Mitglieder, Rollen & Berechtigungen

In Univents steuerst du über Rollen, wer auf welche Module zugreifen darf. Du kannst beliebig viele eigene Rollen anlegen und für jede Rolle pro Modul einzeln festlegen, ob sie ansehen, erstellen, bearbeiten oder löschen darf — von „kein Zugriff" bis „Vollzugriff".

Teammitglieder einladen

Nur Nutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Einladungen können neue Mitglieder einladen.

1. Öffne Einstellungen im linken Navigationsmenü.
2. Klicke im Abschnitt Team auf Mitglieder.
3. Oben rechts erscheint der Button Mitglieder einladen — klicke ihn.
4. Trage die E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ein und wähle eine Rolle aus der Dropdown-Liste.
5. Klicke Weitere hinzufügen, um mehrere Personen auf einmal einzuladen.
6. Klicke abschließend Einladungen senden.

Das eingeladene Mitglied erhält eine E-Mail und kann die Einladung über den enthaltenen Link annehmen. Solange die Einladung noch nicht angenommen wurde, erscheint sie unter Ausstehende Einladungen — dort kannst du sie über die Aktionen Einladung löschen und Einladung erneuern verwalten.

Rollen einer Person ändern oder entfernen

1. Navigiere zu Einstellungen > Mitglieder.
2. Suche die Person in der Tabelle. Über das Drei-Punkte-Menü in der Zeile stehen zwei Aktionen bereit: Rolle ändern und Aus Konto entfernen.
3. Wähle Rolle ändern, entscheide dich für eine andere Rolle und speichere mit Rolle speichern.
4. Wähle Aus Konto entfernen, um die Person aus deinem Team auszuschließen. Der Nutzer verliert sofort den Zugriff.

Den Hauptinhaber eines Accounts kann nur dieser selbst über Eigentümerschaft übertragen wechseln.

Eigene Rollen anlegen

Univents liefert systemseitige Standardrollen. Darüber hinaus kannst du eigene Rollen mit granularen Modulberechtigungen definieren.

1. Navigiere zu Einstellungen und rufe die Seite Rollen auf (URL: /settings/rollen).
2. Klicke Rolle anlegen.
3. Vergib einen Namen (z. B. „Service-Leitung") und optional eine kurze Beschreibung.
4. Klicke Anlegen — die Rolle erscheint sofort in der Rollenmatrix.

Rolle aus Vorlage anlegen

Statt bei null anzufangen, kannst du oben rechts neben Rolle anlegen auf den Button Vorlage klicken. Im Menü Vorgefertigte Rolle anlegen stehen fünf fertige Rollen-Vorlagen mit bereits ausgefüllter Berechtigungsmatrix zur Auswahl:

Ein Klick auf eine Vorlage legt sofort eine neue Rolle mit dieser Matrix an — du kannst sie anschließend wie jede andere Rolle in der Rollenmatrix feinjustieren oder unter Rolle bearbeiten umbenennen.

Berechtigungen in der Rollenmatrix vergeben

Klicke in der Rollenliste auf eine Rolle, um sie aufzuklappen. Du siehst dann eine Tabelle mit allen Modulen als Zeilen und vier Aktionen als Spalten: Ansehen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen. Klicke auf ein Häkchen-Feld, um die jeweilige Aktion für dieses Modul an- oder auszuschalten.

Aktivierst du Erstellen, Bearbeiten oder Löschen, schaltet Univents automatisch auch Ansehen mit ein — ohne Leserecht gibt es kein Schreibrecht. Sind bei einem Modul alle vier Häkchen aus, ist das Modul für Mitglieder mit dieser Rolle komplett unsichtbar und verschwindet aus deren linker Navigation.

Die Rollenmatrix deckt neun Module ab:

Wissensdatenbank, Buchungsseiten, Kontakte, Team-Aktivität und Roadmap haben aktuell kein eigenes Zugangslevel in der Rollenmatrix — sie sind für jedes Mitglied mit Kontozugriff sichtbar, unabhängig von der zugewiesenen Rolle.

Zusätzlich legst du pro Rolle fest, welche Veranstaltungen sie überhaupt sieht: Unter Event-Sichtbarkeit (Tags) im aufgeklappten Bereich wählst du einen oder mehrere Event-Tags aus. Ohne Auswahl sieht die Rolle alle Veranstaltungen. Jede Änderung wird sofort gespeichert.

Rollen bearbeiten oder löschen

• Bearbeiten: Klicke in der Rollenzeile auf den Button Rolle bearbeiten. Ein Dialog öffnet sich, in dem du Name und Beschreibung anpassen kannst. Klicke Speichern.
• Löschen: Klicke das Papierkorb-Symbol am Ende der Zeile. Eine Bestätigung wird eingeblendet — bestätige mit Löschen. Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn sie keinem Mitglied mehr zugewiesen ist.

Häufige Fragen

Kann ich eine Standardrolle anpassen? Nein. Die systemseitigen Standardrollen sind fest und können nicht bearbeitet werden. Lege eine eigene Rolle an, wenn du ein anderes Berechtigungsprofil benötigst.

Was passiert mit Mitgliedern, wenn ich eine Rolle ändere? Berechtigungsänderungen an einer Rolle gelten sofort für alle Mitglieder, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Wie viele Rollen kann ich anlegen? Es gibt kein festgelegtes Limit. Halte die Anzahl trotzdem überschaubar — zu viele ähnliche Rollen machen die Verwaltung unübersichtlich.

Ich sehe den Button „Mitglieder einladen" nicht. Du benötigst die Berechtigung zum Verwalten von Einladungen. Bitte den Inhaber des Accounts, dir diese Berechtigung zu geben oder dich direkt einzuladen.