Een draaiboek voor je evenement maken: stappenplan in 6 stappen
Een draaiboek (ook wel function sheet of BEO genoemd) is het document waar de keuken, het bedieningsteam en de organisator zich allemaal op baseren. Dit stappenplan laat zien hoe je er één opstelt, met een gratis downloadbare template.
Bijgewerkt op
1. Verzamel de kerngegevens van het evenement
Begin met datum, tijden, locatie, aantal gasten en de contactpersoon ter plaatse. Dit lijkt vanzelfsprekend, maar is precies waar op de dag zelf de meeste verwarring ontstaat als het niet op één plek staat.
2. Werk het programma per tijdblok uit
Zet elk onderdeel van het evenement in een tijdlijn: opbouw, ontvangst, diner, programma-onderdelen, afbouw. Reken bij elk blok een marge in — een "strak" schema zonder buffer is de meest voorkomende oorzaak van vertraging op de dag zelf.
3. Koppel het menu en de hoeveelheden
Zet per moment welk gerecht of drankonderdeel wordt geserveerd, met de hoeveelheid per gast. Vermeld allergenen per gerecht, niet als losse bijlage achteraf.
4. Wijs het team toe
Noteer wie welke rol vervult: wie stuurt de keuken aan, wie is aanspreekpunt voor de klant, wie doet de opbouw. Zonder dit wordt er op de dag zelf te vaak gevraagd "wie doet dit ook alweer?".
5. Check materiaal en logistiek
Neem op wat er aan materiaal nodig is (tafels, linnen, verlichting, apparatuur) en hoe het ter plaatse komt. Een draaiboek zonder logistieke regel is in de praktijk een halve planning.
6. Update het draaiboek bij elke wijziging
Verandert het gastenaantal of het menu na verzending van het draaiboek, werk dan meteen de hoeveelheden bij. Wie dit handmatig in Word doet, vergeet het regelmatig; een functionsheet die uit je boekingen wordt gegenereerd, markeert een wijziging aan de bron met een melding en is met één klik opnieuw te maken.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een draaiboek en een BEO (banquet event order)?
Het zijn twee verschillende documenten: het draaiboek beschrijft het hele verloop van het evenement (tijden, logistiek, team), de BEO of functionsheet is het keuken- en bedieningsgerichte overzicht van menu, hoeveelheden en allergenen. Univents genereert de functionsheet automatisch uit je boekingen; het volledige draaiboek stel je zelf op, bijvoorbeeld met de gratis template hieronder.
Kan ik een gratis draaiboek-template downloaden?
Ja, er is een gratis downloadbare draaiboek-template beschikbaar (zie de link hieronder bij verwante pagina’s).
Hoe voorkom ik dat het draaiboek verouderd raakt na een wijziging?
Door het draaiboek te laten genereren vanuit dezelfde offerte-gegevens in plaats van een los Word-document bij te houden, werken wijzigingen in het gastenaantal automatisch door.
Bekijk Univents in actie
Aanvragen, offertes, draaiboeken, personeelsplanning en facturen op één plek. We laten je alles zien in een persoonlijke demo.
7 dagen gratis proberen · geen creditcard nodig
De Univents-applicatie is beschikbaar in het Engels en het Duits.