Personal anlegen & konfigurieren

Im Bereich Personal verwaltest du dein gesamtes Team: vom ersten Anlegen bis hin zu Vertragsdaten, Skills und der Archivierung. Alle Funktionen erreichst du über Personal in der linken Navigation.

Mitarbeiter anlegen

1. Öffne in der Navigation den Bereich Personal.
2. Wechsle zum Tab Mitarbeiter.
3. Klicke oben rechts auf Mitarbeiter (Plus-Symbol).
4. Das Formular öffnet sich. Pflichtfelder sind Vorname und Nachname — alle anderen Felder sind optional.
5. Fülle die gewünschten Felder aus (Details zu den Feldern siehe unten).
6. Klicke auf Mitarbeiter anlegen.

Nach dem Anlegen erscheint die Person als Karte in der Mitarbeiterliste und erhält eine eigene Detailseite.

Felder im Anlegen-Formular

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:

Person

• Vorname / Nachname (Pflichtfelder)
• E-Mail — für Kommunikation und zukünftige App-Zugänge
• Telefon — Festnetz oder Mobilnummer

Rolle & Vertrag

• Rolle — wähle zwischen Manager (Leitungsrolle, Zugriff auf Verwaltungsfunktionen) und Helfer (Aushilfskraft, eingeschränkte Sicht)
• Position — Freitext, z. B. „Servicekraft Tagschicht"
• h / Woche — vertraglich vereinbarte Wochenstunden; Grundlage für den Zeitsaldo
• Urlaubstage — Jahresanspruch; steuert die Urlaubsübersicht in der Detailansicht
• Lohn-Produkt — verknüpfe ein Produkt aus dem Lohnkatalog, um Zuschläge (Feiertag, Nacht, Wochenende) automatisch zu berechnen

Skills

• Trage Skills als Tags ein (Eingabe bestätigen mit Enter oder Komma). Beispiele: Service, Barkeeping, Aufbau. Skills sind suchbar und helfen bei der Schichtplanung.

Vorlagen nutzen

Vorlagen beschleunigen das Onboarding, wenn du viele Mitarbeitende mit gleichen Vertragskonditionen anlegst.

1. Klicke im Tab Mitarbeiter auf Vorlagen (oben rechts).
2. Der Vorlagen-Dialog öffnet sich. Klicke auf Neue Vorlage und trage Name, Rolle, Stunden, Urlaubstage und Skills ein.
3. Klicke auf Vorlage anlegen, um die Vorlage zu speichern.
4. Beim nächsten Anlegen eines Mitarbeiters wähle oben im Formular unter Vorlage anwenden deine Vorlage aus. Das Formular befüllt sich automatisch. Bereits ausgefüllte Felder werden nicht überschrieben.

Vorlagen sind reine Onboarding-Hilfen und haben keinen Einfluss auf bereits angelegte Mitarbeitende.

Profildaten nachträglich bearbeiten

1. Öffne im Tab Mitarbeiter die gewünschte Person (Klick auf die Karte).
2. Du gelangst auf die Detailseite. Klicke oben rechts auf Bearbeiten.
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich. Zusätzlich zu den Anlagefeldern stehen hier auch Mobil und die vollständige Adresse (mit Autocomplete) bereit.
4. Speichere mit Änderungen speichern.

Die Detailseite zeigt außerdem einen KPI-Streifen mit Vertragsstunden, Stundenlohn, freiem Urlaub und erfassten Stunden sowie die Tabs Übersicht, Schichten, Zeiterfassung, Urlaub und Dokumente. Steuerliche Daten (Sozialversicherungsnummer, Lohnsteuer-Nummer) und der Notfall-Kontakt sind im Tab Übersicht unter dem Abschnitt Steuer & Notfall einsehbar.

Mitarbeiter archivieren

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, archiviere sie — alle historischen Daten (Schichten, Zeiterfassung, Urlaub) bleiben dabei erhalten.

1. Öffne die Detailseite der Person und klicke auf Bearbeiten.
2. Klicke unten links auf Archivieren.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Archivierte Mitarbeitende erscheinen nicht mehr in der aktiven Liste und werden in der Schichtplanung nicht mehr angeboten.

Häufige Fragen

Kann ich die Rolle (Manager / Helfer) nachträglich ändern? Ja. Öffne die Person über Bearbeiten und ändere das Feld Rolle. Die Änderung wirkt sich sofort auf Berechtigungen und die Schichtplanung aus.

Was passiert, wenn ich kein Lohn-Produkt zuweise? Zeiterfassung und Schichtplanung funktionieren trotzdem. Zuschläge und der Lohnexport können in diesem Fall jedoch nicht automatisch berechnet werden.

Wie viele Skills kann eine Person haben? Bis zu 20 Skills pro Mitarbeitenden. Skills lassen sich jederzeit im Bearbeitungsformular entfernen oder ergänzen.

Wo finde ich System-Mitglieder (Nutzerkonten) statt Personal-Kontakte? Nutzerkonten mit Login-Zugang verwaltest du unter Einstellungen > Mitglieder. Personal in Univents sind Kontakte, die nicht zwingend einen Login besitzen.