Cateringsoftware voor het hele proces: aanvraag, offerte, keuken en factuur

Wat cateringsoftware voor een cateringbedrijf oplost

Zonder cateringsoftware loopt informatie via te veel kanalen tegelijk:

• de offerte staat in Word, de factuur in een ander programma
• de keuken werkt met een verouderde uitdraai van gisteren
• niemand weet zeker wat de marge op een evenement is voordat het is afgelopen
• personeelsplanning staat los van de begroting van het evenement

Univents lost dit op door alles in dezelfde database te houden: wijzig je het aantal gasten in de offerte, dan schuiven productielijst en begroting automatisch mee.

Van aanvraag naar offerte naar factuur

Een binnenkomende aanvraag wordt in Univents een kaart op een bord (het aanvragenoverzicht). Zodra je akkoord bent met de klant, zet je die aanvraag om in een offerte met dezelfde regels, prijzen en aantallen. Na acceptatie wordt daarvan in één klik een factuur gemaakt — inclusief eventuele aanbetaling. Je typt de gegevens van een evenement dus maar één keer.

Keuken, allergenen en personeel in dezelfde cateringsoftware

Naast offertes en facturen genereert Univents automatisch een productielijst per evenement, met allergenenbeheer dat is afgeleid van de ingrediënten van een gerecht — beide horen bij het Core-pakket. Een digitale keukenmonitor (een schermweergave voor de keuken) is een toevoeging vanaf het Scale-pakket. Personeelsplanning hangt direct aan de begroting van het evenement, zodat je ziet wat een dienst kost voordat je hem inplant.

Wat Univents (nog) niet is

Eerlijkheid hoort bij dit soort keuzes: de Univents-applicatie is op dit moment beschikbaar in het Engels en het Duits, nog niet in het Nederlands. Univents kan facturen exporteren als XRechnung (het Duitse e-factuurformaat op basis van EN 16931), maar heeft geen koppeling met Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden.nl of Yuki — de boekhoudpakketten die in Nederland en België het meest gebruikt worden. Wie dat als harde eis heeft, vraagt dit vooraf na.