O que deve constar numa ficha técnica de evento
A ficha técnica (também chamada BEO em contextos internacionais) é o documento operacional de um evento — o que a cozinha, o serviço e a montagem realmente seguem no dia. Uma ficha técnica incompleta é uma das causas mais comuns de erros no dia do evento.
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As secções que não podem faltar
- Identificação do evento — nome do cliente, data, tipo de evento, número de convidados confirmado;
- Horários — chegada de fornecedores, montagem, início do serviço, desmontagem;
- Menu detalhado — pratos, quantidades por convidado, forma de serviço (buffet, empratado, cocktail);
- Alergénios e restrições alimentares — por convidado ou por grupo, sempre que reportado;
- Espaço e disposição — planta de mesas ou layout do espaço, se aplicável;
- Equipa escalada — nomes e funções de quem trabalha nesse evento específico;
- Contactos de emergência — responsável do evento do lado do cliente e da equipa própria.
O erro mais comum: uma ficha técnica desatualizada
É frequente a ficha técnica ser preenchida na altura da confirmação do evento e nunca mais atualizada — mesmo quando o número de convidados muda ou um prato é substituído por causa de uma alergia reportada tarde. Quando a ficha técnica é feita à mão, cada alteração tem de ser replicada manualmente em todas as cópias já distribuídas.
Gerar a ficha técnica a partir do orçamento
A forma mais fiável de manter a ficha técnica correta é gerá-la a partir dos mesmos dados do orçamento confirmado, em vez de a recriar à parte — é assim que funciona a ficha técnica de evento do Univents, que assinala quando o orçamento de origem muda e pode ser recriada com um clique. Também existe um modelo de ficha técnica pronto a preencher (ferramenta em inglês), se preferir começar por um documento simples.
Perguntas frequentes
A ficha técnica é o mesmo documento que o orçamento?
Não. O orçamento é comercial (preço, condições); a ficha técnica é operacional (o que a equipa faz no dia). Idealmente, a segunda é gerada a partir da primeira.
Quem deve receber a ficha técnica do evento?
Normalmente a cozinha, a equipa de serviço, quem faz a montagem do espaço e o responsável do evento — cada um pode precisar apenas de parte da informação.
Com que antecedência deve estar fechada a ficha técnica?
Varia por tipo de evento, mas é comum fechar os detalhes finais entre 48 e 72 horas antes, deixando margem para ajustes de última hora sem comprometer a produção.
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