Unterschiedliche Planungstools, Listen und Systeme erhöhen im Catering den Arbeitsaufwand und erschweren schnelle Reaktionszeiten. Viele Softwarelösungen kombinieren zwar mehrere Funktionen, scheitern aber an einer einheitlichen Abdeckung von Angebot, Produktion und Abrechnung oder machen Kosten erst im Verkaufsgespräch transparent. Du kannst entscheiden, welche Lösung durch Funktionsumfang und Preisstruktur am besten zu deinen Anforderungen passt.
Inhaltsverzeichnis
Univents
Kurzüberblick
Univents gibt an, 12,4 Mio. Euro an Umsätzen verarbeitet zu haben. Die Plattform ist Made in Germany und nennt GDPR-Konformität. Es gibt eine siebentägige Testphase ohne Kreditkarte. Univents fasst Anfrage, Angebot, Küche, Personal und Abrechnung in einem System zusammen.
Kernfunktionen
Univents verbindet Buchungen und Anfragenverwaltung mit Online-Zahlungen, Angeboten und Finanzfunktionen. Der AI-Assistent erstellt Events und Angebotsentwürfe per Spracheingabe oder Chat. Automatisierte Rechnungen, Gutschriften und Exportfunktionen erscheinen mit eigenem Branding und Zahlungsüberwachung.
Das Besondere
Der größte Unterschied ist die durchgehende Abdeckung des Workflows von Anfrage bis Rechnung. Univents erzeugt automatisierte Produktionslisten und liefert Echtzeit-Eventstatus. Diese Kombination reduziert die Zahl der eingesetzten Tools.
Vorteile
Die Automation verringert manuelle Schritte und damit Fehler. Das System bündelt Angebote, Produktionsplanung, Schichtplanung und Abrechnung, so dass Teams weniger mit Tabellen arbeiten. Der AI-Assistent verkürzt Angebotszyklen. Multi‑Language-Templates, digitale Signaturen und Live-Statusinfos erleichtern die Kommunikation mit Kunden und Teams. Viele Teams sind nach wenigen Tagen einsatzbereit.
Nachteile
- Abhängigkeit von einer stabilen Internetverbindung und eine spürbare Einarbeitungszeit beim Umstieg.
Für wen es geeignet ist
Für Caterer, Eventlocations, Agenturen, Hotels und Verleiher, die Tabellen und verstreute Tools ersetzen wollen. Für Teams, die Küche, Produktion und Personal zentral steuern möchten. Für Betriebe mit regelmäßigem Anfragevolumen lohnt sich die Automatisierung besonders.
Warum diese Option
Der AI-Assistent erstellt Angebotsentwürfe per Stimme oder Chat. Das reduziert die Zeit bis zum ersten Angebot deutlich. Die Integration von Produktionslisten und Finanzabläufen macht den Verwaltungsaufwand kleiner. Für Betriebe mit vielen kleinen Events sinkt der Aufwand pro Auftrag.
Praxisbeispiel
Ein Cateringbetrieb nimmt Anfragen per E‑Mail entgegen. Der Veranstaltungsleiter startet per Sprachbefehl einen Angebotsentwurf. Das System erzeugt Produktionslisten, plant Schichten und erstellt die Rechnung nach dem Event. Die manuelle Übergabe zwischen Office, Küche und Service entfällt größtenteils.
Preise
Die Pläne starten bei €99/Monat (Starter). Weitere Stufen sind €499/Monat (Growth) und €879/Monat (Scale). Abrechnung erfolgt jährlich. Individuelle Enterprise-Optionen sind verfügbar.
Website: https://univents.app
Bp Event
Kurzüberblick
Daten bleiben auf lokalen Servern in Deutschland, Österreich und Schweiz.
Bp Event vereint ERP und CRM in einer modularen Lösung.
WebApps ermöglichen Buchungen und direkten Zugriff für Personal im Browser.
Kernfunktionen
Angebotserstellung, Kontaktverwaltung und Artikelpflege sind zentral integriert.
Menüplanung, Personaleinsatzplanung und Raumzuweisung lassen sich im System abbilden.
Produktionslisten und Rechnungsstellung entstehen aus denselben Stammdaten.
Schnittstellen erlauben die Anbindung anderer Systeme und Mobilezugriff unterstützt Arbeit unterwegs.
Das Besondere
Der größte Unterschied ist die Kombination aus modularem ERP und integriertem CRM mit branchenspezifischen Modulen.
Die lokale Datenhaltung in DACH gibt Betrieben mehr Kontrolle über vertrauliche Veranstaltungsdaten.
Deutschsprachiger, persönlicher Support begleitet Implementierung und Anpassung an Betriebsprozesse.
Vorteile
Bp Event reduziert doppelte Dateneingaben, weil Angebote, Kundenstammdaten und Rechnungen einheitlich verwaltet werden.
Das spart Zeit bei der Angebotserstellung und minimiert Fehler in Kalkulationen und Preisen.
Deutschsprachige Berater begleiten die Einführung und passen das System an Abläufe in Hotel, Catering und Veranstaltung an.
WebApps ermöglichen Onlinebuchungen, Mitarbeiterselfservice und Echtzeitzugriff auf Produktionslisten und Personaleinsatzpläne.
Lokale Serverhaltung erleichtert die Kontrolle über sensible Daten und unterstützt die Einhaltung interner Vorgaben.
Nachteile
-
Einarbeitung braucht Zeit. Erstnutzer berichten von einer steilen Lernkurve bei der Ersteinrichtung.
-
Unklare Angaben zur Tiefe einzelner Schnittstellen. Die Kompatibilität mit spezieller Drittsoftware muss vorab geprüft werden.
-
Implementierung und Schulung sind Aufwandsposten. Zusätzliche Kosten für Training sind wahrscheinlich.
-
Für sehr kleine Betriebe ist die Lösung möglicherweise überdimensioniert und pflegeintensiv.
Für wen es geeignet ist
Für Dich als Eventmanager in Hotel, Restaurant oder Catering mit mehreren gleichzeitigen Veranstaltungen.
Wenn Du ein System suchst, das Angebote, Personalplanung und Abrechnung zusammenführt, passt diese Lösung gut.
Betriebe ohne IT Personal sollten den Einführungsaufwand und Schulungskosten einplanen.
Praxisbeispiel
Ein Cateringbetrieb legt Angebote und Menüs in Bp Event an.
Produktionslisten und Personaleinteilung werden automatisch erzeugt und an die WebApps gesendet.
Servicekräfte sehen Aufgaben im Browser, die Küche erhält Produktionsmengen und das Büro erzeugt Rechnungen.
So reduziert der Betrieb Kommunikationsfehler und verkürzt die Vorbereitungszeit vor Veranstaltungen.
Preise
Preisangaben sind nicht öffentlich aufgeführt.
Üblich ist ein Lizenz- oder Abonnementmodell mit zusätzlichen Kosten für Implementierung und Schulung.
Konditionen, Modulwahl und Supportumfang legt der Anbieter auf Anfrage fest.
Website: https://bankettprofi.de
Caterease
Kurzüberblick
Caterease gibt an, von über 50.000 Fachleuten genutzt zu werden. Die Lösung fasst Veranstaltungsplanung, Kundenverwaltung, Menüerstellung und Zahlungsabwicklung in einer Oberfläche zusammen. Ein zentrales Merkmal ist das Horizon Hub, ein KI-gesteuertes Dashboard für Echtzeitdatenzugriff von unterwegs.
Kernfunktionen
Caterease bietet Buchungsassistenten für Veranstaltungen mit benutzerdefinierten Feldern, dynamische Menüerstellung mit automatischen Optionen und Zahlungsabwicklung mit tokenisierten Karten. Die Plattform vereint Kundenverwaltung, Aufgaben- und Personalplanung, Veranstaltungsportale und eine Küchenanzeige für Live-Bestellupdates. Weitere Werkzeuge sind elektronische Signaturen, automatisierte Berichte und Branchen-Trendanalysen aus anonymisierten Daten sowie eine mobilfähige Oberfläche.
Das Besondere
Das Horizon Hub liefert laut Anbieter Echtzeitkennzahlen und Zugriff auf Kernprozesse von jedem Gerät. So bleiben Produktionslisten, Zahlungen und Schichtplanung auf Abruf verfügbar. Diese zentrale Sicht ist für mobile Einsätze und kurzfristige Änderungen konzipiert.
Vorteile
Die Suite integriert viele Arbeitsbereiche, so dass weniger zwischen mehreren Tools gewechselt werden muss. Die Oberfläche lässt sich anpassen und die mobile Verfügbarkeit hilft bei Einsätzen vor Ort. Support und Schulungsmaterial sind vorhanden, und es gibt Pläne für unterschiedliche Unternehmensgrößen.
Nachteile
- Die Preisgestaltung kann für kleine oder neue Betriebe teuer wirken. Einige Startups berichten von begrenzten Budgetspielräumen.
- Erweiterte Funktionen haben eine steile Lernkurve. Mitarbeiter benötigen Zeit für Einarbeitung und Anpassung.
- Einige Integrationen erfordern zusätzliche Module oder Gebühren. Dadurch steigen die Gesamtkosten.
- Berichtsanpassungen sind laut Nutzerberichten eingeschränkt. Wer sehr spezifische Reports braucht, stößt womöglich an Grenzen.
Wann es nicht passt
Wenn Du ein sehr kleines Team mit niedrigem Budget leitest, ist Caterease wahrscheinlich zu kostspielig. Wenn Du viele individuelle Berichte brauchst oder Integrationen ohne Zusatzkosten erwartest, passt die Lösung ebenfalls weniger gut.
Für wen es geeignet ist
Caterease richtet sich an mittelgroße Catering- und Veranstaltungsbetriebe, die mehrere Events parallel managen. Du koordinierst Personal, Menüproduktion und Rechnungsstellung und willst alles zentral abbilden. Dann liefert die Plattform Funktionen für Planung, Zahlungen und mobile Einsätze.
Praxisbeispiel
Eine Cateringfirma verwendet Caterease zur Koordination von Eventbuchungen, Menümanagement und Zahlungsabwicklung. Das Team greift während des Aufbaus mobil auf Produktionslisten zu und aktualisiert Personalpläne live. Das Ergebnis ist mehr Übersicht und weniger Zettelwirtschaft während der Veranstaltungen.
Preise
Die Basis beginnt bei $149/Monat bei jährlicher Abrechnung. Zusätzliche Module und Add-ons verursachen Mehrkosten. Individuelle Paketpreise sind nach Unternehmensgröße verfügbar.
Website: https://caterease.com
Caterzen
Kurzüberblick
Echtzeit GPS Verfolgung mit Foto als Nachweis bei Lieferungen ist in Caterzen integriert. Die Lösung fasst Kundenverwaltung, Onlinebestellungen, Angebotserstellung und Lieferrouting in einem System zusammen. Sie richtet sich primär an Cateringfirmen mit eigenem Lieferservice.
Kernfunktionen
Caterzen stellt Kundenbeziehungsmanagement, Onlinebestellportale, Angebotsvorlagen, Raumbuchung und elektronische Vertragsunterschriften bereit. Das Lieferrouting enthält eine Fahrer App, GPS Verfolgung, interaktive Karten, Ladechecklisten und Foto Nachweise für Aufbau und Zustellung. Hinzu kommen Küchenproduktionsberichte, wiederkehrende Bestellungen, Mitarbeiterverwaltung und Verkaufsanalysen zur Planung und Nachverfolgung.
Das Besondere
Die Stärke liegt in der Verknüpfung von Verkauf, Betriebsablauf und Lieferung innerhalb eines einzigen Systems. Dadurch fallen weniger Abstimmungsfehler zwischen Vertrieb, Küche und Fahrern an. Die Ausrichtung ist speziell auf Cateringbetriebe mit Lieferflotte zugeschnitten, nicht auf Veranstaltungsorte mit komplexer Raumverwaltung.
Vorteile
Die tiefe Integration von Verkauf, Küche und Auslieferung reduziert Abstimmungsaufwand und vermeidet doppelte Dateneingaben. Marketingautomatisierung, Loyalitätsprogramme und Rebooking Erinnerungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Wiederbuchungen. Vorgefertigte Templates und vorbeladene Daten beschleunigen die Einarbeitung neuer Teams.
Nachteile
- Einige Drittanbieterbewertungen nennen die Benutzeroberfläche anfangs komplex. Schulung ist nötig, damit alle Funktionen genutzt werden.
- Öffentliche Preisangaben fehlen. Interessenten müssen Angebote beim Vertrieb anfragen.
- Für sehr kleine Einzelunternehmer mit einfachen Abläufen ist der Funktionsumfang wahrscheinlich zu umfangreich und damit kostenintensiv.
Wann es nicht passt
Nicht geeignet, wenn Dein Betrieb keine eigene Lieferlogistik betreibt und nur einfache Bestellformulare benötigt werden. Wenn Budgettransparenz vorab wichtig ist, kann das Fehlen öffentlicher Preise hinderlich sein. Für Anbieter mit minimalem Personal ist der Verwaltungsaufwand anfänglich zu groß. Wer nur Buchhaltung und einfache Rechnungsstellung braucht, findet einfachere Lösungen passender.
Wichtige Integrationen
- Onlinebestellplattformen
- Drittanbieter Lieferdienste
- Zahlungsabwickler
- E Mail Marketing Tools
- GPS und Karten Apps
Für wen es geeignet ist
Geeignet für Cateringunternehmen mit eigener Lieferflotte und einem dedizierten Vertriebs oder Marketingteam. Sinnvoll für Betriebe, die Angebotsprozesse, Küche und Auslieferung in einem System zusammenführen möchten. Weniger geeignet für reine Veranstaltungsorte ohne Liefervorgänge.
Praxisbeispiel
Ein mittelgroßer Caterer nimmt Bestellungen über das Onlineportal an und plant Touren über die Fahrer App. Fahrer dokumentieren Zustellung per GPS Verfolgung und fotografischem Aufbaubeleg. Automatisierte Nachfassnachrichten und wiederkehrende Bestellungen erhöhen die Kundenbindung. Verkaufsberichte zeigen häufig gebuchte Menüs für gezielte Kampagnen.
Preise
Preise sind nicht öffentlich angegeben. Die Kosten variieren nach Funktionsumfang und Benutzeranzahl; eine Anfrage beim Vertrieb ist erforderlich.
Website: https://caterzen.com
Vergleich der Alternativen
Die Wahl der passenden Softwarelösung für Catering- und Eventbetriebe ermöglicht es, die Verwaltung zu vereinfachen, Effizienz zu steigern und operative Prozesse umfassend zu koordinieren. Anbieter wie Univents, Bp Event, Caterease und Caterzen bieten jeweils Vor- und Nachteile, die sich für spezifische Arbeitsweisen und Erwartungen eignen.
Funktionsumfang und Automatisierung
Univents bietet ein umfassendes Paket für den Catering- und Eventbereich. Besondere Stärke liegt in der durchgängigen Integration von Arbeitsschritten, beginnend bei Kundenanfragen über Angebots- und Produktionsabläufe bis hin zur Rechnungsstellung. Der AI-Assistent vereinfacht die Angebotsbearbeitung signifikant.
Caterease ist besonders flexibel und ermöglicht eine detaillierte Anpassung für mittelgroße Unternehmen mit parallelen Veranstaltungen. Es bietet zusätzliche Unterstützung durch das Horizon Hub, welches Echtzeitdaten bereitstellt.
Anpassbarkeit und Datenmanagement
Bp Event zeichnet sich durch modulare Anpassbarkeit und die lokale Datenhaltung aus, die es besonders für Betriebe in der DACH-Region attraktiv macht. Diese Vorteile sind besonders für Unternehmen relevant, die Wert auf maßgeschneiderte Lösungen und erhöhte Datensicherheit legen.
Caterzen hingegen ist auf Betriebe mit eigener Lieferlogistik spezialisiert. GPS-nutzbare Funktionen und Zustellnachweise machen es für Unternehmen mit starkem Fokus auf Lieferungen besonders nützlich.
Beste Wahl
- Univents: Für Betriebe mit regelmäßigem Anfragevolumen, die große Datenmengen automatisch bewältigen möchten.
- Bp Event: Für Unternehmen in der DACH-Region mit speziellen Anforderungen an Datenschutz und individuelle Anpassungsfähigkeit.
- Caterzen: Für Unternehmen mit eigenen Lieferflotten, die Zustellprozesse lückenlos digitalisieren möchten.
- Caterease: Für mittelgroße Unternehmen mit mobilem Einsatz und vielfältigen Veranstaltungsanforderungen.
Unsere Wahl
Univents überzeugt als Lösung mit einem hochgradig durchdachten System, das die verschiedenen Bereiche der Catering- und Eventplanung vollständig integriert und automatisiert. Betriebe, die ihre administrativen Prozesse vereinfachen sowie reibungslose Workflows erzielen wollen, profitieren enorm von diesem Ansatz. Gleichzeitig sollten Betriebe, die keinen hohen Automatisierungsgrad benötigen oder sich auf spezifische Anwendungen wie Lieferlogistik konzentrieren, alternative Anbieter in Betracht ziehen.
Die folgende Tabelle hilft dabei, die passende Software für die Verwaltung von Catering- und Veranstaltungsabläufen auszuwählen.
| Produkt | Kernfunktion | Besondere Merkmale | Preis | Einschränkung |
|---|---|---|---|---|
| Univents | Anfrageverwaltung, AI-Assistent | Gesamter Workflow integriert von Anfrage bis Rechnung | €99/Monat (Starter) bis €879/Monat (Scale) | Abhängigkeit von stabiler Internetverbindung |
| Bp Event | Angebotserstellung, Modul-ERP und CRM | Integration branchenspezifischer Module | Preis nicht veröffentlicht | Steile Lernkurve und Implementierungsaufwand |
| Caterease | Veranstaltungsplanung, Kundenverwaltung | Horizon Hub für Echtzeitdaten | $149/Monat bei jährl. Abrechnung | Teuer bei Zusatzmodulen und eingeschränkte Berichtsanpassungen |
| Caterzen | Kundenverwaltung, Onlinebestellungen, Lieferrouting | Echtzeit GPS-Verfolgung für Lieferungen | Preis nicht veröffentlicht | Benutzeroberfläche komplex, Training erforderlich |
Klare Abläufe statt Zettelwirtschaft – warum Univents besser als CaterSmart passt
Viele Catering- und Eventteams kennen das Problem: Viele unterschiedliche Tools und Tabellen verwirren, verzögern Angebote und erhöhen Fehlerquellen. Univents vereint alle Abläufe von der Anfrage bis zur Rechnung in einem einzigen System. Der eingebaute AI-Assistent erstellt Angebotsentwürfe per Spracheingabe, Produktionslisten und Personalplanung lassen sich automatisieren. So sinkt der Aufwand pro Auftrag und Fehler reduzieren sich.
Wenn Du als Eventmanager oder Caterer auf der Suche nach einer Lösung bist, die Deine Prozesse vereinfacht, findest Du mit Univents auf https://manage.univents.app eine Plattform, die speziell für die Bedürfnisse von Veranstaltungsprofis entwickelt wurde. Starte jetzt einen 7‑tägigen Test ohne Kreditkarte und erlebe, wie bequem die durchgängige Abwicklung von der Kundennachfrage bis zur finalen Rechnung sein kann.
FAQ
Welche Vorteile bietet Univents im Vergleich zu CaterSmart?
Univents bietet eine durchgehende Abdeckung des Workflows von Anfrage bis Rechnung. Diese Funktion ermöglicht die Erstellung automatisierter Produktionslisten und liefert einen Echtzeit-Eventstatus. Nutzer von Univents profitieren von einer höheren Effizienz in der Veranstaltungsorganisation.
Was unterscheidet Bp Event von Univents?
Bp Event bietet eine modulare Lösung, die ERP und CRM kombiniert, und fokussiert sich auf die lokale Datenhaltung in DACH. Im Gegensatz dazu ist Univents darauf ausgelegt, Catering- und Eventmanagement in einem System zu integrieren, was für viele Unternehmen oft praktischer ist. Daher ist Univents eine gute Wahl für Teams, die eine umfassende digitale Lösung suchen.
Welche besonderen Funktionen hat der AI-Assistent von Univents?
Der AI-Assistent von Univents erstellt Eventangebote und -entwürfe per Spracheingabe oder Chat. Dies ermöglicht eine schnelle und effiziente Erstellung von Angeboten, was die Zeit bis zum ersten Angebot deutlich verkürzt. Dieser Dienst erleichtert den Nutzer:innen den Erstellungsprozess und führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit.
Für wen ist Univents am besten geeignet?
Univents ist ideal für Caterer, Eventlocations und Agenturen, die ihre Abläufe digitalisieren möchten. Die Lösung ist optimal für Teams, die Küche, Produktion und Personal zentral steuern wollen, wodurch der Verwaltungsaufwand sinkt. Diese Nutzung ermöglicht Transport von Informationen in Echtzeit und verbessert die Kundenkommunikation.
Wie hoch sind die Kosten für Univents?
Die Preisstruktur von Univents beginnt bei 99 € pro Monat für das Starter-Paket und steigt mit den angebotenen Funktionalitäten. Diese transparente Preisgestaltung gibt Unternehmen die Möglichkeit, eine passende Lösung für ihr Budget zu wählen, während sie gleichzeitig alle erforderlichen Funktionen erhalten.