Cateringabläufe zwischen Buchung, Küchenplanung und Abrechnung ohne zentrales System zu steuern, führt zu Zeitverlust und Fehlern. Viele Softwarelösungen verlangen für erweiterte Funktionen hohe Einstiegskosten, komplexe Einrichtung und bieten keine flexible Anpassung an verschiedene Betriebsgrößen. Sie können die wichtigsten Plattformen nach Preis, Branchenfokus und Funktionsumfang vergleichen und eine wählen, die zu Ihrem Geschäftsbetrieb passt.
Inhaltsverzeichnis
Univents
Kurzüberblick
Univents gibt an, 12,4 Mio. Euro Umsatz verarbeitet zu haben. Diese Zahl steht für Kundenaktivität laut Anbieter. Die Plattform richtet sich an Catering, Veranstaltungsorte, Agenturen und Hotels. Ihr unmittelbarer Nutzen beginnt bei Angebotserstellung per Sprachbefehl.
Kernfunktionen
Univents bündelt Anfrageverwaltung, Buchungen, Zahlungen, Küchenplanung, Personalplanung und Finanzprozesse in einer Plattform. Ein KI-Assistent erstellt Veranstaltungen, Angebote und Aufgaben aus Sprache, Chat oder E‑Mails. Automatisierte Produktionslisten verbinden Buchungen direkt mit Küchenmonitoring und Produktionsplanung. Kunden‑ und Partnerportale erlauben Echtzeitkommunikation und Änderungsverfolgung. Die Plattform bietet Berichte, Automatisierungen und eine offene Programmierschnittstelle (API) für fortgeschrittene Workflows.
Das Besondere
Die direkte Verbindung von Buchung zu Küche via automatisierte Produktionslisten reduziert manuelle Übertragungen. Produktionsdaten aktualisieren sich, wenn sich Teilnehmerzahlen ändern oder Menüs angepasst werden. Diese Rückkopplung minimiert Fehlbestellungen und Zeitverlust in der Küche.
Vorteile
Univents zentralisiert den kompletten Event‑Ablauf und ersetzt Tabellen und Insellösungen. Der KI-Assistent reduziert repetitive Büroarbeit bei Angeboten und Aufgaben. Die Plattform unterstützt verschiedene Geschäftsgrößen und Branchen. Datenimporte und geführte Einrichtung vereinfachen die Einarbeitung. Es gibt eine Testphase ohne sofortige Kreditkartenangabe, die Transparenz beim Einstieg schafft.
Nachteile
- Für sehr kleine Betriebe können die vielen Funktionen anfangs überwältigend wirken. Einarbeitungszeit ist nötig.
Für wen es geeignet ist
Du arbeitest als Caterer, Veranstaltungsort, Agentur, Hotel, Verleiher oder Foodtruck und willst Buchungen, Küche, Personal und Abrechnung bündeln. Du brauchst weniger Excel und mehr automatisierte Produktionslisten. Du hast Kapazität für eine initiale Einarbeitung oder ein kleines IT‑Budget.
Warum diese Option
Der integrierte KI-Assistent erstellt Veranstaltungen, Angebote und Aufgaben aus Sprach-, E‑Mail‑ oder Chat‑Eingaben. Das reduziert die Zeit zwischen Anfrage und verbindlichem Angebot deutlich. In der Praxis führt das zu schnellerer Angebotsbearbeitung, weniger Rückfragen und direkter Übernahme in Produktionslisten. Für Betriebe mit hohem Anfrageaufkommen wirkt sich das auf Durchlaufzeiten und Planungsaufwand aus.
Praxisbeispiel
Ein Caterer erhält telefonische Anfragen und diktiert Menüwünsche. Der KI‑Assistent generiert ein Angebot und legt eine Produktionsliste an. Küche und Schichtplan empfangen die Daten sofort. Am Ende erzeugt das System die Rechnung und verbucht die Zahlung automatisiert.
Preise
Preise beginnen bei 46 € pro Monat für Angebotsfunktionen. Das Core‑Paket startet bei 249 € pro Monat. Das Scale‑Paket liegt bei 879 € pro Monat. Für Enterprise gibt es kundenspezifische Lösungen.
Website: https://univents.app
Bp Event by Bankettprofi
Kurzüberblick
Bp Event speichert die Daten beim Kunden und verzichtet auf eine obligatorische Cloudanbindung. Die Software läuft ausschließlich unter Windows und richtet sich an große Veranstaltungsbetriebe. Der Anbieter betont modulare Bausteine, persönlichen deutschsprachigen Support und umfangreiche Schulungsangebote.
Kernfunktionen
Bp Event begleitet Angebotserstellung, Adressverwaltung und Artikelpflege und verbindet diese Funktionen mit Menüplanung, Raumplanung, Personalplanung und Zeiterfassung. WebApps erlauben Onlinebuchungen sowie die Steuerung von Raum- und Personaleinsatz. Zusätzlich gibt es eine KI‑Integration zur Automatisierung und Schnittstellen zu Warenwirtschaft, Kassensystemen und Hotelbuchungssystemen.
Das Besondere
Das zentrale Unterscheidungsmerkmal ist die modulare, branchenspezifische Architektur kombiniert mit persönlichem Support aus Deutschland. Diese Kombination erlaubt es, Module gezielt für Catering, Hotel oder Messebetrieb zu aktivieren. Dadurch bleibt die Systemlandschaft bei Bedarf schlank und kontrollierbar.
Vorteile
Bp Event bietet branchenspezifische Werkzeuge für Hotellerie, Catering und Kongressmanagement, was Alltagsprozesse direkt abbildet und Doppelarbeit reduziert. Die Datenhaltung vor Ort stärkt die Kontrolle über Kunden‑ und Finanzdaten. Deutscher Support und Schulungen reduzieren Umstiegsrisiken und erleichtern die Einarbeitung in komplexe Abläufe.
Nachteile
- Komplexe Software. Einarbeitung erfordert Zeit und begleitende Schulungen, was interne Ressourcen bindet.
- Höherer Einstiegspreis. Der Kostenpunkt liegt laut Anbieter bei mehreren Tausend Euro für Lizenzen und Einrichtung.
- Plattformbindung an Windows. Keine native Mac‑Version schränkt die Betriebssystemwahl ein.
Wann es nicht passt
Bp Event passt nicht, wenn du eine rein cloudbasierte Lösung mit zentraler Hostingoption suchst. Es ist ungeeignet für sehr kleine Betriebe, die keine Ressourcen für Schulung oder Einführung haben. Wer ausschließlich auf Mac‑Arbeitsplätzen arbeitet, findet hier keine native Lösung.
Wichtige Integrationen
- Warenwirtschaftssysteme: Anbindung für Artikelbestände und Einkaufspreise.
- Kassensysteme: Verbindung zur Kassenlogik für Abrechnung vor Ort.
- Hotelbuchungssysteme: Synchronisation von Veranstaltungsdaten mit Reservierungsdaten.
Für wen es geeignet ist
Bp Event eignet sich für Veranstaltungsprofis in Hotellerie, Catering, Messe- und Stadionbetrieb, die branchenspezifische Funktionen und lokale Datenhaltung wünschen. Du arbeitest mit komplexen Veranstaltungsstrukturen und brauchst ein anpassbares Baukastensystem. Wenn du Wert auf deutschsprachigen Support und Schulungen legst, passt das Produkt gut.
Praxisbeispiel
Ein Hotel nutzt Bp Event, um Veranstaltungen und Bankette zentral zu planen. Angebote werden aus Vorlagen erzeugt. Raum‑ und Personalplanung laufen in einem System. Schnittstellen übermitteln Buchungsdaten an das Hotelreservierungssystem.
Preise
Bp Event gibt keine öffentlichen Standardpreise an. In den Produktangaben nennt der Anbieter Anschaffungskosten von mehreren Tausend Euro für Lizenzen und Einrichtung. Konkrete Konditionen und Umfang werden individuell verhandelt.
Website: https://bankettprofi.de
Total Party Planner (TPP)
Kurzüberblick
Von Caterern entwickelt, bündelt Total Party Planner (TPP) Angebotsautomatisierung, Rechnungsstellung und Produktionslisten in einer Plattform. Die Software bietet Cloudzugang für internationale Einsätze. Sie richtet sich klar an Cateringbetriebe mit operativem Fokus.
Kernfunktionen
TPP enthält Eventanlage und Bankettmanagement, einen zentralen Kalender und Ereignisverfolgung für mehrere Veranstaltungen gleichzeitig. Die Lösung liefert Veranstaltungsanalysen und Berichte sowie Lead- und Verkaufsverwaltung. Kundenkommunikation läuft über ein Kundenportal, Chat und automatisierte Benachrichtigungen.
Das Besondere
TPP wirbt damit, von Caterern für Caterer entwickelt worden zu sein. Dieser Fokus sorgt für Funktionen, die Cateringabläufe direkt abbilden. Damit unterscheidet sich TPP von allgemeinen Eventtools mit breiterem Funktionsumfang.
Vorteile
Die Oberfläche ist benutzerfreundlich und vereinfacht komplexe Cateringprozesse. Die Plattform automatisiert Angebote, Rechnungen und Veranstaltungsdokumente, was administrative Arbeit reduziert. Cloudzugang erlaubt Zugriff weltweit. TPP integriert Buchhaltung und Planung mit bekannten Systemen, sodass Finanz- und Schichtdaten zusammenlaufen.
Nachteile
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Keine direkte Onlinebestellung: TPP unterstützt aktuell keine eingebettete Bestellfunktion für Endkunden. Manche Caterer brauchen dafür eine separate Lösung.
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Lernkurve bei Profi-Funktionen: Fortgeschrittene Module verlangen Schulung oder Einarbeitungszeit. Das erfordert interne Ressourcen.
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Preisangaben fehlen: Konkrete Preise stehen nicht offen. Angebote werden nach Demo und Anfrage erstellt.
Wann es nicht passt
Wenn Du ein Geschäftsmodell mit starkem Fokus auf direkte Onlinebestellungen betreibst, ist TPP weniger geeignet. Wenn Dein Team keine Zeit für Schulungen hat, wird die Einführung länger dauern. Wenn Du transparente Listenpreise vorab brauchst, ist die Anfragepflicht hinderlich.
Wichtige Integrationen
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QuickBooks, Microsoft Office und Google Calendar
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Mailchimp und Nowsta
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StaffMate, Google Maps und iCal (Apple Calendar)
Für wen es geeignet ist
TPP passt für Cateringfirmen jeder Größe, die eine branchenspezifische Verwaltungssoftware suchen. Du nutzt es, wenn Du Angebote, Produktion und Personal zentral steuern willst. Es eignet sich für Veranstaltungscaterer, Bankettbetriebe und Cateringabteilungen in Restaurants.
Praxisbeispiel
Ein Caterer plant zugleich fünf Firmenveranstaltungen und steuert Personal, Menüs und Produktionslisten über TPP. Rechnungen und Angebote werden automatisiert erstellt und an Kundenportale geschickt. Das Team gewinnt Zeit für Küche und Service.
Preise
Konkrete Tarifdetails sind nicht öffentlich angegeben. Preise werden auf Anfrage oder nach einer Produktdemo mitgeteilt. Onboarding- und Implementierungskosten variieren je nach Umfang der Einrichtung.
Website: https://totalpartyplanner.com
Caterease
Kurzüberblick
Caterease gibt an, dass es über 50.000 Caterer und Eventplaner bedient. Das Produkt richtet sich an mittlere und große Cateringbetriebe, die Buchungen, Menüs, Personal und Abrechnung zentral verwalten wollen. Die Plattform kombiniert Planungstools mit KI-gestützten Funktionen für Echtzeitdaten.
Kernfunktionen
Caterease bietet einen Horizon Hub, der mobilen Echtzeit-Zugriff auf Geschäftsdaten erlaubt. Es gibt Buchungsassistenten mit benutzerdefinierten Feldern, dynamische Menükonstruktion und Rezept- sowie Packlisten-Erstellung. Weiterhin sind Kundenverwaltung, detaillierte Aufgabenchecklisten, Schichtplanung, druckbare Vorlagen und ein anpassbares KPI-Dashboard integriert.
Das Besondere
Die zentrale Stärke ist der KI-gesteuerte Hub, der Informationen auf Mobilgeräten konsistent zusammenführt. Das erleichtert schnelle Entscheidungen bei Außeneinsätzen oder auf Veranstaltungsgeländen. Für Betriebe mit vielen gleichzeitigen Events bleibt so der Datenstand über alle Teams hinweg abrufbar.
Vorteile
Die Software deckt viele Catering-spezifische Prozesse ab, von Menübau bis Produktionslisten. Flexible Pläne und modulare Erweiterungen erlauben Anpassung an wachsende Betriebe. Der Anbieter nennt umfangreiche Schulungsressourcen und Support, was die Einarbeitung trotz Funktionsvielfalt erleichtert.
Nachteile
- Manche Anwender empfinden die Oberfläche anfangs als komplex. Die Lernkurve kann mehrere Wochen dauern.
- Kosten und modulare Preisstruktur sind für sehr kleine Teams wahrscheinlich teuer.
- Fortgeschrittene Funktionen setzen technische Kenntnisse voraus.
- Für Anbieter mit ausschließlich einfachen Abläufen ist das Funktionsspektrum eventuell überdimensioniert.
Wann es nicht passt
Wenn du ein Ein-Personen-Catering betreibst und nur einfache Auftragslisten brauchst, ist Caterease vermutlich zu umfangreich. Kleine Teams mit sehr geringem Budget treffen mit günstigeren Tools oft bessere Entscheidungen. Wer keine Zeit für Schulungen hat, wird die Einarbeitung als hinderlich empfinden.
Wichtige Integrationen
- QuickBooks für Buchhaltungssynchronisation.
- Soziale Netzwerke für Marketing-Workflows.
- Veranstaltungsorte zur Abstimmung von Raumdaten und Verfügbarkeiten.
- Gastronomie-Management-Software zur Verbindung mit Küchen- oder POS-Systemen.
Für wen es geeignet ist
Caterease passt für Cateringbetriebe mittlerer bis großer Größe, die zahlreiche Events monatlich abwickeln. Es lohnt sich, wenn du Menüs, Personalpläne und Abrechnung zentralisieren willst. Auch Betriebe mit mehreren Standorten profitieren von der Mobilfunktionen und den Reporting-Optionen.
Praxisbeispiel
Ein Cateringunternehmen verwaltet mehrere Hochzeiten und Firmenveranstaltungen pro Monat mit Caterease. Die Firma nutzt Menüerstellung, Packlisten und Schichtplanung, um Küchenproduktion und Auslieferung zu koordinieren. Rechnungen werden automatisch erzeugt und vereinfachen die Buchhaltung.
Preise
Ab $99 pro Monat beim Express-Plan bei jährlicher Abrechnung. Höhere Tarifstufen und zusätzliche Module sind verfügbar. Individuelle Enterprise-Optionen bietet der Anbieter auf Anfrage an.
Website: https://caterease.com
Vergleich der Alternativen
Bei der Wahl der geeigneten Software für Event- und Cateringmanagement ist die Berücksichtigung individueller Geschäftsanforderungen entscheidend. Jede Lösung bietet einzigartige Vorteile, jedoch auch spezifische Kompromisse, die für den Nutzer relevant sein können.
Unterschiedliche Integrations- und Anpassungsmöglichkeiten
Univents zeichnet sich durch die Integration von Buchungs-, Küchen- und Personalprozessen aus. Diese Funktionalität ermöglicht eine dynamische Anpassung von Produktionslisten, sodass betriebliche Änderungen direkt berücksichtigt werden. Bp Event hingegen bietet ein modulares System, bei welchem Betriebe gezielt nur die benötigten Funktionen aktivieren können, was Anpassungserfordernisse reduziert. Für international tätige Unternehmen bietet Total Party Planner einen nützlichen Cloudzugang, der von weltweit verbundenen Teams geschätzt wird.
Unterstützungsangebote und Benutzerfreundlichkeit
Ein wesentlicher Vorteil von Bp Event liegt im umfassenden deutschen Kundensupport sowie den breiten Schulungsangeboten, die den Einstieg erleichtern, wenngleich sie zusätzliche Ressourcen beanspruchen. Demgegenüber hebt Caterease durch eine flexible Benutzeroberfläche und modulare Erweiterungen hervor, die mittleren bis großen Unternehmen adaptive Lösungen bietet. Diese Merkmale können den Bedarf an fortgeschrittenen Funktionalitäten adressieren, während Univents auf eine transparente und unkompliziertere Einarbeitung setzt.
Beste Wahl
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Univents: Geeignet für Unternehmen, die umfassende Funktionen zur Integration und Automatisierung von Buchungs-, Küchen- und Personalprozessen in einem vereinten Umfeld suchen.
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Bp Event by Bankettprofi: Bietet sich an für größere Veranstaltungsbetriebe, die eine lokale Datenhaltung und spezialisierte Anpassbarkeit bevorzugen.
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Total Party Planner: Empfohlen für international agierende Cateringunternehmen, die von einer betont globalen Zugänglichkeit und nutzerfreundlichen Gestaltung profitieren möchten.
Unsere Wahl
Univents ist die flexiblere Plattform für Unternehmen, die Prozesse zentralisieren und dabei innovative Funktionen wie KI-gesteuerte Automatisierungen verwenden möchten. Die direkte Verbindung von Buchungen, Küche und Personalplanung minimiert Fehlerquellen und spart Zeit. Für Betriebe, die auf lokale Datenhaltung angewiesen sind, ist Bp Event eine geeignete Alternative. Univents empfiehlt sich besonders für Nutzer mit hohem Anspruch an zukunftsorientierte Abläufe und Effizienz.
Hier ist die Vergleichstabelle für Eventmanagement-Software, wobei die Integration aller relevanten Funktionen im Fokus steht:
| Produkt | Kernfunktionen | Zielgruppe | Preise | Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| Univents | Anfrageverwaltung, Buchungen, Zahlungen, Produktionslisten | Caterer, Hotels, Agenturen | Ab 46 € pro Monat | Erfordert Einarbeitung bei kleinen Betrieben |
| Bp Event | Menüplanung, Personalplanung, lokale Datenhaltung | Veranstaltungsorte mit großem Arbeitsaufwand | Preis nicht veröffentlicht | An Windows gebunden, höherer Einstiegspreis |
| Total Party Planner (TPP) | Angebotsautomatisierung, Produktionslisten, Eventkalender | Cateringbetriebe mit internationalem Fokus | Preis nicht veröffentlicht | Keine direkte Onlinebestellfunktion |
| Caterease | Rezeptverwaltung, KPIs, Planungstools | Mittlere bis große Cateringunternehmen | Ab $99 pro Monat | Komplexe Bedienoberfläche zu Beginn |
Alternative zu Sweap für Veranstaltungsprofis mit Fokus auf Catering und Eventplanung
Viele Caterer, Veranstaltungsorte und Agenturen kennen das Problem: Angebotserstellung, Produktionslisten und Personalplanung laufen oft noch parallel in verschiedenen Tools – das kostet Zeit und erhöht das Fehlerrisiko. Univents bietet eine zentrale Plattform, die genau diese Abläufe verbindet. Der integrierte KI-Assistent erstellt Angebote direkt aus Sprach- oder E‑Mail-Anfragen und synchronisiert automatisch Produktionslisten mit Teilnehmerzahlen und Menüänderungen.
So entstehen weniger Fehlbestellungen, weniger Doppelarbeit und mehr Transparenz für Küche und Service. Wenn Du als Caterer, Veranstaltungsort oder Hotel den Umstieg auf ein digitales Event Operating System suchst, findest Du bei Univents eine Plattform, die automatisiert und übersichtlich alle Aufgaben bündelt. Probiere die Testphase ohne Kreditkarte aus und überzeuge Dich von einem System, das die Angebots- und Produktionsplanung vereinfacht.
Weitere Infos und den direkten Einstieg findest Du auf unserer Univents-Webseite. So wird Veranstaltungsplanung planbar und gibt Raum für Qualität, statt Papierkram.
FAQ
Wie unterstützt Univents die Angebotserstellung?
Univents ermöglicht es Benutzern, Angebote schnell und effizient zu erstellen. Der integrierte KI-Assistent generiert Veranstaltungen, Angebote und Aufgaben aus Sprach-, E-Mail- oder Chat-Eingaben. Dies reduziert die Zeit zwischen Anfrage und verbindlichem Angebot und verbessert die Reaktion auf Kundenanfragen.
Was sind die Vorteile von Bp Event im Vergleich zu Univents?
Bp Event bietet eine modulare, branchenspezifische Architektur kombiniert mit persönlichen deutschsprachigen Support. Während Univents für sein einzigartiges Angebot an automatisierten Produktionslisten bekannt ist, ist Bp Event besser geeignet für große Veranstaltungsbetriebe, die spezifische Anpassungen und einen lokalen Support benötigen.
Welche besonderen Funktionen bietet Univents?
Univents verbindet Buchungen direkt mit automatisierten Produktionslisten, die die Küchenplanung nahtlos unterstützen. Dies minimiert manuelle Übertragungen und Fehlbestellungen, was für eine effizientere Küchenorganisation sorgt. Benutzer können sich darauf verlassen, dass Änderungen in den Teilnehmerzahlen automatisch in die Produktionsdaten übernommen werden.
Was sind die monatlichen Kosten für Univents?
Die Preise für Univents beginnen bei 46 € pro Monat für die Nutzung der Angebotsfunktionen. Für spezifische Unternehmensbedürfnisse gibt es Pakete, die bis zu 879 € pro Monat kosten, depending on features und Anpassungsbedarf.
Gibt es eine Testphase für Univents?
Univents bietet eine Testphase ohne sofortige Kreditkartenangabe an. Dies ermöglicht es interessierten Nutzern, die Plattform risikofrei auszuprobieren, bevor sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden. Dies schafft Transparenz beim Einstieg in die Nutzung der Software.