como hace la ficha técnica de Univents, en vez de mantener dos documentos sueltos sincronizados a mano.
Preguntas frecuentes
¿Es lo mismo una ficha técnica que una orden de servicio?
Se usan como sinónimos en la mayoría de caterings y espacios de eventos en España; cumplen la misma función.
¿Debo incluir los alérgenos aunque el cliente no los haya pedido?
Sí, es información que cocina y sala necesitan igualmente, y ayuda a cumplir tus obligaciones de información al consumidor.
¿Cada cuánto debería actualizarse la ficha técnica?
Idealmente, cada vez que cambie algo del evento (invitados, menú, horario) — por eso conviene que se genere desde el mismo documento que el presupuesto, en vez de mantenerse aparte.
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