Personal anlegen & konfigurieren

Im Bereich Personal verwaltest du dein gesamtes Team: vom ersten Anlegen bis hin zu Vertragsdaten, Skills und der Archivierung. Alle Funktionen erreichst du über Personal in der linken Navigation.

Im Video legst du ein Teammitglied an und pflegst die Personalakte — inklusive Startsaldo fürs Arbeitszeitkonto und Zugang zum Mitarbeiter-Portal.

Video abspielen4:01

Die einzelnen Schritte findest du unten auch zum Nachlesen.

Mitarbeiter anlegen

1. Öffne in der Navigation den Bereich Personal.
2. Wechsle zum Tab Mitarbeiter.
3. Klicke oben rechts auf Mitarbeiter (Plus-Symbol).
4. Das Formular öffnet sich. Pflichtfelder sind Vorname und Nachname — alle anderen Felder sind optional.
5. Fülle die gewünschten Felder aus (Details zu den Feldern siehe unten).
6. Klicke auf Mitarbeiter anlegen.

Nach dem Anlegen erscheint die Person als Karte in der Mitarbeiterliste und erhält eine eigene Detailseite.

Felder im Anlegen-Formular

Das Formular ist in Abschnitte gegliedert:

Person

• Vorname / Nachname (Pflichtfelder)
• E-Mail — für Kommunikation und für jeden Zugang außer „Kein Zugang"
• Telefon — Festnetz oder Mobilnummer

Zugang

• Eine eigene Sektion direkt unter der Person, mit drei Stufen: Kein Zugang, Crew und Admin. Details im Abschnitt „Zugang festlegen" weiter unten.

Rolle & Vertrag

• Position — Freitext, z. B. „Servicekraft Tagschicht"
• h / Woche — vertraglich vereinbarte Wochenstunden; Grundlage für den Zeitsaldo
• Urlaubstage — Jahresanspruch; steuert die Urlaubsübersicht in der Detailansicht
• Lohn-Produkt — verknüpfe ein Produkt aus dem Lohnkatalog, um Zuschläge (Feiertag, Nacht, Wochenende) automatisch zu berechnen

Skills

• Trage Skills als Tags ein (Eingabe bestätigen mit Enter oder Komma). Beispiele: Service, Barkeeping, Aufbau. Skills sind suchbar und helfen bei der Schichtplanung.

Zugang festlegen

Im Abschnitt Zugang entscheidest du beim Anlegen, ob und wie sich die Person anmelden kann. Das ist dieselbe Entscheidung, die du später jederzeit über Zugang ändern korrigieren kannst — es gibt sie nur an dieser einen Stelle.

Vorgewählt ist Kein Zugang. Für Crew und Admin braucht die Person eine E-Mail-Adresse — fehlt sie, sind beide Optionen gesperrt, mit dem Hinweis „Für Portal- oder Admin-Zugang braucht die Person eine E-Mail-Adresse."

Wählst du Admin, erscheinen darunter zwei Zeilen: der Select Berechtigungen (Voreinstellung Voller Zugriff (keine Einschränkung)) und die Zeile Admin-Plätze mit dem aktuellen Stand — entweder 2 von 3 belegt, im Plan enthalten oder 3 von 3 belegt, nächster Platz kostet 79 € pro Monat. Der Preis steht also vor dem Klick, und beim Speichern bestätigst du ihn noch einmal ausdrücklich. Brichst du dort ab, ist die Person angelegt, aber mit Kein Zugang und ohne Einladung. Im Testzeitraum steht in der Zeile stattdessen Im Testzeitraum kostenlos. Beim Aktivieren siehst du, was deine Admins kosten. — dann gibt es keine Preisabfrage.

Crew kostet nichts und ist unbegrenzt. Jede Person, die Schichten arbeitet, kann einen eigenen Portal-Login bekommen, ohne dass sich an deiner Rechnung etwas ändert.

Über der Stufen-Auswahl steht für eine Übergangszeit die Zeile „Früher: Manager, Helfer, Aushilfe" — dieselben drei Stufen hießen bis zu diesem Update anders. Admin hieß Manager, Crew hieß Helfer bzw. Aushilfe.

Lohn-Produkt anlegen

Die Auswahl im Feld Lohn-Produkt zeigt nur Produkte, die ausdrücklich als Lohn-Produkt markiert sind.

Direkt in der Personalakte: Öffne das Feld Lohn-Produkt und wähle Neues Lohn-Produkt anlegen — der Eintrag steht immer ganz oben; tippst du vorher einen Namen, ist er bereits vorbelegt. Der Dialog führt in zwei Schritten durch:

1. Stammdaten — Anzeigename (steht so auf Rechnung und Angebot; über DE/EN pflegst du die englische Fassung), interner Name, Beschreibung, Stundenlohn (Pflicht) und optional der Verkaufspreis, mit dem erfasste Zeiten dem Kunden berechnet werden.
2. Zuschläge & Konditionen — dieselben Preis-Konditionen wie beim Produkt: fester Euro-Betrag oder Prozent, freie Zeitfenster (auch über Mitternacht, z. B. 22–2 Uhr und 2–6 Uhr getrennt), Wochentage und Feiertage. Diese Regeln wirken auf den Lohn (Lohnexport und Personal-Bericht) — Kundenpreise bleiben davon unberührt.

Der Stundenlohn ist Pflicht: Er ist das, was das Lohn-Produkt ausmacht. Ohne ihn würde jede erfasste Arbeitszeit mit 0 € bewertet — in den Ist-Kosten der Veranstaltung wie im Lohnexport.

Nach dem Anlegen ist das Produkt sofort ausgewählt. Alternativ kannst du ein Lohn-Produkt weiterhin über Inventar > Produkt hinzufügen anlegen (Typ Service, Schalter Als Lohn-Produkt verwenden im Abschnitt Service-Details, Stundenlohn als Einkaufspreis).

Danach steht das Produkt in jeder Personalakte zur Auswahl. Mehrere Lohn-Produkte sind üblich — etwa eines je Tätigkeit mit eigenem Stundenlohn.

Vorlagen nutzen

Vorlagen beschleunigen das Onboarding, wenn du viele Mitarbeitende mit gleichen Vertragskonditionen anlegst.

1. Klicke im Tab Mitarbeiter auf Vorlagen (oben rechts).
2. Der Vorlagen-Dialog öffnet sich. Klicke auf Neue Vorlage und trage Name, Position, Stunden, Urlaubstage und Skills ein.
3. Klicke auf Vorlage anlegen, um die Vorlage zu speichern.
4. Beim nächsten Anlegen eines Mitarbeiters wähle oben im Formular unter Vorlage anwenden deine Vorlage aus. Das Formular befüllt sich automatisch. Bereits ausgefüllte Felder werden nicht überschrieben.

Vorlagen setzen keinen Zugang. Eine Vorlage füllt Vertragsdaten und Skills — das Feld Zugang bleibt immer auf deiner Auswahl stehen, und eine Vorlage verschickt nie eine Einladung. Vorlagen sind reine Onboarding-Hilfen und haben keinen Einfluss auf bereits angelegte Mitarbeitende.

Profildaten nachträglich bearbeiten

1. Öffne im Tab Mitarbeiter die gewünschte Person (Klick auf die Karte).
2. Du gelangst auf die Detailseite. Klicke oben rechts auf Bearbeiten.
3. Das Bearbeitungsformular öffnet sich. Zusätzlich zu den Anlagefeldern stehen hier auch Mobil, die vollständige Adresse (mit Autocomplete), der Abschnitt Personalakte und ein eigener Abschnitt Notfallkontakt bereit (Details zu beiden im nächsten Abschnitt).
4. Speichere mit Änderungen speichern.

Die Detailseite zeigt außerdem einen KPI-Streifen mit Vertragsstunden, Stundenlohn, freiem Urlaub und erfassten Stunden sowie die Tabs Übersicht, Schichten, Zeiterfassung, Urlaub und Dokumente. Im Tab Übersicht siehst du steuerliche Daten (Sozialversicherungsnummer, Lohnsteuer-Nummer) und den Notfallkontakt im Abschnitt Steuer & Notfall sowie darunter eine eigene Karte Personalakte mit den in der Bearbeiten-Ansicht gepflegten Zusatzfeldern.

Personalakte pflegen

Diese Felder stehen erst nach dem ersten Anlegen im Bearbeitungsformular zur Verfügung (Abschnitt Personalakte):

Die Anstellungsart beschreibt das Arbeitsverhältnis und hat mit dem Zugang nichts zu tun: Eine Aushilfe im Sinne des Vertrags kann Crew sein, Admin sein oder gar keinen Zugang haben.

Feiertage nach Region brauchst du, wenn jemand in einem anderen Bundesland oder Land arbeitet als dein Betrieb: Wähle Wie Workspace (die Vorgabe), ein ganzes Land oder eine einzelne Region. Die Wahl bestimmt, welche gesetzlichen Feiertage für diese Person zählen — in den Soll-Stunden des Zeitsaldos, bei den Feiertagszuschlägen, im Lohnexport und im Personal-Bericht. Ohne eigene Angabe gilt für die Feiertagszuschläge die Feiertags-Region des Lohn-Produkts (falls dort eine eingestellt ist), sonst die Region aus Einstellungen → Feiertage. Eine eigene Feiertags-Region bekommt nur, wer sie wirklich braucht; in der Detailansicht der Person erscheint die Zeile deshalb nur, wenn dort etwas anderes als der Workspace steht.

Direkt darunter, aber als eigener Abschnitt Notfallkontakt im Bearbeitungsformular, trägst du Name, Telefon und Beziehung der Kontaktperson für den Notfall ein.

Als weiteren eigenen Abschnitt Bankverbindung hinterlegst du die IBAN und optional den BIC der Person. Beide Felder sind optional; die IBAN wird beim Speichern automatisch in Großbuchstaben ohne Leerzeichen gebracht und leicht auf ihr Format geprüft. Die Bankverbindung wird wie die Lohndaten behandelt: Der Abschnitt und die beiden Werte in der Detailansicht (unter Steuer & Notfall) erscheinen nur, wenn du Löhne sehen darfst — je nach Lohn-Sichtbarkeit deines Workspace also für alle mit Personal-Zugriff, nur für Admins oder nur für den Inhaber und die Personen mit Lohn-Einsicht. Ohne dieses Recht kannst du die Bankverbindung auch nicht setzen. Änderungen daran werden im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Der Wert „Mutterschutz" im Feld Status ersetzt keinen anderen Zustand — er steht als einer von sechs möglichen Werten gleichberechtigt neben „Aktiv" und „Archiviert" und lässt sich in der Mitarbeiterliste über den Status-Filter finden.

Zugang zum Mitarbeiter-Portal einrichten

Es gibt zwei Wege ins Mitarbeiter-Portal, und sie unterscheiden sich darin, ob die Person ein eigenes Konto hat.

Crew: eigener Login

1. Beim Anlegen im Abschnitt Zugang die Stufe Crew wählen — oder später in der Personalakte über Zugang ändern.
2. Univents verschickt eine Einladung. Die Person richtet ihren Login ein und meldet sich künftig mit E-Mail-Adresse und 6-stelligem Code an.
3. Sie landet automatisch im Portal ihres Workspace, nie im Verwaltungsbereich, und sieht dort Schichten, Zeiten, Lohn, Urlaub, Dateien und Nachrichten.

Mehrere Personen auf einmal lädst du über Personal › Zugänge mit dem Knopf Ins Portal einladen ein — bis zu 50 je Durchgang.

Portal-Link ohne Anmeldung

1. Öffne die Personalakte der Person — Voraussetzung ist eine hinterlegte E-Mail-Adresse.
2. Klicke in der Karte Portal-Link auf Portal-Link (ohne Anmeldung) kopieren, oder auf Portal-Link senden (ohne Anmeldung), damit Univents ihn verschickt.
3. Ein Klick auf den Link öffnet das Portal direkt — ohne Konto, aber auch ohne Zugriff auf Lohn, Urlaub, Dateien und Nachrichten (siehe Mitarbeiter-Portal & Schichten).

Der Portal-Link ist der schnelle Weg für kurzfristige Einsätze; Crew ist der richtige Weg für alle, die regelmäßig arbeiten und ihren Lohn selbst nachsehen sollen. Beides kostet nichts.

Admin ist kein Portal-Zugang: Ein Admin sieht den Verwaltungsbereich /home, nicht die Portal-Ansicht.

Zugang: Inhaber, Admin & Crew

Welchen Zugang eine Person hat, entscheidet allein ihr Zugang zum Workspace. Deshalb steht er genau an einer Stelle — und ist in Kontakten und in Vorlagen nur noch zum Nachlesen da.

Dasselbe Kennzeichen steht in der Mitarbeiterliste, in der Personalakte und im Reiter Zugänge — drei Ansichten, eine Aussage. Filtern kannst du die Mitarbeiterliste danach über Alle Zugänge mit den Werten Admin, Crew und Kein Zugang.

Zugang ändern: Öffne die Personalakte. Im Abschnitt Zugang steht das Kennzeichen und daneben der Knopf Zugang ändern. Er öffnet einen Dialog mit den drei Stufen und genau einem Bestätigungs-Knopf: Zum Admin machen, Zu Crew machen, Zugang entfernen oder Ins Portal einladen. Vor dem Bestätigen passiert nichts; kostet der Schritt einen zusätzlichen Admin-Platz, nennt der Dialog den Monatsbetrag. Dieselben Schritte gibt es als Drei-Punkte-Menü unter Personal › Zugänge.

Admin-Zugang vergibt ausschließlich der Inhaber des Workspace, ebenso das Entziehen, das Entfernen und Zugang reparieren. Ein Admin sieht diese Menüpunkte nicht; führt er die Aktion auf anderem Weg aus, antwortet Univents mit „Keine Berechtigung". Der Grund: Wer Admin-Zugang vergeben darf, verschafft sich über eine zweite Person alle Rechte, die seine eigene Rolle ihm verwehrt. Ins Portal einladen ist davon ausgenommen — das darf jeder Admin, der Einladungen verschicken und in Personal anlegen darf, denn ein Portal-Login gibt keine Rechte in der Verwaltung und kostet nichts.

Mehr dazu in Zugänge, Rollen & Berechtigungen.

Dokumente hochladen

Im Tab Dokumente der Detailseite legst du Dateien wie Arbeitsvertrag oder Krankmeldung zur Person ab.

1. Klicke auf Dokument hochladen.
2. Wähle im Feld Dokumenttyp eine der vier Kategorien: Arbeitsvertrag, Krankmeldung, Zeugnis oder Sonstiges.
3. Wähle im Feld Dateien eine oder mehrere Dateien aus — jede Datei darf maximal 10 MB groß sein.
4. Klicke auf Hochladen.

Hochgeladene Dokumente lassen sich über Herunterladen wieder abrufen. Solange noch keine Dokumente hinterlegt sind, zeigt der Tab den Hinweis „Noch keine Dokumente hinterlegt.".

Mitarbeiter archivieren

Wenn eine Person das Unternehmen verlässt, archiviere sie — alle historischen Daten (Schichten, Zeiterfassung, Urlaub) bleiben dabei erhalten.

1. Öffne die Detailseite der Person und klicke auf Bearbeiten.
2. Scrolle im Bearbeiten-Dialog ganz nach unten. Archivieren steht unten links in der Knopfleiste, gegenüber von Abbrechen und Änderungen speichern.
3. Bestätige die Sicherheitsabfrage („Mitarbeiter archivieren?").

Archivierte Mitarbeitende erscheinen nicht mehr in der aktiven Liste und werden in der Schichtplanung nicht mehr angeboten.

Personen mit Login lassen sich nicht direkt archivieren. Solange ein Login mit dem Personal-Eintrag verknüpft ist, lehnt Univents das Archivieren ab — sonst wäre die Person aus der Liste verschwunden und könnte sich trotzdem weiter anmelden.

Der Weg führt über Zugang ändern und die Stufe Kein Zugang (Knopf Zugang entfernen), in der Personalakte oder im Drei-Punkte-Menü unter Personal › Zugänge. Erst das löst die Verknüpfung; danach lässt sich der Eintrag wie gewohnt archivieren. Zu Crew machen reicht dafür nicht: Die Person behält ihren Login und bleibt als Crew mit Portal-Zugang verknüpft — sie verliert nur den Verwaltungsbereich. Das Archivieren bleibt dann weiterhin gesperrt.

Zugang entfernen wirkt auf alle Einträge dieser Person, auch auf bereits archivierte Doppel-Einträge: Danach hängt keiner von ihnen mehr am Login.

Dieselbe Sperre gilt beim Löschen eines Kontakts unter Kontakte: Gehört der Kontakt zu einem Login, lässt er sich erst löschen, nachdem der Zugang entfernt wurde.

Nicht zu verwechseln mit dem Feld Status in der Personalakte: Steht dort „Archiviert" oder „Ausgeschieden", ist das nur eine Information — die Person bleibt in der aktiven Liste. Aus der Liste nimmt sie ausschließlich der Knopf Archivieren.

Häufige Fragen

Wo stelle ich ein, ob jemand Admin oder Crew ist? Beim Anlegen im Abschnitt Zugang, danach in der Personalakte über Zugang ändern oder im Drei-Punkte-Menü unter Personal › Zugänge. Ein Auswahlfeld im Kontakt oder in einer Vorlage gibt es dafür bewusst nicht mehr — sonst stünde derselbe Zugang an mehreren Stellen und liefe auseinander.

Was ist aus Manager und Helfer geworden? Aus Manager wurde Admin, aus Helfer und Aushilfe wurde Crew. An den Rechten ändert sich nichts, nur an den Wörtern — und Crew hat jetzt zusätzlich einen eigenen, kostenlosen Login fürs Mitarbeiter-Portal, den du direkt aus Personal vergeben kannst.

Kostet es etwas, jemanden auf Crew zu setzen? Nein. Crew ist unbegrenzt und im Tarif enthalten. Nur Inhaber, Admins und offene Admin-Einladungen zählen auf die Admin-Plätze; die Zahl steht als KPI-Kachel Admin-Plätze über der Mitarbeiterliste.

Was passiert, wenn ich kein Lohn-Produkt zuweise? Zeiterfassung und Schichtplanung funktionieren trotzdem. Zuschläge und der Lohnexport können in diesem Fall jedoch nicht automatisch berechnet werden.

Wie viele Skills kann eine Person haben? Bis zu 20 Skills pro Mitarbeitenden. Skills lassen sich jederzeit im Bearbeitungsformular entfernen oder ergänzen.

Wo sehe ich, wer einen Login hat? Unter Personal im Reiter Zugänge: Dort stehen alle Personen mit Login, alle offenen und alle abgelaufenen Einladungen — und dort änderst du den Zugang über das Drei-Punkte-Menü. Dieselben Aktionen gibt es weiterhin auf der Seite Leute & Zugänge (univents.app/home/<dein-workspace>/settings/members), die in keinem Menü steht. Personal in Univents sind Kontakte, die nicht zwingend einen Login besitzen.

Ist die Anstellungsart „Aushilfe" dasselbe wie Crew? Nein. Anstellungsart beschreibt den Vertrag (Vollzeit, Minijob, Aushilfe, Saisonkraft …), Zugang beschreibt, womit sich die Person anmeldet. Eine Aushilfe kann Crew sein, sie kann einen Portal-Link ohne Anmeldung bekommen, und in seltenen Fällen kann sie auch Admin sein.

In der Liste steht „Zugang unvollständig" — was ist zu tun? Das heißt: Der Zugang der Person und ihr Personal-Eintrag passen nicht zusammen. Der Inhaber des Workspace findet im Drei-Punkte-Menü unter Personal › Zugänge den Eintrag Zugang reparieren, der das in einem Schritt in Ordnung bringt. An den Rechten der Person ändert sich dabei nichts, was nicht ohnehin gilt.