Cómo hacer un presupuesto de catering que proteja tu margen
Un presupuesto de catering mal calculado no falla el día que lo envías, falla el día del evento cuando el coste real supera lo presupuestado. Esta guía recorre los pasos para construir un presupuesto sólido, desde el coste por invitado hasta el margen final.
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Paso 1: define el coste real por invitado
Suma el coste de los ingredientes del menú elegido, el material desechable o de alquiler, y una parte proporcional del personal necesario (camareros y cocina) dividida entre el número de invitados. Este es el número que muchos caterings calculan "a ojo" y que más se desvía en la práctica.
Paso 2: añade los costes fijos del evento
Desplazamiento, alquiler de menaje o mobiliario si no es propio, y horas de montaje y desmontaje que no dependen directamente del número de invitados. Estos costes hay que repartirlos entre el grupo, no olvidarlos porque "son pequeños".
Paso 3: aplica tu margen y revisa antes de enviar
Un margen habitual en catering de eventos ronda el 30–45% sobre el coste total, pero depende de tu estructura de costes fija. Antes de enviar, revisa que el número de invitados, la fecha y las condiciones de pago sean correctas — es el error más habitual y el que más discusiones genera después.
Si calculas esto a mano para cada evento, nuestra plantilla de presupuesto de catering gratuita (en inglés) o una calculadora de precio de catering (en inglés) automatizan el cálculo.
Preguntas frecuentes
¿Qué margen es normal en un presupuesto de catering?
Suele rondar el 30–45% sobre el coste total, pero varía según tus costes fijos y el segmento (bodas, corporativo, colectividades).
¿Debo incluir el IVA en el precio mostrado al cliente?
Depende de si tu cliente es particular o empresa; en cualquier caso, el presupuesto debe dejar claro si el precio es con o sin impuestos.
¿Cómo evito recalcular todo si cambia el número de invitados a última hora?
Con una plantilla o software donde el coste por invitado esté vinculado a fórmulas o al catálogo de productos, en vez de cifras fijas copiadas evento a evento.
¿Hay una herramienta gratuita para calcular esto?
Sí, puedes usar nuestra plantilla de presupuesto gratuita o la calculadora de precio de catering interactiva, ambas en inglés.
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