Personal anlegen & konfigurieren

Im Bereich Personal verwaltest du dein gesamtes Team: vom ersten Anlegen bis hin zu Vertragsdaten, Skills und der Archivierung. Alle Funktionen erreichst du über Personal in der linken Navigation.

Mitarbeiter anlegen

1. Öffne in der Navigation den Bereich Personal.
2. Wechsle zum Tab Mitarbeiter.
3. Klicke oben rechts auf Mitarbeiter (Plus-Symbol).
4. Das Formular öffnet sich. Pflichtfelder sind Vorname und Nachname — alle anderen Felder sind optional.
5. Fülle die gewünschten Felder aus (Details zu den Feldern siehe unten).
6. Klicke auf Mitarbeiter anlegen.

Nach dem Anlegen erscheint die Person als Karte in der Mitarbeiterliste und erhält eine eigene Detailseite.

Felder im Anlegen-Formular

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:

Person

• Vorname / Nachname (Pflichtfelder)
• E-Mail — für Kommunikation und zukünftige App-Zugänge
• Telefon — Festnetz oder Mobilnummer

Rolle & Vertrag

• Art — wähle zwischen Manager (Leitungsrolle, Zugriff auf Verwaltungsfunktionen) und Helfer (Aushilfskraft, eingeschränkte Sicht)
• Position — Freitext, z. B. „Servicekraft Tagschicht"
• h / Woche — vertraglich vereinbarte Wochenstunden; Grundlage für den Zeitsaldo
• Urlaubstage — Jahresanspruch; steuert die Urlaubsübersicht in der Detailansicht
• Lohn-Produkt — verknüpfe ein Produkt aus dem Lohnkatalog, um Zuschläge (Feiertag, Nacht, Wochenende) automatisch zu berechnen

Skills

• Trage Skills als Tags ein (Eingabe bestätigen mit Enter oder Komma). Beispiele: Service, Barkeeping, Aufbau. Skills sind suchbar und helfen bei der Schichtplanung.

Lohn-Produkt anlegen

Die Auswahl im Feld Lohn-Produkt zeigt nur Produkte, die ausdrücklich als Lohn-Produkt markiert sind.

Direkt in der Personalakte: Öffne das Feld Lohn-Produkt und wähle Neues Lohn-Produkt anlegen — der Eintrag steht immer ganz oben; tippst du vorher einen Namen, ist er bereits vorbelegt. Der Dialog führt in zwei Schritten durch:

1. Stammdaten — Anzeigename (steht so auf Rechnung und Angebot; über DE/EN pflegst du die englische Fassung), interner Name, Beschreibung, Stundenlohn (Pflicht) und optional der Verkaufspreis, mit dem erfasste Zeiten dem Kunden berechnet werden.
2. Zuschläge & Konditionen — dieselben Preis-Konditionen wie beim Produkt: fester Euro-Betrag oder Prozent, freie Zeitfenster (auch über Mitternacht, z. B. 22–2 Uhr und 2–6 Uhr getrennt), Wochentage und Feiertage. Diese Regeln wirken auf den Lohn (Lohnexport und Personal-Bericht) — Kundenpreise bleiben davon unberührt.

Der Stundenlohn ist Pflicht: Er ist das, was das Lohn-Produkt ausmacht. Ohne ihn würde jede erfasste Arbeitszeit mit 0 € bewertet — in den Ist-Kosten der Veranstaltung wie im Lohnexport.

Nach dem Anlegen ist das Produkt sofort ausgewählt. Alternativ kannst du ein Lohn-Produkt weiterhin über Inventar > Produkt hinzufügen anlegen (Typ Service, Schalter Als Lohn-Produkt verwenden im Abschnitt Service-Details, Stundenlohn als Einkaufspreis).

Danach steht das Produkt in jeder Personalakte zur Auswahl. Mehrere Lohn-Produkte sind üblich — etwa eines je Tätigkeit mit eigenem Stundenlohn.

Vorlagen nutzen

Vorlagen beschleunigen das Onboarding, wenn du viele Mitarbeitende mit gleichen Vertragskonditionen anlegst.

1. Klicke im Tab Mitarbeiter auf Vorlagen (oben rechts).
2. Der Vorlagen-Dialog öffnet sich. Klicke auf Neue Vorlage und trage Name, Rolle, Stunden, Urlaubstage und Skills ein.
3. Klicke auf Vorlage anlegen, um die Vorlage zu speichern.
4. Beim nächsten Anlegen eines Mitarbeiters wähle oben im Formular unter Vorlage anwenden deine Vorlage aus. Das Formular befüllt sich automatisch. Bereits ausgefüllte Felder werden nicht überschrieben.

Vorlagen sind reine Onboarding-Hilfen und haben keinen Einfluss auf bereits angelegte Mitarbeitende.

Profildaten nachträglich bearbeiten

1. Öffne im Tab Mitarbeiter die gewünschte Person (Klick auf die Karte).
2. Du gelangst auf die Detailseite. Klicke oben rechts auf Bearbeiten.
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich. Zusätzlich zu den Anlagefeldern stehen hier auch Mobil, die vollständige Adresse (mit Autocomplete), der Abschnitt Personalakte und ein eigener Abschnitt Notfallkontakt bereit (Details zu beiden im nächsten Abschnitt).
4. Speichere mit Änderungen speichern.

Die Detailseite zeigt außerdem einen KPI-Streifen mit Vertragsstunden, Stundenlohn, freiem Urlaub und erfassten Stunden sowie die Tabs Übersicht, Schichten, Zeiterfassung, Urlaub und Dokumente. Im Tab Übersicht siehst du steuerliche Daten (Sozialversicherungsnummer, Lohnsteuer-Nummer) und den Notfallkontakt im Abschnitt Steuer & Notfall sowie darunter eine eigene Karte Personalakte mit den in der Bearbeiten-Ansicht gepflegten Zusatzfeldern.

Personalakte pflegen

Diese Felder stehen erst nach dem ersten Anlegen im Bearbeitungsformular zur Verfügung (Abschnitt Personalakte):

Direkt darunter, aber als eigener Abschnitt Notfallkontakt im Bearbeitungsformular, trägst du Name, Telefon und Beziehung der Kontaktperson für den Notfall ein.

Als weiteren eigenen Abschnitt Bankverbindung hinterlegst du die IBAN und optional den BIC der Person. Beide Felder sind optional; die IBAN wird beim Speichern automatisch in Großbuchstaben ohne Leerzeichen gebracht und leicht auf ihr Format geprüft. Die Bankverbindung wird wie die Lohndaten behandelt: Der Abschnitt und die beiden Werte in der Detailansicht (unter Steuer & Notfall) erscheinen nur, wenn du Löhne sehen darfst — je nach Lohn-Sichtbarkeit deines Workspace also für alle Mitglieder oder nur für Admins bzw. benannte Personal-Manager. Ohne dieses Recht kannst du die Bankverbindung auch nicht setzen. Änderungen daran werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Der Wert „Mutterschutz" im Feld Status ersetzt keinen anderen Zustand — er steht als einer von sechs möglichen Werten gleichberechtigt neben „Aktiv" und „Archiviert" und lässt sich in der Mitarbeiterliste über den Status-Filter finden.

Portal-Zugang einrichten

Ein Personal-Kontakt allein hat noch keinen Zugang zum Mitarbeiter-Portal. Je nachdem, welche Art von Zugang die Person braucht, gibt es drei unterschiedliche Wege:

Fest angestellte Person mit eigenem Login, landet automatisch im Portal

1. Öffne die Seite Leute & Zugänge. Sie steht in keinem Menü — du rufst sie über die Adresse auf: univents.app/home/<dein-workspace>/settings/members. Für <dein-workspace> setzt du den Teil ein, der auch sonst in der Adresszeile steht, während du in Univents arbeitest. Ein Lesezeichen darauf spart dir das Tippen beim nächsten Mal.
2. Klicke oben rechts auf Mitglieder einladen.
3. Trage die E-Mail-Adresse der Person ein und wähle als Rolle Personal (Hinweistext: „Nur Portal-Zugang. Zählt nicht als Admin-Platz.").
4. Nach Annahme der Einladung meldet sich die Person künftig ganz normal mit E-Mail-Adresse und 6-stelligem Code an und landet automatisch im Portal ihres Workspace — nie im Verwaltungsbereich.

Manager mit Zugriff auf den Verwaltungsbereich (nicht das Portal)

1. Öffne die Personalakte der Person und klicke oben rechts auf Als Manager einladen.
2. Trage die E-Mail für den Login ein und wähle eine Rolle, die bestimmt, auf welche Module der Manager Zugriff hat. Hat dein Workspace noch keine eigenen Rollen angelegt, lass die Voreinstellung Voller Zugriff (keine Rolle) stehen — die Einladung funktioniert in beiden Fällen.
3. Nach Annahme sieht diese Person den Verwaltungsbereich /home wie ein Admin — nicht das Mitarbeiter-Portal.

Aushilfe ohne eigenes Konto

1. Öffne die Personalakte der Person — Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
2. Klicke in der Karte Portal-Link auf Link anzeigen, um den Link direkt zu kopieren, oder auf Per E-Mail senden, damit Univents ihn automatisch verschickt.
3. Ein Klick auf den Link öffnet das Portal direkt — ohne Login, aber auch ohne Zugriff auf Lohn, Urlaub, Dateien und Nachrichten (siehe Mitarbeiter-Portal & Schichten).

Verwechsle „Als Manager einladen" nicht mit dem Portal-Zugang: Ein eingeladener Manager sieht den Verwaltungsbereich, keine Portal-Ansicht.

Dokumente hochladen

Im Tab Dokumente der Detailseite legst du Dateien wie Arbeitsvertrag oder Krankmeldung zur Person ab.

1. Klicke auf Dokument hochladen.
2. Wähle im Feld Dokumenttyp eine der vier Kategorien: Arbeitsvertrag, Krankmeldung, Zeugnis oder Sonstiges.
3. Wähle im Feld Dateien eine oder mehrere Dateien aus — jede Datei darf maximal 10 MB groß sein.
4. Klicke auf Hochladen.

Hochgeladene Dokumente lassen sich über Herunterladen wieder abrufen. Solange noch keine Dokumente hinterlegt sind, zeigt der Tab den Hinweis „Noch keine Dokumente hinterlegt.".

Mitarbeiter archivieren

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, archiviere sie — alle historischen Daten (Schichten, Zeiterfassung, Urlaub) bleiben dabei erhalten.

1. Öffne die Detailseite der Person und klicke auf Bearbeiten.
2. Scrolle im Bearbeiten-Dialog ganz nach unten. Archivieren steht unten links in der Knopfleiste, gegenüber von Abbrechen und Änderungen speichern.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage („Mitarbeiter archivieren?").

Archivierte Mitarbeitende erscheinen nicht mehr in der aktiven Liste und werden in der Schichtplanung nicht mehr angeboten.

Nicht zu verwechseln mit dem Feld Status in der Personalakte: Steht dort „Archiviert" oder „Ausgeschieden", ist das nur eine Information — die Person bleibt in der aktiven Liste. Aus der Liste nimmt sie ausschließlich der Knopf Archivieren.

Häufige Fragen

Kann ich die Art (Manager / Helfer) nachträglich ändern? Ja. Öffne die Person über Bearbeiten und ändere das Feld Art. Die Änderung wirkt sich sofort auf Berechtigungen und die Schichtplanung aus.

Was passiert, wenn ich kein Lohn-Produkt zuweise? Zeiterfassung und Schichtplanung funktionieren trotzdem. Zuschläge und der Lohnexport können in diesem Fall jedoch nicht automatisch berechnet werden.

Wie viele Skills kann eine Person haben? Bis zu 20 Skills pro Mitarbeitenden. Skills lassen sich jederzeit im Bearbeitungsformular entfernen oder ergänzen.

Wo finde ich System-Mitglieder (Nutzerkonten) statt Personal-Kontakte? Wer schon einen Login hat und welche Einladungen noch offen sind, siehst du unter Personal im Reiter Zugänge. Geändert wird das auf der Seite Leute & Zugänge — sie steht in keinem Menü und wird über die Adresse univents.app/home/<dein-workspace>/settings/members aufgerufen. Personal in Univents sind Kontakte, die nicht zwingend einen Login besitzen.

Ist die Art „Manager / Helfer" dasselbe wie die Rolle beim Portal-Zugang? Nein, das sind zwei unabhängige Felder. Art im Abschnitt Rolle & Vertrag (Manager/Helfer) ist reine Vertragsinformation ohne Auswirkung auf Logins. Ob und wie jemand sich überhaupt anmelden kann, entscheidet ausschließlich der Einladungsweg aus dem Abschnitt Portal-Zugang einrichten weiter oben.