Een cateringofferte maken: van eerste contact tot ondertekende opdracht
Een goede cateringofferte voorkomt discussie achteraf over wat wel en niet was inbegrepen. Dit stappenplan laat zien waar een offerte op moet letten, met een gratis downloadbare template.
Bijgewerkt op
Leg de aanvraag duidelijk vast
Leg vast wat er precies gevraagd is: aantal gasten, datum, locatie, type catering (bijvoorbeeld lopend buffet of gezeten diner) en eventuele wensen rond allergenen of dieet. Een offerte gebaseerd op een onduidelijke aanname leidt bijna altijd tot een correctie achteraf.
Reken de kostprijs door, niet alleen de verkoopprijs
Bereken per gerecht wat de werkelijke kostprijs is (ingrediënten, personeel, materiaal) voordat je een verkoopprijs bepaalt. Zie de gids over kostprijsberekening voor een uitgewerkt rekenvoorbeeld.
Wees expliciet over wat wél en niet is inbegrepen
Vermeld apart wat wel (bijvoorbeeld bediening, servies) en niet is inbegrepen (bijvoorbeeld transport, extra uren). Onduidelijkheid hierover is de meest voorkomende bron van discussie na afloop van een evenement.
Zorg dat de offerte makkelijk te accepteren is
Een offerte die de klant moet uitprinten, ondertekenen en terugscannen kost tijd en verhoogt de kans dat hij "later nog even" bekijkt. Een offerte die digitaal te accepteren is, wordt sneller een definitieve opdracht — en kan bij acceptatie direct worden omgezet in een factuur, zonder gegevens over te typen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een gratis offertetemplate voor catering downloaden?
Ja, er is een gratis downloadbare cateringoffertetemplate beschikbaar (zie de link hieronder bij verwante pagina’s).
Hoe voorkom ik discussie over wat wel en niet was inbegrepen?
Door in de offerte zelf expliciet te benoemen wat wel en niet is inbegrepen, in plaats van dit mondeling af te spreken en niet vast te leggen.
Kan een geaccepteerde offerte automatisch een factuur worden?
Met software die offerte en facturatie in hetzelfde systeem heeft, kan een geaccepteerde offerte met dezelfde regels worden omgezet in een factuur, zonder de gegevens opnieuw in te voeren.
Bekijk Univents in actie
Aanvragen, offertes, draaiboeken, personeelsplanning en facturen op één plek. We laten je alles zien in een persoonlijke demo.
7 dagen gratis proberen · geen creditcard nodig
De Univents-applicatie is beschikbaar in het Engels en het Duits.