Il gestionale banqueting per hotel che collega vendita, cucina e sale meeting

Richieste MICE e disponibilità delle sale meeting

Ogni richiesta per un congresso, una cena aziendale o un evento privato entra in un kanban unico, con la disponibilità delle sale sempre aggiornata per evitare sovrapposizioni tra reparto banqueting e resto dell’hotel.

Le condizioni di prezzo per gruppi, pacchetti giornata di studio o menu a persona restano salvate nel catalogo, così ogni preventivo riparte da una base coerente invece che da un foglio diverso per ogni commerciale.

Anche i pacchetti ricorrenti, come il coffee break mattutino incluso in ogni giornata di un congresso di più giorni, restano salvati come voce di catalogo riutilizzabile invece di essere ricalcolati a mano ogni volta.

Dalla proposta commerciale alla scheda evento per la cucina

Una volta confermato l'evento, la scheda evento riassume menu, orari, allestimento sala e squadra assegnata per la cucina e per il servizio in sala, sempre allineata se il numero di partecipanti cambia a ridosso della data.

Per i congressi con partecipanti internazionali, la scheda evento riporta anche allergeni e regimi alimentari particolari per ogni menu proposto, un'informazione che la cucina vede direttamente sul proprio turno, senza doverla richiedere via email al reparto commerciale.

Turni del personale di sala e di cucina

La pianificazione dei turni tiene conto di tutti gli eventi confermati nel calendario del banqueting, mostra subito le sovrapposizioni di personale e permette a ogni collaboratore di vedere i propri turni dal portale mobile.

Ogni turno indica su quale sala e quale evento è assegnato il collaboratore, utile quando lo stesso giorno si sovrappongono un matrimonio e un evento aziendale in sale diverse dello stesso hotel.

Margini per evento, non solo occupazione delle sale

I report su margine per evento e utilizzo delle materie prime aiutano l'ufficio commerciale a capire quali tipologie di evento, matrimoni, MICE o eventi privati, generano davvero valore per l'hotel, oltre alla semplice occupazione delle sale.

Per un hotel che ospita matrimoni nel weekend ed eventi aziendali in settimana, confrontare i margini delle due tipologie aiuta a decidere su quale segmento investire di più in comunicazione commerciale.

Piani a partire da 55 €/mese per i soli preventivi, piattaforma completa da 299 €/mese, prova gratuita di 7 giorni senza carta di credito.

Un modulo pensato per crescere insieme al reparto banqueting

Se oggi il banqueting del tuo hotel gestisce poche decine di eventi l'anno, puoi partire dal piano d'ingresso per i soli preventivi. Quando il volume cresce e serve coordinare più sale, più turni e la produzione in cucina per eventi complessi, la piattaforma completa aggiunge questi moduli senza dover cambiare sistema o reimportare i dati già inseriti.

Un’unica cronologia per i clienti aziendali ricorrenti

Le aziende che organizzano il proprio evento annuale nello stesso hotel, o le agenzie che portano più gruppi durante l'anno, restano tracciate nel CRM con lo storico degli eventi passati e delle condizioni concordate. È utile all'ufficio commerciale al momento di negoziare il rinnovo, invece di ripartire da zero ogni volta con un nuovo referente.

Anche l'allestimento tecnico delle sale meeting, spesso affidato a un fornitore esterno, può essere aggiunto come voce di costo al preventivo, per calcolare il margine reale dell'evento e non solo il fatturato della sala.