Aufgaben erstellen & verwalten

Mit Aufgaben organisierst du alle To-dos rund um deine Events: von der frühen Planung über den Veranstaltungstag bis zur Nachbereitung. Aufgaben lassen sich einzelnen Personen zuweisen, mit Deadlines und Erinnerungen versehen und in einer workspace-weiten Übersicht auf einen Blick verfolgen.

Tipp: Ist mit dem Event bereits ein Angebot verknüpft, kannst du dir eine erste Aufgabenliste auch per KI vorschlagen lassen, statt sie von Hand aufzubauen — über Aus Angebot durchplanen auf der Event-Detailseite. Das Ergebnis bleibt ein Entwurf, den du danach selbst prüfst. Mehr dazu im Artikel Event über den Wizard erstellen.

Wo du Aufgaben findest

Es gibt zwei Einstiegspunkte:

• Event-Aufgaben: Öffne ein Event und wähle den Tab Aufgaben. Hier siehst du nur die Aufgaben dieses Events, aufgeteilt in die drei Phasen Vorbereitung, Während Event und Nachbereitung.
• Workspace-Übersicht: Im linken Menü unter Aufgaben siehst du alle Aufgaben deines Workspaces auf einen Blick – über alle Events hinweg. Die Seitenbeschreibung zeigt, wie viele Aufgaben offen, in Bearbeitung oder erledigt sind.

Eine neue Aufgabe erstellen

1. Klicke auf Aufgabe (im Event-Tab) oder Neue Aufgabe (in der Workspace-Übersicht).
2. Gib im Feld Titel ein, was zu tun ist.
3. Füge optional eine Beschreibung hinzu.
4. Wähle eine Priorität: Niedrig, Mittel oder Hoch.
5. Trage bei Bedarf ein Start-Datum und eine Deadline ein.
6. Wähle eine Phase (nur bei event-gebundenen Aufgaben): Vorbereitung, Während Event oder Nachbereitung. Die Phase bestimmt, in welcher Gruppe die Aufgabe im Event-Tab steht. Ist keine Deadline eingetragen, setzt die Phase zusätzlich ein passendes Fälligkeitsdatum.
7. Klicke auf Anlegen, um die Aufgabe zu speichern.

In der Workspace-Übersicht kannst du die Aufgabe außerdem direkt einer Veranstaltung zuordnen oder sie ohne Eventzuordnung anlegen.

Personen zuweisen

Unter Zugewiesene Personen kannst du eine oder mehrere Personen aus deinen Kontakten auswählen:

1. Tippe im Suchfeld Person suchen ... einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein.
2. Setze einen Haken neben der gewünschten Person. Du kannst mehrere Personen gleichzeitig auswählen.
3. Wenn du mehrere Personen gewählt hast, erscheint die Option Eine Aufgabe pro Person erstellen. Aktiviere sie, um für jede Person eine separate Aufgabe anzulegen.
4. Wenn du dem Event Crew-Gruppen zugeordnet hast, kannst du unter Personen aus Listen zuweisen eine ganze Gruppe auf einmal übernehmen.
5. Gibt es den gesuchten Kontakt noch nicht, klicke auf Person erstellen, um direkt einen neuen Kontakt anzulegen.

Was du an einer Aufgabenzeile siehst

Jede Aufgabenzeile zeigt auf einen Blick, wer zuständig ist und wie dringend es wird:

• Zuständige als Bild: Statt nur des Namens steht das Profilbild der zuständigen Person vor der Zeile. Ist kein Bild hinterlegt, erscheinen die Initialen. Sind mehrere Personen zuständig, stehen ihre Bilder nebeneinander; ab der vierten fasst ein +N den Rest zusammen — fahre mit der Maus darüber, um die übrigen Namen zu sehen. Ist niemand zuständig, bleibt die Stelle leer.
• Fälligkeit in Farbe: Aufgaben, deren Deadline überschritten ist, tragen eine rote Markierung Überfällig samt Datum. Was heute oder morgen dran ist, ist mit Heute bzw. Morgen gekennzeichnet. Alles Weitere zeigt wie bisher nur das Datum, und erledigte Aufgaben tragen keine Markierung mehr.

Profilbilder pflegst du in der Personalakte des jeweiligen Kontakts — die Aufgaben übernehmen sie von dort.

Status, Phasen und Ansichten

Status per Checkbox ändern: Klicke auf das Kästchen links in einer Aufgabenzeile, um die Aufgabe als erledigt zu markieren (oder wieder zu öffnen). Der Status wechselt sofort.

Fortschritt des Events: Oben im Aufgaben-Tab einer Veranstaltung zeigt ein Balken, wie viel bereits erledigt ist — daneben steht erledigt/gesamt samt Prozentwert. Fahre mit der Maus über den Balken, um die Aufteilung in offen, in Arbeit und erledigt zu sehen.

Aufgaben im Event-Tab: Der Tab bietet drei Ansichten, zwischen denen du oben umschalten kannst:

• Phasen (Standardansicht): Aufgaben sind nach Vorbereitung, Während Event und Nachbereitung gruppiert. Oben rechts je Phase siehst du, wie viele Aufgaben bereits erledigt sind. Ohne eigene Zuordnung richtet sich die Gruppe nach der Deadline (vor dem Eventtag, am Eventtag, danach). Du kannst eine Aufgabe aber jederzeit fest in eine andere Gruppe legen — entweder per Drag-and-drop auf die gewünschte Phase oder über das Feld Phase im Aufgabenformular. Die Deadline bleibt dabei unverändert.
• Kanban: Drei Spalten – Offen, In Arbeit, Erledigt. Aufgaben lassen sich per Drag-and-drop zwischen den Spalten verschieben.
• Timeline: Horizontale Zeitachse mit allen Aufgaben, die ein Fälligkeitsdatum haben.

Workspace-Übersicht: Hier stehen die Ansichten Kanban und Timeline zur Verfügung. Über jeder Spalte steht die Gesamtzahl der Aufgaben in dieser Spalte; sind es mehr, als auf einmal geladen werden, zeigt der Kopf geladen/gesamt und du lädst mit weitere laden am Spaltenende nach. Zusätzlich kannst du nach Veranstaltung, Mitarbeiter, Fälligkeit und Priorität filtern oder die Suche nutzen, um schnell eine bestimmte Aufgabe zu finden.

Erinnerungen und Checklisten

Erinnerungen: Im Aufgabenformular kannst du unter Erinnerungen senden vordefinierte Zeitpunkte wählen – z.B. 15 Min vorher, 1 Std vorher, 1 Tag vorher, 3 Tage vorher oder 1 Woche vorher. Über + Eigene kannst du einen beliebigen Zeitraum in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen eintragen.

Die Erinnerung geht an die Person, der die Aufgabe zugewiesen ist – bei mehreren Zuständigen an alle. Ist niemand zugewiesen, bekommt der Workspace-Inhaber die Erinnerung, damit sie nicht verloren geht.

Checkliste: Unter Checkliste lassen sich einer Aufgabe mehrere Einzelschritte hinzufügen. Klicke auf Punkt hinzufügen und trage den Text ein. Jeden Punkt kannst du unabhängig abhaken oder wieder öffnen.

Zeit auf eine Aufgabe buchen

Du hast zwei Wege, deine Arbeitszeit einer Aufgabe zuzuordnen:

• Direkt an der Zeile: Klicke in der Aufgabenzeile auf das Start-Symbol. Die Stoppuhr läuft ab sofort auf genau diese Aufgabe. Bei erledigten Aufgaben ist der Knopf ausgeblendet.
• Über die Kopfleiste: Öffne oben die Stoppuhr. Bist du gerade in einer Veranstaltung, kannst du dort neben Veranstaltung und Schicht auch eine Aufgabe wählen, bevor du startest. Angeboten werden die offenen Aufgaben dieser Veranstaltung. Ohne Veranstaltungskontext erscheint die Auswahl nicht.

Wechselst du in der Stoppuhr die Veranstaltung, wird eine bereits gewählte Aufgabe zurückgesetzt — sie gehörte zur vorherigen Veranstaltung.

Vorlagen

Im Event-Tab kannst du häufig wiederkehrende Aufgabensets als Vorlage speichern und bei neuen Events wiederverwenden:

• Aus Vorlage: Bestehende Vorlage auswählen und Aufgaben mit einem Klick übernehmen. Datum und Zuweisung lassen sich vor dem Übernehmen anpassen.
• Vorlage erstellen: Wähle aus den bestehenden Event-Aufgaben aus, welche in der Vorlage gespeichert werden sollen, und vergib einen Namen.

Kommentare an einer Aufgabe

Öffnest du eine bestehende Aufgabe, findest du unten den Bereich Kommentare. Klapp ihn auf, um Rückfragen, Zwischenstände und Absprachen direkt an der Aufgabe festzuhalten — statt sie später in Mails oder Chats zu suchen.

• Nur intern. Kommentare sind ausschließlich für dein Team sichtbar. Kunden im Event-Portal und Partner im EventHub sehen sie nie — auch dann nicht, wenn die Aufgabe auf Für Kunde sichtbar steht.
• Wer darf kommentieren? Jede Person, die die Aufgabe sehen darf. Wer Aufgaben nur lesen kann, kann also trotzdem antworten.
• Bearbeiten und löschen nur selbst. Jeder Kommentar zeigt Verfasser und Zeitpunkt. Stift und Papierkorb erscheinen nur an deinen eigenen Kommentaren. Korrigierst du einen Kommentar nachträglich, steht danach „bearbeitet“ dahinter — der Verlauf bleibt damit nachvollziehbar.
• Die Zuständigen werden informiert. Schreibst du einen Kommentar an einer Aufgabe, bekommen alle Zuständigen dieser Aufgabe eine Benachrichtigung im Mitarbeiter-Portal — und eine Push-Mitteilung aufs Handy, falls sie das Portal als App installiert haben. Du selbst bekommst keine.
• Jemanden gezielt ansprechen. An jeder Kommentar-Stelle kannst du mit @ eine bestimmte Person erwähnen — nur sie bekommt dann eine Benachrichtigung. Das gilt auch dort, wo es keinen festen Empfängerkreis gibt (Veranstaltung, Beleg, Anfrage, Ablauf, Function-Sheet): ohne Erwähnung wird dort weiterhin niemand benachrichtigt. Mehr dazu in Kommentare & Erwähnungen.
• Deine Mitarbeitenden antworten aus dem Portal. Wem eine Aufgabe zugewiesen ist, sieht denselben Kommentar-Bereich im Mitarbeiter-Portal an seiner Aufgabenzeile und kann dort antworten — mit Login genauso wie über einen Portal-Link ohne Konto. Seine Antwort landet in diesem Verlauf. Mehr dazu in Mitarbeiter-Portal: Schichten, Zeiterfassung & mehr.

Denselben Bereich gibt es auch an der Veranstaltung selbst, am Ablauf, an Angeboten, Rechnungen und Lieferscheinen, an Anfragen und an Function-Sheets. Gesammelt findest du alle Kommentare einer Veranstaltung im Tab Kommunikation — dort steht über dem Chat ein direkt geöffnetes Kommentarfeld für die Veranstaltung und darunter eine chronologische Liste, die bei jedem Eintrag anzeigt, wo er entstanden ist, und mit einem Klick dorthin führt.

Häufige Fragen

Kann ich eine Aufgabe ohne Eventbezug anlegen? Ja. In der Workspace-Übersicht unter Aufgaben kannst du beim Erstellen im Feld Veranstaltung die Option Keine Veranstaltung wählen. Die Aufgabe erscheint dann nur in der Gesamtübersicht, nicht in einem konkreten Event-Tab.

Warum sehe ich keine Phasen-Ansicht in der Workspace-Übersicht? Die Phasen-Ansicht setzt einen Eventbezug voraus, um Fälligkeiten relativ zum Veranstaltungsdatum zu berechnen. In der workspace-weiten Übersicht stehen daher nur Kanban und Timeline zur Verfügung.

Was bedeutet "Für Kunde sichtbar"? Ist diese Option aktiviert, erscheint die Aufgabe für den Kunden in seinem Event-Portal unter Aufgaben. Nicht aktivierte Aufgaben sind nur intern sichtbar.

Kann ich eine erledigte Aufgabe wieder öffnen? Ja. Klicke erneut auf die Checkbox in der Aufgabenzeile oder öffne die Aufgabe und ändere den Status manuell.