Aufgaben erstellen & verwalten

Mit Aufgaben organisierst du alle To-dos rund um deine Events: von der frühen Planung über den Veranstaltungstag bis zur Nachbereitung. Aufgaben lassen sich einzelnen Personen zuweisen, mit Deadlines und Erinnerungen versehen und in einer workspace-weiten Übersicht auf einen Blick verfolgen.

Wo du Aufgaben findest

Es gibt zwei Einstiegspunkte:

• Event-Aufgaben: Öffne ein Event und wähle den Tab Aufgaben. Hier siehst du nur die Aufgaben dieses Events, aufgeteilt in die drei Phasen Vorbereitung, Während Event und Nachbereitung.
• Workspace-Übersicht: Im linken Menü unter Aufgaben siehst du alle Aufgaben deines Workspaces auf einen Blick – über alle Events hinweg. Die Seitenbeschreibung zeigt, wie viele Aufgaben offen, in Bearbeitung oder erledigt sind.

Eine neue Aufgabe erstellen

1. Klicke auf Aufgabe (im Event-Tab) oder Neue Aufgabe (in der Workspace-Übersicht).
2. Gib im Feld Titel ein, was zu tun ist.
3. Füge optional eine Beschreibung hinzu.
4. Wähle eine Priorität: Niedrig, Mittel oder Hoch.
5. Trage bei Bedarf ein Start-Datum und eine Deadline ein.
6. Wähle eine Phase (nur bei event-gebundenen Aufgaben): Vorbereitung, Während Event oder Nachbereitung. Die Phase setzt automatisch ein Fälligkeitsdatum, wenn keines eingetragen ist.
7. Klicke auf Anlegen, um die Aufgabe zu speichern.

In der Workspace-Übersicht kannst du die Aufgabe außerdem direkt einer Veranstaltung zuordnen oder sie ohne Eventzuordnung anlegen.

Personen zuweisen

Unter Zugewiesene Personen kannst du eine oder mehrere Personen aus deinen Kontakten auswählen:

1. Tippe im Suchfeld Person suchen ... einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
2. Setze einen Haken neben der gewünschten Person. Du kannst mehrere Personen gleichzeitig auswählen.
3. Wenn du mehrere Personen gewählt hast, erscheint die Option Eine Aufgabe pro Person erstellen. Aktiviere sie, um für jede Person eine separate Aufgabe anzulegen.
4. Wenn du dem Event Crew-Gruppen zugeordnet hast, kannst du unter Personen aus Listen zuweisen eine ganze Gruppe auf einmal übernehmen.
5. Gibt es den gesuchten Kontakt noch nicht, klicke auf Person erstellen, um direkt einen neuen Kontakt anzulegen.

Status, Phasen und Ansichten

Status per Checkbox ändern: Klicke auf das Kästchen links in einer Aufgabenzeile, um die Aufgabe als erledigt zu markieren (oder wieder zu öffnen). Der Status wechselt sofort.

Aufgaben im Event-Tab: Der Tab bietet drei Ansichten, zwischen denen du oben umschalten kannst:

• Phasen (Standardansicht): Aufgaben sind nach Vorbereitung, Während Event und Nachbereitung gruppiert. Oben rechts je Phase siehst du, wie viele Aufgaben bereits erledigt sind.
• Kanban: Drei Spalten – Offen, In Arbeit, Erledigt. Aufgaben lassen sich per Drag-and-drop zwischen den Spalten verschieben.
• Timeline: Horizontale Zeitachse mit allen Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum haben.

Workspace-Übersicht: Hier stehen die Ansichten Kanban und Timeline zur Verfügung. Zusätzlich kannst du nach Veranstaltung, Mitarbeiter, Fälligkeit und Priorität filtern oder die Suche nutzen, um schnell eine bestimmte Aufgabe zu finden.

Erinnerungen und Checklisten

Erinnerungen: Im Aufgabenformular kannst du unter Erinnerungen senden vordefinierte Zeitpunkte wählen – z.B. 15 Min vorher, 1 Std vorher, 1 Tag vorher, 3 Tage vorher oder 1 Woche vorher. Über + Eigene kannst du einen beliebigen Zeitraum in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen eintragen.

Checkliste: Unter Checkliste lassen sich einer Aufgabe mehrere Einzelschritte hinzufügen. Klicke auf Punkt hinzufügen und trage den Text ein. Jeden Punkt kannst du unabhängig abhaken oder wieder öffnen.

Vorlagen

Im Event-Tab kannst du häufig wiederkehrende Aufgabensets als Vorlage speichern und bei neuen Events wiederverwenden:

• Aus Vorlage: Bestehende Vorlage auswählen und Aufgaben mit einem Klick übernehmen. Datum und Zuweisung lassen sich vor dem Übernehmen anpassen.
• Vorlage erstellen: Wähle aus den bestehenden Event-Aufgaben aus, welche in der Vorlage gespeichert werden sollen, und vergib einen Namen.

Häufige Fragen

Kann ich eine Aufgabe ohne Eventbezug anlegen? Ja. In der Workspace-Übersicht unter Aufgaben kannst du beim Erstellen im Feld Veranstaltung die Option Keine Veranstaltung wählen. Die Aufgabe erscheint dann nur in der Gesamtübersicht, nicht in einem konkreten Event-Tab.

Warum sehe ich keine Phasen-Ansicht in der Workspace-Übersicht? Die Phasen-Ansicht setzt einen Eventbezug voraus, um Fälligkeiten relativ zum Veranstaltungsdatum zu berechnen. In der workspace-weiten Übersicht stehen daher nur Kanban und Timeline zur Verfügung.

Was bedeutet "Für Kunde sichtbar"? Ist diese Option aktiviert, erscheint die Aufgabe für den Kunden in seinem Event-Portal unter Aufgaben. Nicht aktivierte Aufgaben sind nur intern sichtbar.

Kann ich eine erledigte Aufgabe wieder öffnen? Ja. Klicke erneut auf die Checkbox in der Aufgabenzeile oder öffne die Aufgabe und ändere den Status manuell.