Escalas de equipa pensadas para eventos, não para turnos fixos
Um restaurante tem turnos previsíveis; um catering ou uma quinta de eventos não. A equipa de sábado depende de quantos eventos há esse fim de semana, de quantos convidados cada um tem e de que funções são precisas — cozinha, sala, bar. As ferramentas genéricas de escalas não pensam assim.
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Porque é que uma folha de Excel deixa de chegar
Assim que há mais do que um evento no mesmo dia, ou trabalhadores extra contratados por evento, a escala em Excel torna-se difícil de manter: é preciso saber quem já está escalado noutro evento, quantas horas cada pessoa já fez essa semana, e avisar a equipa das alterações a tempo.
Como o Univents organiza a escala
A escala de cada evento liga-se diretamente ao número de convidados e às funções necessárias definidas no orçamento:
- Escala organizada por evento, não por turno genérico — cada pessoa fica associada aos eventos em que trabalha;
- Calendário por pessoa, para ver de imediato quem está livre ou já escalado noutro evento;
- Notificação automática à equipa quando é publicada uma escala nova ou há uma alteração;
- Registo de horas feito pela própria equipa, que depois alimenta o cálculo de custo de pessoal por evento.
Quem gere o pessoal deixa de coordenar tudo por chamadas e mensagens de grupo. Para uma primeira estimativa de quantas pessoas precisa por convidado, veja a nossa calculadora de necessidade de pessoal (ferramenta em inglês).
Custo de pessoal por evento, não só no fim do mês
Como a escala está ligada ao evento e não apenas a um calendário genérico, é possível ver quanto custou o pessoal de cada evento específico — útil para perceber quais os eventos que são realmente rentáveis, e não só ao olhar para a fatura total do mês.
Perguntas frequentes
A equipa extra (freelancers) também pode ser escalada?
Sim, tanto a equipa fixa como colaboradores pontuais podem ser adicionados à escala de um evento específico.
A equipa recebe a escala automaticamente?
Sim, através de notificação e de um acesso próprio onde cada pessoa vê apenas os seus turnos.
Consigo ver se estou a escalar a mesma pessoa em dois eventos ao mesmo tempo?
Sim, o calendário por pessoa assinala sobreposições antes de confirmar a escala.
Isto serve só para eventos ou também para o dia a dia de um restaurante?
O Univents foi pensado para escalas ligadas a eventos específicos. Para escalas genéricas de estabelecimentos fixos existem ferramentas dedicadas a esse caso.
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Período experimental de 7 dias · sem cartão de crédito
A aplicação Univents está disponível em inglês e alemão.