Il software di gestione eventi che segue ogni fase, dalla richiesta alla fattura

Un’unica piattaforma dal primo contatto alla fattura

Ogni richiesta che arriva — anche via email — finisce in una bacheca Kanban con lo stato e la persona del team responsabile, non più sparsa tra caselle di posta diverse o appunti su carta.

Da lì il flusso resta lineare, e ogni passaggio eredita i dati del precedente invece di ripartire da zero:

1. Richiesta del cliente, con data, numero di ospiti e prime indicazioni
2. Preventivo con le voci di menu, sala e servizio
3. Contratto, con firma elettronica online invece di stampa e scansione
4. Scheda evento generata in automatico per cucina e sala
5. Fattura finale, con link di pagamento diretto per il cliente

Non serve passare da un foglio Excel a un programma di fatturazione a un gruppo WhatsApp per tenere insieme tutto questo: i dati restano nello stesso posto, dalla prima richiesta all'incasso, e chiunque nel team vede lo stato reale dell'evento senza doverlo chiedere a voce.

Basta rincorrere fogli Excel, PDF e messaggi sparsi

Chi organizza eventi conosce bene il problema: il preventivo è in un PDF salvato da qualche parte, la lista ospiti in un foglio Excel a parte, gli orari del personale in un gruppo WhatsApp e la fattura in un programma di contabilità completamente diverso. Ogni modifica dell'ultimo minuto — un tavolo in più, un menu cambiato, un orario spostato di un'ora — va aggiornata a mano in ognuno di questi strumenti, e prima o poi qualcosa si perde: un allergene non riportato, una quantità sbagliata, un turno dimenticato.

Con Univents ogni evento ha una sola scheda di riferimento: cambi il numero di ospiti una volta sola sul preventivo, e Univents segnala che la scheda evento per la cucina generata in precedenza non è più allineata, pronta da rigenerare con un clic invece di dover ripetere la stessa modifica a mano in tre posti diversi.

Per caterer, sale ricevimenti e agenzie eventi

Il flusso di lavoro è lo stesso, cambia solo cosa conta di più a seconda di chi lo usa. Un’azienda di catering segue soprattutto food cost, ricette e produzione in cucina; una sala ricevimenti o una struttura da banqueting segue planimetria delle sale, calendario e occupazione; un’agenzia di eventi o matrimoni coordina più fornitori, più location e più clienti in parallelo, spesso con budget e scadenze diverse per ciascun evento.

Univents copre tutti e tre gli scenari con la stessa base: anagrafica di clienti e fornitori, catalogo prodotti e servizi, calendario condiviso, preventivi e fatturazione. Non è un programma verticale pensato per un solo tipo di attività, ma una piattaforma che si adatta al modo in cui lavori già.

Chi vede cosa, senza confusione tra i ruoli

Un evento coinvolge persone diverse — chi vende, chi organizza in cucina, chi coordina il personale in sala, chi si occupa dei pagamenti — e non tutte hanno bisogno di vedere le stesse informazioni. Ruoli e permessi permettono di dare a ciascuno accesso a ciò che gli serve: chi lavora in cucina vede la scheda evento e la lista di produzione, chi segue l'amministrazione vede preventivi e fatture, senza che tutto passi per una sola persona che finisce per fare da collo di bottiglia tra i reparti.

Come iniziare

L'accesso base — solo preventivi — parte da 55 € al mese, pensato per chi vuole digitalizzare prima di tutto la parte commerciale. La piattaforma completa, Core, parte da 299 € al mese con un posto amministratore incluso e copre l'intero flusso descritto sopra; per più sedi o team più grandi ci sono i piani Growth (649 €/mese, 3 posti) e Scale (1.199 €/mese, 6 posti).

Puoi provare Univents gratis per 7 giorni, senza carta di credito, e vedere con i tuoi eventi reali se il flusso ti si adatta prima di scegliere il piano giusto per la tua attività.